Étape 2 : la préparation du contenu
Bien souvent, l’ordre du jour de la réunion se résume à une liste de points à aborder, pas toujours organisés ni pensés pour former un débat constructif et conduire à des solutions ou décisions concrètes.
La méthode « TOP » : un outil simple pour bien construire votre ordre du jour :
- Thème : le sujet, de quoi parle-t-on. C’est le périmètre de la discussion qu’il conviendra de bien délimiter pour éviter les débordements.
- Objectif : pourquoi aborde-t-on ce sujet, à quelles prises de décision ou avancées la réunion devra-t-elle obligatoirement conclure.
- Plan : comment va-t-on traiter la rencontre - débat ou intervenants régulés par un médiateur, animations propices à stimuler la créativité, exposés successifs des participants etc.
Pour encore plus d’efficacité, ces 3 points clés pourront être envoyés aux participants avant la rencontre. Le jour J, ils peuvent être affichés pour servir de guide tout au long des échanges.
En début de réunion, rappelez le TOP. « Une entrée en matière efficace, insiste François Laure. L’animateur concentre ainsi l’attention des participants sur sa présentation. S’il est angoissé ou un peu trop émotif, les 3 premières minutes lui paraîtront bien plus faciles. »
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Le conseil du coach :
Timez avec réalisme ! |
Dans votre plan, vous avez minuté votre réunion pour chaque point abordé, prenez toujours une marge de sécurité. Selon
François Laure, il faut compter
en moyenne ¼ d’heure de retard sur le minutage initial par heure de réunion.
