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Comment manager les personnalités difficiles en réunion ?


Nous avons tous connus de mémorables réunions où un seul participant est parvenu à laminer tous les débats en quelques phrases ou attitudes explosives. Réactionnaires, agressifs, passéistes ou butés, autant de comportements auxquels vous pouvez être confronté !
Quelle réaction appropriée devez-vous adopter face à chaque cas ? Comment sauver votre ordre du jour en cas de débats enlisés ? Lorsque la polémique fait rage, comment désamorcer la bombe ?
Tous les trucs et astuces de René Moulinier.

2) Que faire quand les débats s’enlisent ?

Pour René Moulinier aussi polémique que soit le débat, un terrain d’entente est toujours possible grâce au travail fourni par l’animateur qui facilite et modère les échanges.

Règle n°1 : laissez s’exprimer chaque point de vue :
Lorsque les opinions divergent, il convient de favoriser l’expression de tous les points de vue, « surtout l’animateur ne doit pas s’opposer ou censurer même s’il a conscience que l’accord général du groupe est à l’opposé de ce qui vient d’être dit. » Une fois les « points de vue » de chaque participant libérés, l’animateur peut commencer à guider le groupe vers un accord. Cette étape est très importante car quelqu’un qui ne peut pas s’exprimer risque fort de s’opposer plus tard à la décision finale.

Règle n°2 : négociez pas à pas
Pour arriver à un terrain d’entente acceptable par tous, il faut à chaque objection, négociation amener chaque participant à nuancer sa position jusqu’à trouver un terrain d’entente. En effet explique René Moulinier, « rares sont les personnes qui détiennent un avis définitif sur un thème précis, l’animateur a toujours la possibilité de faire évoluer les positions des participants. »

Par exemple :
« Vous me dites ça, mais pourriez-vous faire un pas en avant dans cette direction ? »
« Mais est-ce qu’au fond, on ne pourrait pas reformuler ce que vous dites ainsi : … (reformuler en atténuant les propos) ? »
Il faut alors relancer les partisans de la thèse opposée : « Frédéric a fait un effort, est-ce que vous aussi vous pourriez faire un pas vers lui ? »
Et ainsi de suite.

Astuce :
Utilisez un tableau papier sur lequel vous noterez au fur et à mesure les aspects principaux des déclarations des membres. L’ensemble des notes formera un matériau de base pour la négociation d’un accord.
De plus, on nuance beaucoup plus ce qui reste écrit, une fois face à ses propos, un participant qui se serait laissé entraîner aura tendance à chercher des termes plus édulcorés, plus acceptables à l’écrit.

Attention ! René Moulinier nous rappelle que « si le vote intervient trop tôt dans la négociation, les participants ne pourront faire évoluer leur position puisqu’ils se seront ouvertement déclarés pour ou contre. »
Pour que le vote soit utile, c’est-à-dire le plus consensuel possible, il faut faire voter l’assemblée une fois que toutes les opinions ont été exprimées et négociées.

Règles n°3 : Faciliter l’évaluation des principales solutions proposées
Le rôle de l’animateur consiste également à faire la synthèse des discussions pour chaque thème traité. Il récapitule rapidement les opinions exprimées et reformule l’accord général. Cette étape de l’animation est cruciale lorsqu’il s’agit de prendre des décisions. Si l’un des participants avait une dernière objection à formuler, il vaut mieux qu’il l’exprime lors de cette petite synthèse plutôt qu’en fin de réunion, lorsque tout le monde s’apprête à partir !
De plus, vous vous assurerez ainsi que toute l’assemblée a bien compris la décision car lorsque les discussions s’allongent et les débats s’échauffent, les confusions ou malentendus sont rarement loin.

Règle n°4 : Reposez les esprits
Pour René Moulinier, les débats qui traînent en longueur sont souvent signe de fatigue. Même si la pause est prévue plus tard peut-être pouvez-vous l’avancer de quelques minutes pour qu’au retour, les discussions reprennent plus paisiblement.
Astuce : pourquoi ne pas inviter les participants à changer de place après la pause ? « Comme à la mi-temps d’un mach de foot, le changement de côté nécessite une petite réadaptation, un changement de point de vue qui instaure une rupture dans les relations et permet de reprendre les échanges sur de nouveaux rapports humains. »

 


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