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Comment raccourcir les temps de réunion ?
Mise en ligne : Juillet 2020

Comment raccourcir les temps de réunion ?


Un cadre passe une grande partie de sa vie professionnelle en réunion et nombreux sont ceux qui cherchent à en réduire la durée. Voici nos conseils pour y parvenir.

Quelques chiffres sur les réunions en entreprise

Selon un sondage Ifop publié fin 2018, plus de 90% des cadres participent régulièrement à des réunions . En moyenne, ce sont donc 4 heures hebdomadaires passées assis dans une salle et 27 jours de travail par an.
On aurait pu penser que le télétravail lié au Coronavirus ferait légèrement tomber ces chiffres mais il semble au contraire que les réunions soient toujours d’actualité, même à distance (ce que l’on peut en revanche comprendre dans un contexte de crise inédit).
Alors que certaines entreprises comme Alan ou 360 Learning ont choisi de supprimer toute forme de réunion dans leur organisation quotidienne, il ne faut pas pour autant en conclure que les réunions n’ont aucun intérêt. Elles sont en effet utiles, voire indispensables, pour statuer sur des dispositifs à mettre en place, prendre des décisions importantes ou mettre en place un plan d’action. Malheureusement, seulement une sur quatre aboutirait à une décision selon OpinionWay, ce qui explique les décisions prises par les entreprises citées plus haut.
Pour que la réunion reste utile, il faut appliquer certaines pratiques et observer quelques règles.

Établissez un ordre du jour

Vous devez lister tous les points que vous souhaitez aborder en faisant en sorte que les sujets s’enchaînent de manière fluide et en les présentant de façon claire. Évitez d’employer des termes trop vagues lorsque vous enverrez le programme aux participants, d’autant plus si la réunion a pour objectif d’apaiser des tensions entre les services ou entre la direction et les salariés.

Sélectionnez vos participants

La préparation de votre réunion est indispensable si vous souhaitez maîtriser sa durée et implique autant l’organisateur que les participants. Pensez à inviter les différents participants et à leur préciser l’objet de la réunion, à envoyer les documents à consulter en avance et à indiquer à chacun la partie sur laquelle il devra intervenir.
Choisissez bien les participants à votre réunion et ne multipliez pas les représentants d’une même fonction ou d’un même service .

Fixez une durée de réunion courte et respectez le timing

Si vous pensez que la réunion peut être finie en une demi-heure, alors ne prévoyez pas une heure mais bien 30 minutes sur l’agenda. Le risque de bloquer un créneau plus large que prévu est de ne pas aller à l’essentiel et que la réunion s’éternise en anecdotes inutiles. De plus, si vous prévoyez une heure sur le planning de tout le monde et que la réunion s’achève au bout de 30 minutes, les participants auront l’impression d’avoir manqué quelque chose.

Répondez aux questions posées avant la réunion

Si des participants vous envoient des questions avant la séance, essayez d’y répondre en amont de la réunion surtout si celle-ci sort du cadre de la réunion. Cela éviter un effet boule de neige : une question entraîne toujours une autre question. En répondant en amont, vous avez de fortes chances de réduire la durée de la session.

Restez concentré (et demandez aux participants de l’être)

La distraction fait partie des raisons qui amène une réunion à durer plus longtemps que prévu. Pour lutter contre ce phénomène, invitez chaque participant à venir sans son smartphone ou son ordinateur et laissez un seul appareil à disposition pour que chacun puisse faire sa présentation. Ainsi, les participants seront concentrés et auront à cœur d’écourter au maximum la réunion.

En appliquant tous ces conseils, vous devriez rapidement voir votre temps passé en réunion diminuer fortement.


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