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Animer à distance vos réunions
Mise en ligne : Octobre 2013

Bonnes feuilles :
5 technos évaluées pour animer
à distance vos réunions réseau.


Sommaire
Les réunions utilisant les nouveaux modes de communication
Les conférences téléphoniques
La visioconférence
La web conférence
Les outils collaboratifs
Les appels vidéo de groupe (vidéo chat)

Les conférences téléphoniques (ou conference calls)

La conference call (abrégée « conf call ») est un type de réunion déjà bien intégré dans les entreprises. Il s’agit de réunir les participants par téléphone.

  • L’animateur est souvent l’organisateur. Il fixe un rendez-vous téléphonique aux personnes concernées. Chacun compose à l’heure dite le numéro du service et le numéro de la salle virtuelle.
  • L’animateur essaie de se connecter avant les autres. Il accueille les participants annoncés par un bip sonore.
  • En arrivant, chaque participant se présente par son nom, son prénom et, éventuellement, sa fonction. L’animateur prend note des personnes présentes pour éventuellement les relancer, mais surtout savoir qui pose des questions.
  • Avant de prendre la parole, le participant doit s’annoncer pour que toutes les personnes en ligne sachent qui parle.
  • Ce type de réunion est plus particulièrement adapté aux réunions d’informations descendantes : une personne parle, les autres écoutent, puis posent des questions.


Très souvent, les conference calls sont utilisées pour les réunions d’informations ascendantes. Dans la plupart des cas, ce type de réunion est constitué de 20 % de participation et de 80 % de perte de temps : c’est typiquement le mode de réunion à éviter.

Comment améliorer l’efficacité des conference calls ? La plupart des managers infligent à leur équipe une réunion chaque semaine. Peu structurées et non préparées, ces réunions pourraient aisément être remplacées par un point individuel de 15 minutes et par une mise en commun des problèmes, des solutions et des décisions de 15 à 30 minutes, après ce premier recueil individuel.

Avantages : la possibilité de réunir plusieurs personnes en même temps, à distance, pour un transfert d’informations uniforme et sans coût de déplacement.

Inconvénients : l’impossibilité de voir les interlocuteurs et d’interpréter le non-verbal, la difficulté de prendre la parole et de savoir qui parle, de maintenir les participants attentifs et, pour l’animateur, de gérer les flux de paroles. la présence de tous les participants en même temps n’est pas toujours justifiée : les participants qui n’interviennent pas font autre chose en même temps.

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