Place des réseaux avecBouygues TelecomVerisign
 
 
Réunions réseau
Mise en ligne : Février 2015

Réunions réseau : la préparation,
clé de succès.


Réunion de lancement ou à destination de membres potentiels ? Quel que soit son objectif vous allez avoir des interlocuteurs à convaincre ! La préparation minutieuse de votre intervention est le gage de votre succès. Découvrez les solutions concrètes de notre expert.

Extraits de Animez vos réunions ! écrit par Julia Kalfon, consultante en animation de réunions, aux Éditions Dunod.


Définition des objectifs

Cliquez sur l'image pour l'agrandir
La réunion d'informations descendantes.
La réunion d'informations descendantes.

L'objectif de la fonction transmission d'informations est de transmettre une ou des informations à plusieurs personnes en même temps. De cette manière, tout le monde dispose, au même moment, d'informations transmises d'une seule voix, sans transformation des propos.

Durant cette réunion, l'objectif sera :

  • d'expliquer le contexte de l'intervention ;
  • d'informer/convaincre et faire adhérer les participants ;
  • de transmettre des propos clairs et concis, compréhensibles de tous ;
  • de faire participer et d'échanger (autant que faire se peut) avec l'auditoire.


Le mode d'intervention aura une influence sur le message. Le style conférencier (animation rationnelle) évoquera davantage le sérieux ; le style prêcheur (animation impliquante) évoquera la conviction. Ici, nous ne traiterons pas toujours distinctement les deux types d'animations. En effet, le prêcheur est un super-conférencier qui maîtrise parfaitement son sujet et qui usera sans relâche de toutes les techniques évoquées pour attirer l'attention du public. Il aura une excellente maîtrise de la gestuelle et saura maîtriser toute forme de trac.

La préparation de la réunion

La salle

Les réunions d'informations descendantes s'effectuent dans une salle assez grande pour accueillir les participants. La taille de cette salle dépendra du nombre de personnes invitées. L'échange visuel entre les participants et l'orateur doit être constant.

Pour une assistance peu nombreuse, la configuration de la salle est souvent en rond ou en U. En position assise, l'animateur ne marque aucune distance avec les participants. En position debout, l'animateur exprime une volonté de transmission dynamique.

Pour une assistance plus nombreuse, la configuration en théâtre est plus adaptée.

Cliquez sur l'image pour l'agrandir
Salle en théâtre ou en salle de classe
Salle en théâtre ou en salle de classe.

Le contact visuel avec l'animateur est plus focalisé. La place de l'animateur est privilégiée. La transmission d'informations est au coeur de la réunion. Le support projeté derrière l'animateur est également visible de tous. Cette configuration empêche les échanges puisque les participants ne peuvent pas réellement se voir, et place les participants dans une posture passive et réceptive par rapport à l'intervention.

Selon le mode d'animation adopté, l'animateur aura une gestion de l'espace différente.

Cliquez sur l'image pour l'agrandir
Salles et modes d'animations
Salles et modes d'animations.

La collation

Si l'animateur souhaite faire bonne impression au public reçu, ou favoriser la convivialité, il peut prévoir une collation avec boissons et/ou café (voire biscuits/apéritifs...). La collation peut prendre plusieurs formes :

  • Avant ou après la réunion, dans une zone définie : cette configuration distingue clairement le temps de détente et le temps de travail. Elle est généralement préférée pour des raisons de commodité (par exemple, s'il n'y a pas de table collective) ou de formalisme (par exemple, pour des réunions d'informations descendantes hiérarchiques sur un sujet important).
  • Pendant la réunion, sur la table : cette disposition favorise la convivialité et brise les codes de conformité. Elle participe à la libération de l'expression des participants, mais n'est adaptée qu'aux petits groupes.


Les participants : les connaître est indispensable à votre préparation.

    Page suivante
Retour à Animer et développer un réseau Haut de page
 




Bons plans



Annuaire des réseaux