Un événement réseau est une opportunité unique de rassembler vos membres et de créer avec eux un contenu riche et de le partager, tout ceci en un minimum de temps. Pour atteindre ces objectifs, à vous de mettre en place le dispositif social qui va intensifier et relayer vos actions, avant, pendant et après l’événement.
Préparez votre dispositif social et communiquez sur l’événement
Créez votre compte sur Twitter.
Cette plateforme est l’outil le plus adapté à la fois à votre audience professionnelle et à la médiatisation de votre événement en temps réel. Vous pourrez le faire connaître, diffuser informations et contenus, et permettre à tous les participants d’intervenir tout en élargissant votre audience à tous les « followers » qui s’intéressent à vos sujets.
Créez le hashtag de votre événement.
Un mot-clé du type #MonEvenement va servir de sésame à toute votre communauté pour suivre le fil d’informations et centraliser les discussions. Il pourra être consulté et alimenté sur Twitter, mais aussi sur d’autres plateformes comme Facebook ou Google+. Vous vous donnez ainsi les moyens de démultiplier votre action et d’augmenter votre audience.
Astuce : Soyez spécifique dans l’intitulé de votre hashtag.
En effet comme celui-ci est public sur Twitter, si votre mot-clé est trop général, votre fil risque d’être pollué par des tweets sans rapport avec votre événement. De même, quand vous aurez trouvé votre mot-clé, tapez-le sur Twitter pour bien vérifier qu’il n’est pas déjà utilisé.
Équipez-vous d’un outil de management social.
Créez par exemple votre compte sur Hootsuite. Cet outil vous permet de centraliser vos comptes Twitter, Facebook, Google+ et LinkedIn en un seul tableau de bord et de pilotage. Vous pouvez non seulement suivre toute l’actualité liée à votre événement qui émane de ces différents réseaux, mais aussi alimenter ceux-ci très efficacement en contenu et participer facilement aux discussions. En effet, quand vous écrivez un article, vous pouvez le poster en une seule fois sur l’ensemble des plateformes. Grâce à sa fonction de programmation automatique, Hootsuite vous assure en plus une diffusion optimale durant les pics d’audience en fonction des habitudes de connexions des membres de votre communauté. Vous gagnez ainsi un temps considérable dans votre animation.
Utilisez d’autres plateformes en relais.
La plateforme Slideshare vous permet de poster toutes les présentations PPT ou PDF de vos intervenants, facilement consultables par tous les membres de votre réseau.
Sur votre chaîne Youtube, vous pourrez stocker toutes les vidéos réalisées autour et durant l’événement : annonce du programme (trailer), temps forts des interventions, interviews d’experts, etc.
Astuce : Faites pointer vers vos contenus.
Vous pouvez créer sur votre site ou votre blog des liens pointant vers ces pages ou chaînes ou vers les contenus particuliers que vous aurez sélectionnés. De plus, vous améliorez ainsi considérablement le référencement de votre site dans les moteurs de recherche.
Communiquez sur votre événement.
Faites figurer votre hashtag aussi souvent que possible : sur vos documents imprimés, en signature de vos mails, sur vos sites et ceux de vos membres.
Inscrivez votre événement dans tous les agendas des réseaux sociaux. Décrivez le programme et pensez aussi à présenter vos intervenants. Enfin, pour une information plus complète, renvoyez vers la page web de l’événement.
Animez l’événement sur les réseaux sociaux
Organisez les fils d’infos et de discussions sur Twitter.
Annoncez chaque session en utilisant le hashtag de l’événement. Postez des citations marquantes des intervenants en pensant à les relier à leurs comptes Twitter. Suivez les discussions sur le hashtag à partir de votre outil de management Hootsuite.
Diffusez les informations pratiques : horaires et lieux des interventions, personnes à contacter… Communiquez sur le hashtag de l’événement sur les autres réseaux sociaux. N’oubliez pas que même sans compte Twitter, les internautes peuvent suivre l’actualité de votre événement à partir de ces autres plateformes.
Produisez un maximum de contenus durant l’événement.
Tout est bon pour entretenir et relancer l’intérêt de votre communauté. Faites des photos à partir de votre smartphone. Prenez en vidéo les participants qui résument en moins d’une minute leur intervention ou la teneur des discussions et thématiques abordées. Vous les diffuserez lors des sessions planifiées, toujours à partir de votre outil de management social.
Récapitulez et diffusez les temps fort après l’événement.
En accédant à votre hashtag, vous sélectionnez les éléments les plus intéressants et faites la synthèse.
Rédigez des articles bilans pour votre blog et envoyez des liens vers tous les réseaux sociaux.
Envoyez une newsletter à tous vos followers et les abonnés à votre site ou blog.
Publiez les présentations PPT sur Slideshare.