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Fiche pratique :
Les wikis, des outils simples pour mieux travailler en réseau


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  SOMMAIRE
Des sites pour partager et travailler à distance
Créer un wiki, en quelques clics et un peu de remue-méninges
Guide : les meilleurs supports pour créer votre wiki

Créer un wiki, en quelques clics et un peu de remue-méninges

« Les wikis sont des outils très simples à créer. Soit vous choisissez d’installer un logiciel et celui-ci vous guide pas à pas dans la création du wiki, soit vous optez pour une solution hébergée et la création du wiki est techniquement plus simple encore. » explique Jérôme Delacroix. Pour autant, avant de créer le wiki mieux vaut consacrer une ou deux heures à adapter l’outil aux impératifs du réseau.

1) Définir les objectifs du wiki :

Deux exemples :
1. Une base de connaissance partagée pour un club d’entrepreneurs.
2. Un espace de travail en ligne permettant aux membres d’un réseau de consultants de travailler ensemble sur une mission ou un projet client.

2) Définir les différentes rubriques du wiki

Reprenons l’exemple 1 :
Le wiki de ce club de créateurs d’entreprises pourrait s’organiser autour des rubriques suivantes :

  • Charte du réseau
  • Objectifs du réseau
  • Les communications du président
  • Agenda 2007-08
  • Annuaire des membres
  • Comptes-Rendus 2007
  • Contributions des membres, ceux-ci peuvent alimenter la rubrique au fur et à mesure pour partager leurs bonnes pratiques
  • Etc…

Ces rubriques servent d’armature de base. Elle peut évoluer en fonction des besoins propres à chaque réseau et des contributions des différents membres.

Exemple 2 : un wiki pour suivre un projet mené dans le cadre d’un réseau de consultants

L’intérêt d’utiliser un wiki dans ce cadre de projet est avant tout de pouvoir travailler ensemble sur des documents communs. Dans ce cadre, les rubriques du wiki vont refléter les différentes parties d’un dossier. A titre d’exemple :

  • Proposition commerciale
  • Gestion du projet (devis, factures…)
  • Comptes-rendus de réunions
  • Planning
  • Documents communiqués par le client
  • Pige concurrence
  • Chantier 1
  • Chantier 2
  • …etc

Certaines solutions de wiki proposent également des fonctionnalités complémentaires utiles dans ce cadre, telles qu’un blog, un agenda commun, un annuaire…

3) Définissez le degré de confidentialité du wiki

Les possibilités sont multiples, pour chaque page, vous avez la possibilité de :

  • Laisser la page en libre accès à tous les internautes
  • Réserver l’accès aux seuls membres
  • Autoriser la modification de la page à tous les membres ou quelques-uns
  • Réserver les modifications à l’administrateur ou aux membres du bureau
  • Autoriser des modifications ou seulement des commentaires…

4) Responsabiliser un animateur du wiki

« Dès qu’un wiki est utilisé par plus de douze contributeurs, mieux vaut désigner un responsable, il pourra inciter les membres à participer ou modérer les abus » explique Jérôme Delacroix. Cette fonction essentielle pour faire vivre le support constitue en plus un facteur clé pour favoriser les liens entre les membres.

5) Instaurer l’utilisation systématique du wiki pour les partages d’informations ou de documents entre les membres

Pour créer des habitudes d’usage, faites régulièrement référence au wiki. « Il doit devenir le point d’eau informationnel auquel les collaborateurs viennent s’abreuver régulièrement. » Nous avons tous en tête une expérience malheureuse, une ancienne version de compte-rendu de réunion envoyé par erreur, un document perdu… le wiki permet d’éviter ce genre d’incidents, à condition que tous les membres l’utilisent !

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