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Mise en ligne : Mars 2011

BONNES FEUILLES
Les outils de l’animation en début de réunion


Sommaire
La présentation
Exemples de présentations :
pour des réunions de travail
pour des réunions de recherche de consensus

Exemples de présentation pour des réunions de recherche de consensus

L’objectif d’une telle réunion étant de faire évoluer les participants vers plus d’ouverture d’esprit et de tolérance, il est recommandé de consacrer davantage de temps à la présentation afin de favoriser la libre expression de chacun. En effet, on s’exprime plus aisément devant des individus que l’on connaît bien.

Méfiez-vous de la contrainte temps qui pousse parfois à réduire, voire à supprimer, cette présentation qui peut vous paraître, a priori, inutile ou secondaire. Par la suite, vous découvririez que le débat et la recherche de consensus en seraient fortement perturbés, du fait de la méconnaissance des participants entre eux. L’efficacité nécessite parfois de savoir consacrer du temps là où on souhaiterait pouvoir passer rapidement.

Une présentation réussie facilitera considérablement les échanges en cours de réunion et réduira objectivement le nombre de conflits. Pour ce faire, plusieurs techniques sont à votre disposition, par exemple, vous pouvez :

• Demander aux participants de consacrer trois minutes de réflexion sur ce qu’il leur semble important d’être connu des autres participants. Il est nécessaire de préciser que l’on peut parler de sa vie professionnelle et personnelle. En effet, si le groupe doit ensuite chercher un accord, il est souhaitable que l’on découvre les membres du groupe, au-delà de leurs seules activités professionnelles. Après réflexion, chacun prendra la parole à tour de rôle.

• Demander aux participants de réaliser une présentation croisée. Pour ce faire, constituez des binômes et donnez-leur comme consigne d’interviewer l’autre et de recueillir le maximum d’informations sur lui. La durée de cet entretien sera fixée à cinq minutes maximum, soit deux minutes et demie par participant. Ensuite, chacun restituera, devant le groupe et en deux minutes maximum, le fruit de son entretien. La personne ainsi présentée, disposera d’un droit de rectification ou de complément d’information, à la fin de l’intervention de son présentateur. Cette dernière formule, qui peut paraître longue si le groupe dispose de peu de temps, est en revanche un excellent moyen de détendre le groupe et de favoriser l’expression de tous.

Livre animer reunion
Extrait de Préparer une réunion pour mieux l’animer et y participer d’Alain Chevalier-Beaumel, Editions Vuibert.

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