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Réunions réseau
Mise en ligne : Février 2015

Réunions réseau : la préparation,
clé de succès.


Le contenu

Que dire ?

À cette étape, l'animateur note en vrac tout ce qu'il a envie de dire, sans chercher immédiatement à ordonner. Il formule un maximum d'idées, même si ça ne lui paraît pas important ou incohérent. Il sera toujours temps de faire le tri après. Il refait ce travail pour chacun des thèmes qu'il a prévu d'aborder.

Il fait attention à ne pas trop multiplier les thèmes. S'il n'a pas le choix, il prévoit des temps de pause !

Pour s'adapter à la diversité des personnes présentes, il répondra à tous les besoins argumentatifs des participants :

  • pour ceux qui ont besoin de concret : donner des faits précis, des chiffres, des actions concrètes ;
  • pour ceux qui ont besoin de raisonner : donner le cheminement de sa pensée (cause/conséquence) ;
  • pour ceux qui sont axés sur l'humain : donner des informations sur les personnes impliquées, les valeurs sur lesquelles l'animateur fonde son raisonnement...
  • pour ceux qui ont besoin de conceptualiser : donner sa vision à long terme et les différentes possibilités envisagées.

Comment ordonner l'information ?

Une fois que l'animateur a tout noté, il regroupe les informations qui vont ensemble. Il essaie de les ordonner en cherchant les concordances entre chacune de ces idées : il en fait des familles, des groupes d'informations.

Il ordonne ensuite ces groupes en suivant la règle suivante : partir du plus global pour aller vers les points de détail. Si les informations à présenter sont toutes de mêmes niveaux, il commence et termine par les thèmes avec lesquels il est le plus à l'aise. S'il s'agit d'expliquer la mise en place d'une action, il commence par exposer le problème et les enjeux liés, puis présente les solutions et le plan d'action.

Dans tous les cas, il établit un plan qui lui semble cohérent, avec lequel il se sent en accord. Il pourra ainsi s'y retrouver plus facilement pendant la présentation.

À ce stade, l'animateur estime le temps que va prendre l'intervention. Si cela dure plus d'une heure à 1 h 30, il prévoit un temps de pause ou casse le rythme. L'attention d'un auditoire est excellente pendant 20 minutes, bonne jusqu'à 40 minutes ; au-delà, il faut veiller à modifier le rythme de la présentation. Attention : il ne faut pas oublier le temps nécessaire aux questions/réponses !

Le message clé

Une fois ses informations notées, l'animateur sait ce qu'il a à dire. C'est le moment de synthétiser, en notant les mots clés de la présentation. Quels sont les trois plus importants ?

Puis, en une phrase, l'animateur définit l'essentiel de ce qu'il a à dire. Pour s'aider, il peut en parler à quelqu'un : « Je dois faire une intervention sur... », « Le message principal est... » Cet exercice lui sera utile pour conclure son intervention.

Et aussi :

- Bonnes feuilles. Animateurs, 7 conseils pour faire face à toutes les situations en réunion.
- Brainstorming : portrait de l’animateur idéal en 8 points-clés.
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