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Faire un break
Mise en ligne : Juillet 2011

Comment faire un break sans mettre vos clients sur pause ?


Enfin l’été ! Les vacances, le soleil… mais à la tête d’une petite entreprise, ou lorsque vous travaillez seul, impossible de débrayer totalement en juillet et août. Vos partenaires et clients apprécient de pouvoir vous joindre à tous moments. Comment bien gérer la relation tout en levant le pied ?

Rester toujours joignable fait désormais partie des usages. A fortiori pour les entrepreneurs qui souhaitent développer leur activité ! La solution la plus courante consiste à prévenir clients et partenaires en laissant un numéro « en cas d’urgence ». Mais pour Xavier de Mazenod, fondateur d’Adverbe et du groupement d’entrepreneurs de l’économie numérique Les propulseurs, « cela suppose de rassurer au maximum ses clients et de savoir anticiper les difficultés à leur place ! » Messageries fixes personnalisables à distance, messageries mobiles… sachez mettre à profit ces outils pour faciliter la vie de vos clients !

Aujourd’hui, tous les systèmes de téléphonie fixe en ADSL vous permettent de paramétrer et écouter votre messagerie à distance, que ce soit grâce à des raccourcis clavier, des codes d’accès ou via le portail de votre fournisseur d’accès Internet.

Les bonnes habitudes à prendre pour ménager votre réseau

Étape 1 : Anticipez longtemps à l’avance !
Quelle que soit la durée de vos prochains congés, si votre absence pourrait désorganiser vos missions, il vous faut prévenir vos contacts longtemps à l’avance.

Étape 2 : Responsabilisez un collaborateur ou partenaire professionnel
C’est le premier réflexe ! Mais lorsque vous travaillez seul, il est souvent difficile de trouver un partenaire capable d’assurer un relais sur des dossiers à transmettre.

Étape 3 : Informer au maximum vos clients et partenaires
Excepté si vous ne souhaitez pas communiquer sur vos congés en continuant à travailler à distance, vous avez tout intérêt à donner le plus d’indications possibles à vos contacts. Plus vous informez votre interlocuteur en attente à l’autre bout du fil, plus celui-ci est rassuré par votre sérieux. Réponse automatique d’absence dans vos messageries mail, répondeur fixe ou mobile… soignez les messages que vous laissez avant de partir.

Étape 4 : Anticiper les projets et échéances
Vous avez entendu parler d’un projet, vous n’avez pas plus d’informations de la part de vos clients ? La préparation d’un départ est l’occasion toute trouvée pour les relancer. « Je m’y prends très longtemps à l’avance, dès que mes dates de congés sont arrêtées précise Aurélie Delmotte, directrice artistique freelance. Cela me permet d’anticiper les projets que je ne peux pas prendre ou bien trouver des solutions pour organiser la production en fonction des rythmes de chaque projet. »

Étape 5 : N’hésitez pas à prévoir un relais pour vos interlocuteurs réguliers
Plus vous informez vos clients sensibles et avec lesquels vous collaborez régulièrement plus vous anticiper les difficultés. Vous pouvez par exemple, un mois avant votre départ produire un récapitulatif des échéances, les dates de rendu à chaque étape, les coordonnées des bons interlocuteurs pour chaque dossier, etc.

Vous utilisez principalement votre téléphone fixe pour vos relations professionnelles ? Pour transférer ces appels sur votre mobile, des solutions de convergence simples existent.



Check-list avant départ : votre messagerie, un atout pour rassurer vos clients


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