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Comment respecter timing
Mise en ligne : Juillet 2012

Réunions réseaux :
comment respecter le timing ?


Certes les réunions de votre réseau sont des moments de convivialité importants, toutefois il vous faut canaliser les échanges. Plus encore lorsque les décisions à prendre sont importantes ou les débats délicats ! Consultante en animation de réunions, Julia Kalfon nous livre ses bonnes pratiques pour des réunions productives à l’agenda maîtrisé.

Julia Kalfon, consultante en animation de réunions et auteur de Animez vos réunions ! aux Éditions Dunod.



La meilleure des préparations de réunion ne vous met pas à l’abri d’une discussion qui prend le pas sur l’objectif initial. « Le plus compliqué à gérer ce ne sont pas les prises de décision mais bien les conversations annexes précise Julia Kalfon, qu’il faut canaliser avec fermeté et souplesse. D’autant plus quand les membres ont l’habitude de travailler ensemble.

Quelques outils utiles pour maîtrisez votre temps de réunion


1. Hiérarchisez votre ordre du jour :

Lorsque vous listez les points à traiter avec les membres de votre réseau, fixez un seul objectif principal à traiter en priorité.

2. Minutez les différents temps de la rencontre :

Vous réserverez la plage horaire la plus longue pour votre objectif premier.
Par exemple : vous comptez évaluer la proposition d’un membre d’organiser une participation collective à un salon.

Temps 1 :
introduction > exposition du projet, présentation du salon > 15 minutes
Temps 2 :
évaluation avantages/limites du projet pour les participants > 20 minutes
Temps 3 :
prise de décision collective > 10 minutes
Temps 4 :

conclusion et annonce de la suite (réunion de lancement, élection des responsables du projet, etc.) > 15 minutes


« En fonction de l’avancée des discussions, l’animateur pourra supprimer une partie de la réunion correspondant à un objectif secondaire, en cours de route complète Julia Kalfon. »

Dans le cas de consensus difficiles ou bien parce que des membres sont absents vous pouvez également être amené à différer la prise de décision. Concrètement, un vote dans une chaîne de mails ou un sondage via une application telle Polldaddy vous permettra d’obtenir une validation de l’ensemble des membres, y compris les non présents, sans nécessairement reprogrammer une nouvelle réunion.

Est-ce toujours à vous d’animer la réunion ?
Attention à la routine ! Lorsque les participants d’une réunion se connaissent bien, chacun reste dans son rôle habituel : contestataire, suiveur ou autres. Pour notre consultante « Cela peut devenir un frein pour faire émerger de nouvelles perspectives ou idées et atteindre son objectif avec efficacité. Pour une réunion à enjeux, il peut être utile d’inviter des personnes extérieures concernées par le sujet, faire intervenir d’autres membres parce qu’ils sont leaders sur le sujet ou encore un animateur professionnel. Cela renouvelle l’attention et force chacun à se repositionner et à chasser les habitudes. »

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