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Comment respecter timing
Mise en ligne : Juillet 2012

Réunions réseaux :
comment respecter le timing ?


Comment recadrer les participants avec souplesse et fermeté ?

Il ne s’agit pas de jouer au gendarme, mais bien de guider les uns et les autres vers l’objectif commun en se référant constamment au programme annoncé en début de réunion.

Ne bridez pas les interventions

Opposer un refus net à une proposition d’échanges d’un participant peut décourager les autres membres et se révéler contre-productif. Précisez clairement que vous notez l’idée énoncée – et faites-le ! – pour l’aborder soit dans un second temps, soit lors d’une prochaine rencontre.

Sachez désamorcer les conflits sans pénaliser le groupe

« Un participant mécontent peut le rester longtemps si vous n’avez pas, à temps, déverrouillé son opposition » précise Julia Kalfon. Il faut parfois être ferme pour ne pas paralyser les débats. » Proposez-lui assez directement de traiter son opposition en dehors de la réunion, de manière à ne pas faire perdre le temps de chacun.

Rebondissez sur les interventions pour créer des transitions

Bien souvent, les questions ou commentaires des uns et des autres sont en fait d’excellents enchaînements pour vous. Leurs propos vont vous permettre de temporiser le déroulement de la réunion et de rappeler le programme. Par exemple, une réunion sur la présentation d’un nouveau produit au sein de votre réseau. Un membre souhaite faire partager son expérience en matière de création de packaging.

Son intervention risque d’être longue, il vaut mieux la recadrer.
Dites :
- « Merci, cela nous sera très utile en seconde partie lorsque nous aborderons les étapes de lancement. »
- « Tu fais bien d’aborder ce point car il est temps pour nous de clore la première partie et d’entamer la présentation du lancement. »

Vous replacez ainsi les échanges dans le cadre défini de l’ordre du jour. Cela peut sembler artificiel et pourtant c’est une bonne façon de montrer aux participants que le travail est en bonne voie, calibré et productif. De quoi maintenir la motivation de tout le monde !

Les idées clés de l’article :
  1. Intégrez la gestion du temps dès la préparation du contenu de la réunion : chaque étape de travail doit être chronométrée et évaluée en fonction des capacités de concentration du groupe.
  2. Gardez constamment un œil sur le chronomètre pour anticiper les débordements et réorganiser l’ordre du jour si nécessaire.
  3. N’hésitez pas à recadrer les uns et les autres, même si la convivialité est de mise au sein de votre réseau. Le rappel du temps imparti et des objectifs en cours de réunion est utile à tous.


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