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Les 5 étapes clés pour bien préparer une réunion de réseau

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2 - L’ordre du jour : soyez sélectifs sur les sujets et imaginatifs sur la façon de les traiter.

Bâtir le bon ordre du jour est un enjeu important pour l’animateur d’un réseau : vous voulez avoir 100% de participants aux réunions, sans quoi la dynamique du réseau peut s’enrayer. Il convient donc d’être mobilisateur et impliquer tous les participants potentiels.


« Bâtir un ordre du jour, ce n’est pas seulement définir des sujets à traiter, remarque M-J Couchaere, c’est plus globalement anticiper la réunion, l’imaginer, réfléchir à tous les paramètres qui vont contribuer à son succès ».

• 4 trucs simples pour trouver des idées :

  • Reprenez ce qui a pu rester en suspens lors de réunions précédentes.
  • Listez tous les sujets qui vous viennent à l’esprit sans vous censurer.
  • Pensez aux sujets évoqués lors d’échanges informels avec différents membres.
  • N’hésitez pas à en consulter certains pour faire remonter des sujets : un réseau, c’est par définition une communauté conçue pour partager.

• Ensuite sélectionnez les sujets en fonction de l’objectif défini, de leur niveau d’urgence et de leur importance.

• Soyez réaliste sur le nombre de sujets et leur timing. Ne pas traiter l’ordre du jour dans son intégralité ou « exécuter » certains sujets, faute de temps serait frustrant pour tous.

• Prévoyez 20 minutes maximum pour de l’information descendante et 40 minutes minimum pour les sujets qui demandent une participation active de l’auditoire ou les prises de décision.

• Classer les sujets pour mobiliser efficacement votre auditoire.
« En moyenne, une personne peut soutenir son attention une vingtaine de minutes, note M-J Couchaere, ensuite sans changement de sujet ou d’animation, elle décroche ».
Posez d’abord les sujets les plus importants et les plus interactifs. Évitez toutefois de cueillir les participants « à froid ».
Variez les techniques d’animation toutes les 20 minutes : tour de table, exposé magistral, travail en ateliers, intervenant, sessions de questions/réponses... Un exercice repose du précédent et l’attention est ainsi maintenue.

« Une fois prêt, l’ordre du jour doit être envoyé aux participants, au moins 48 heures avant l’échéance » conseille M-J Couchaere, et bien avant aux membres qui doivent préparer une intervention. N’oubliez pas d’accompagner d’un commentaire l’envoi à tous ceux qui auront contribué à bâtir l’ordre du jour, surtout si vous n’avez pas retenu leurs suggestions…


Mise en ligne : juillet 2006

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