Pour créer le Forum Inter Clubs Entreprises, les clubs participants ont également créé un « comité de pilotage » de l’événement composé de tous les présidents des clubs. Ce comité a ensuite été divisé en plusieurs commissions. Afin d’alléger la gestion de l’événement et la transmission des informations, Sandrina Catta a élaboré un fichier de toutes les adresses mails des membres du comité de pilotage. Puis ensemble, ils ont adopté le principe d’une transparence totale :
« Les comptes-rendus de réunions sont systématiquement envoyés à chaque membre du comité de pilotage. Pour chaque idée, discussion, avancée sur un thème, un mail est envoyé à tous les membres. Nous voulions une organisation légère pour ne pas trop empiéter sur les emplois du temps de chacun, dès le départ nous avons donc identifié toutes les missions à accomplire et à chaque fois un responsable était désigné immédiatement. »
Pour la mise en œuvre des Trophées, les membres du Club d’Entreprises du Pays de Rance ont créé une nouvelle commission dédiée aux Trophées et composé de volontaires qui se sont ensuite répartis les missions de préparation :
« Pour répartir les tâches, nous nous sommes appuyés sur les compétences des membres de la commission. Par exemple, nous avions un spécialiste de la communication web qui s’est chargé de la création du site dédié aux Trophées. » (Yannick Ecobichon)
Dès la manifestation définie, Sandrina Catta a élaboré un rétro-planing de toute la préparation de l’événement. De la même manière, les organisateurs des Trophées Clubs Entreprises ont découpé leur travail en plusieurs phases. Pierre angulaire de tout projet, ce document va permettre à tous les participants de s’organiser dans leurs missions. En exemple, le rétro-planing des grandes étapes de création des Trophées des Clubs Entreprises :
schéma rétro-planing
