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Comment réussir votre réunion de bilan ?



Moment-clé pour le développement de votre réseau et la fidélisation de vos membres, la réunion de bilan participe à impliquer et motiver les membres tout au long de l’année. Trois animateurs de réseau nous confient comment ils préparent et animent cette rencontre.

Mise en ligne : octobre 2007

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  SOMMAIRE
Etape 1 : Analyser le niveau de satisfaction des membres
Etape 2 : Questionner les membres sur leurs préoccupations
Etape 3 : Organiser la rencontre
Etape 4 : Programmer 2008

Enjeu double pour ce bilan

À la fois clôture de l’année et préparation de la suivante, la réunion de bilan vous donne l’occasion de recueillir l’opinion de vos membres sur le réseau et sur le programme de l’année écoulée. Il vous offre également l’opportunité de préparer le programme de l’année à venir en les impliquant. Occasion pour vous de « réveiller » les inactifs.

L’utilité de cette réunion n’est pas à démontrer. Par contre, la clé du succès réside dans sa préparation et son animation.

Etape 1 : Analyser le niveau de satisfaction des membres


« Même si vous pensez bien connaître vos membres, faire le point formellement avec eux une fois par an va vous apprendre des choses que vous ne savez pas. »

Pour Odile Vialatte, animatrice du club Paris Tour

Eiffel de l’APM (Association Progrès du Management), malgré une bonne connaissance de vos membres, vous pouvez encore être surpris des résultats d’un questionnaire annuel.

Même si le réseau est petit et même si vous sondez tous les mois vos membres.


« Cette étape est résolument indispensable pour le réseau », souligne-t-elle. « Sans cette évaluation, nous n’aurions par exemple jamais pu détecter le manque de liens ressenti par les membres du club. »

La boîte à outils
Un questionnaire pour analyser la satisfaction globale des membres

Odile Vialatte propose tous les 3 ans un questionnaire complet à ses membres. « Notamment lorsque le club s’est beaucoup renouvelé et que je sens l’urgence de sonder les attentes des nouveaux membres. » Pourtant elle évalue en continu la satisfaction des vingt membres de son club.
Une fois par an, elle propose un questionnaire plus allégé pour faire le point de ce qui a fonctionné ou non tout au long de l’année. Elle envoie son questionnaire aux membres une semaine avant la réunion et rédige une synthèse des réponses qu’elle partage au cours de la séance.

Télécharger un exemple de questionnaire

En plus à l’issue de chaque réunion, les membres effectuent un bilan de la séance : « Il est important de confronter ces évaluations à chaud avec celles demandées à froid en fin d’année, avance Odile Vialatte. En effet, je constate souvent des écarts entre les différents sondages, ce qui permet d’affiner l’analyse des besoins des membres. »

Pour Séverine Fah, Présidente du Club de créateurs et de repreneurs d’entreprises d’Ille-et-Vilaine, sonder les attentes des membres, c’est aussi être une oreille attentive tout au long de l’année. Par exemple, elle relance les membres régulièrement absents pour comprendre ce qui ne leur convient pas.

 

Etape 2 : Questionner les membres sur leurs préoccupations >>


 




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