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Comment réagir face à 5 situations difficiles en réunion.
Mise en ligne : Juin 2014

Comment réagir face à 5 situations
difficiles en réunion.


Vous êtes animateur d’une réunion qui commence à dévier de ses objectifs ou qui rencontre des problèmes de communication.
Quel est votre rôle et comment réagir face aux difficultés d’un groupe ? Découvrez les bonnes attitudes à adopter pour réagir efficacement et réussir votre réunion.

Animer vos réunions
Extrait de Animer vos réunions de Julia Kalfon, Editions Dunod. Animatrice de réunions depuis 15 ans, Julia met son savoir-faire au service des entreprises.
Sommaire
Le groupe a du mal à s'exprimer.
La réunion tourne en rond.
Le sujet dévie.
Le groupe s'ennuie.
Le groupe est trop dynamique.

Le groupe a du mal à s'exprimer.

Lorsqu'un groupe a du mal à s'exprimer, l'animateur doit essayer d'analyser la situation et d'en ressentir la cause. Est-ce lié à l'environnement, au climat entre les participants, à la relation avec l'animateur ?

  • Mise en cause de l'animateur
    • Vos questions sont-elles claires ?
      - Reformulez vos propos avec des phrases courtes et un vocabulaire simple.
      - Posez des questions courtes et directes.

    • Avez-vous un coup de fatigue ?
      - Redonnez du dynamisme à votre voix.
      - Levez-vous.
      - Changez de posture pour créer un mouvement.
      - Si vous êtes debout, asseyez-vous pour ouvrir un temps d'échange.

    • Comblez-vous trop les vides en posant d'autres questions?
      - Laissez le temps aux participants de prendre la parole.
      - Utilisez le silence, il mettra les participants mal à l'aise et, pour le combler, un participant finira par prendre la parole.

  • Mise en cause de l'environnement physique
    • Fait-il trop chaud dans la salle ?
      - Si la température est un peu trop élevée, l'animateur ressentira lui-même cette fatigue. Baisser la température si c'est possible, ouvrir la porte ou la fenêtre.

    • Est-ce au sortir de déjeuner ? En début de matinée ?
      - Prévoir un exercice energizer, qui fasse bouger les participants.

  • Mise en cause du climat entre les participants
    • Le manager est-il dans la salle ? Est-ce le manager qui anime ?
      - Les participants n'osent pas s'exprimer à cause du politiquement correct ou des conséquences que leurs propos peuvent avoir.
      - Si le manager anime, le mieux sera de déléguer la prochaine réunion afin qu'il n'y assiste pas.

    • Y a-t-il des conflits entre les participants ?
      - Si l'animateur sent des tensions entre les participants, il peut faire des groupes de travail en veillant à séparer les personnes en conflit.

  • Mise en cause de la culture d'entreprise et des expériences passées
  • Comment se passe le suivi des réunions, habituellement ? Ce qui est dit influe-t-il ? Le décisionnaire prend-t-il ses décisions sans considérer ce qui s'est passé pendant la réunion ?

    • Il arrive souvent, dans les entreprises, que les réunions ne servent à rien. Les participants alertent, avertissent et exposent leur point de vue ... mais, au final, le décisionnaire prend sa décision sans se référer à ce qui a été dit. La réunion n'est alors qu'un alibi sans conséquence et les participants n'ont plus envie de participer. Dans ce cas, il faut arrêter de faire des réunions.

    • Si le décisionnaire réalise l'importance du point de vue des équipes, il peut faire appel à un animateur interne, non impliqué dans la prise de décision, ou à un animateur externe qui ira chercher les points de vue de tous.
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