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Sandrina Catta - Responsable de la communication du club d’entreprises de Mérignac

« Pour créer un événement entre réseau, il faut être professionnel dès le départ. »

Club d’Entreprises de Mérignac

Activité : club d’entreprise
Implantation : Mérignac
Date de création : 1996
Nombre de membres : 150
Statut juridique : association 1901
Site web : : www.club-entreprises-merignac.com

Responsable de la communication du club d’entreprises de Mérignac, Sandrina Catta a pris en main toute la médiatisation du premier Forum Inter Club Entreprise. Membre actif du comité de pilotage de l’événement, elle nous confie ses ficelles d’organisatrice pour gérer une manifestation entre réseaux.


Pourquoi avoir créé le Forum inter-club ?

Nous voulions fêter les 10 ans du club, nous cherchions un événement pour mettre en valeur le club mais aussi pour prolonger notre réflexion sur le développement des entreprises : comment échanger les expériences, les idées à une plus grande échelle. Une rencontre avec les autres clubs de la région est rapidement devenue évidente. Nous avions déjà des réunions régulières avec les autres clubs d’entreprises, mais nous voulions aller plus loin et l’idée d’un forum s’est imposée.


Comment s’est déroulé la création de l’événement ?

L’idée du forum était déjà validée dès novembre 2005 mais les choses sérieuses ont commencé en janvier 2006. Nous avons organisé une réunion avec tous les Présidents de clubs participant au Forum pour se mettre d’accord sur le contenu de la rencontre et la répartition des tâches. La dynamique était lancée, nous avons créé plusieurs commissions : communication, ateliers, jury, … et le Forum s’est construit petit à petit.


Comment êtes-vous parvenue à ne pas trop empiéter sur les emplois du temps de chacun ?

Nous nous sommes organisés de manière professionnelle dès le départ. Et c’est ce qui a permis de ne pas démotiver les membres, un tel événement demande toujours beaucoup de préparation, d’investissement de la part de chacun et si l’organisation est floue, inefficace, les bénévoles se découragent.

Dès la première réunion, nous avons donc créé un fichier avec les e.mails de tout le monde et nous avons d’emblée identifié toutes les tâches nécessaires à la réalisation du Forum. Dès qu’une mission était définie, elle était confiée à un membre et la date à laquelle elle devait être réalisée était posée. Pour les points importants, comme le choix du logo et de la charte graphique du Forum, nous organisions des réunions pour les valider ensemble. Pour tout ce qui était un peu moins décisif, nous avons instauré le vote par mail. Par exemple j’avais fait une recherche de traiteurs, une fois que j’ai eu tous les tarifs, je les ai envoyés par mail en demandant « est-ce que vous êtes d’accord pour choisir celui-ci ? ». Tout le monde était tenu de répondre à la date prévue et la décision était entérinée. Cela a permis d’avancer plus vite et donc d’économiser le temps de chacun.


Comment avez-vous répartis les tâches ?

À chaque fois nous avons mobilisé les compétences des membres afin de s’assurer d’un véritable savoir-faire professionnel tout en ayant des prestataires qui connaissent bien le fonctionnement des réseaux. Pour le plan de communication c’était une évidence, il nous fallait quelqu’un qui comprenne notre organisation pour bien la mettre en valeur.


Et, entre les membres des clubs, comment s’est organisé le travail ?

Le comité de pilotage est composé des Présidents de clubs et chaque tête de réseau se charge de diffuser les informations et répartir les missions au sein de sa structure.


Pour financer le projet, comment faites-vous ?

Nous avons fait une petite étude de marché en interne, le budget total de l’opération s’élevait à 68 000 € et le projet était réalisable à condition de nouer des partenariats. Nous avons signé des contrats avec sept partenaires et ensuite avec une cinquantaine de plus petites entreprises. Ils ont très rapidement adhéré au projet et se sont investis, ils souhaitaient un local plus grand et des stands. Nous nous sommes adaptés et du coup les clubs vont également avoir un petit stand alors que ce n’était pas prévu au départ.


Après le forum, quels seront vos prochains projets ?

Nous allons attendre le bilan, mais pour nous l’histoire ne va sûrement pas s’arrêter là. Nous voulons que le forum devienne un rendez-vous annuel des clubs girondins, des clubs parlent déjà de reprendre la manifestation l’année prochaine. Nous allons passer le relais !



Le premier Forum Inter Club Entreprise de Mérignac
Le Club d’entreprises de Mérignac a su fédérer vingt autres clubs girondins pour organiser le premier forum inter-club : une opportunité de rencontre unique pour tous les entrepreneurs de la région.

Pour ses 10 ans, le club des entreprises de Mérignac cherche à développer la réflexion menée sur les réseaux et comment partager les expériences à plus grande échelle. Solliciter les autres clubs de la région devient rapidement une évidence et dès janvier 2006, le comité de pilotage de l’événement est créé, il est composé des présidents des 20 clubs participant au Forum.

Véritable plate-forme d’échange régional, le Forum proposera des ateliers de réflexion autour de trois thèmes : vie d’un club, réseau, communication et développement économique local.

Trois trophées récompenseront les meilleurs clubs autour des thèmes des ateliers, ils seront remis par les partenaires de l’événement lors de la soirée de clôture.

Le 1er Forum Inter Clubs Entreprises, le 15 septembre 2006
Mérignac : au Pin Galant, à partir de 12H00
Toutes les informations sur le Forum


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Organiser une rencontre entre réseaux
Mise en ligne : août 2006
 




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