De bonnes habitudes d’archivage
1. Il peut être utile de diviser vos dossiers de messagerie en deux catégories : dossiers généraux et dossiers de projets
Par exemple, créez un dossier appelé "Mon équipe : Général" dans lequel vous insérerez plusieurs sous-dossiers pour les questions administratives ou les questions concernant le groupe. Créez ensuite un autre dossier appelé "Mon équipe : Projets" renfermant un sous-dossier pour chaque projet.
En archivant ainsi le courrier lié à un projet précis, vous pourrez le retrouver facilement par la suite. Enfin, certains messages que vous envoyez méritent d’être archivés. Ne les oubliez pas.
2. Souvenez-vous où vous mettez vos messages importants
Vous pouvez éviter de perdre du temps en choisissant un système de suivi des messages électroniques que vous devez traiter. Voici quelques idées :
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Laissez vos messages dans la boîte aux lettres jusqu'à ce que vous les ayez traités, puis rangez-les.
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Les messages dont le traitement demande beaucoup de temps doivent être classés dans un emplacement séparé. Vous devez alors prendre l’habitude de les traiter une fois par jour. Le risque étant de les oublier.
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Vous pouvez également glisser les messages que vous devez traiter dans la journée dans le dossier Tâches d’Outlook.
Retrouver rapidement des messages électroniques par niveau de priorité.
La plupart des programmes de messagerie vous permettent d'envoyer des messages avec différents niveaux de priorité : normal par défaut, haut pour les messages urgents et bas pour les messages les moins importants. Dans Outlook 2003 (messagerie des éditions Microsoft Office), tout message entrant avec un niveau de priorité haut ou bas est identifié par une icône spécifique.
En utilisant l'option Dossier de recherche d'Outlook 2003, vous retrouverez rapidement tous les messages à priorité haute ou basse, même ceux qui ont été automatiquement déplacés dans des dossiers extérieurs à votre boîte aux lettres.
» Pour utiliser l'option Dossier de recherche et trouver des messages :
- Dans Courrier, allez au menu Fichier, cliquez sur Nouveau, puis sur Dossier de recherche.
- Sous Sélectionner un dossier de recherche, dans la section Lecture du courrier en cours, sélectionnez Courrier Important.
- Dans le menu déroulant Rechercher le courrier dans :, sélectionnez le fichier de données Outlook à inclure dans ce Dossier de recherche, puis cliquez sur OK.
Remarque : Les dossiers de recherche sont spécifiques à une boîte aux lettres Microsoft Exchange Server ou à un fichier de dossiers personnels (.pst). Pour effectuer la recherche dans plusieurs fichiers de données Outlook, vous devez créer un dossier de recherche pour chaque fichier.
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