Enfin l’été ! Les vacances, le soleil… mais à la tête d’une petite entreprise, ou lorsque vous travaillez seul, impossible de débrayer totalement en juillet et août. Vos partenaires et clients apprécient de pouvoir vous joindre à tous moments. Comment bien gérer la relation tout en levant le pied ?
Rester toujours joignable fait désormais partie des usages. A fortiori pour les entrepreneurs qui souhaitent développer leur activité ! La solution la plus courante consiste à prévenir clients et partenaires en laissant un numéro « en cas d’urgence ». Mais pour Xavier de Mazenod, fondateur d’Adverbe et du groupement d’entrepreneurs de l’économie numérique Les propulseurs, « cela suppose de rassurer au maximum ses clients et de savoir anticiper les difficultés à leur place ! » Messageries fixes personnalisables à distance, messageries mobiles… sachez mettre à profit ces outils pour faciliter la vie de vos clients !
Aujourd’hui, tous les systèmes de téléphonie fixe en ADSL vous permettent de paramétrer et écouter votre messagerie à distance, que ce soit grâce à des raccourcis clavier, des codes d’accès ou via le portail de votre fournisseur d’accès Internet.
Les bonnes habitudes à prendre pour ménager votre réseau
Étape 1 : Anticipez longtemps à l’avance !
Quelle que soit la durée de vos prochains congés, si votre absence pourrait désorganiser vos missions, il vous faut prévenir vos contacts longtemps à l’avance.
Étape 2 : Responsabilisez un collaborateur ou partenaire professionnel
C’est le premier réflexe ! Mais lorsque vous travaillez seul, il est souvent difficile de trouver un partenaire capable d’assurer un relais sur des dossiers à transmettre.
Étape 3 : Informer au maximum vos clients et partenaires
Excepté si vous ne souhaitez pas communiquer sur vos congés en continuant à travailler à distance, vous avez tout intérêt à donner le plus d’indications possibles à vos contacts. Plus vous informez votre interlocuteur en attente à l’autre bout du fil, plus celui-ci est rassuré par votre sérieux. Réponse automatique d’absence dans vos messageries mail, répondeur fixe ou mobile… soignez les messages que vous laissez avant de partir.
Étape 4 : Anticiper les projets et échéances
Vous avez entendu parler d’un projet, vous n’avez pas plus d’informations de la part de vos clients ? La préparation d’un départ est l’occasion toute trouvée pour les relancer. « Je m’y prends très longtemps à l’avance, dès que mes dates de congés sont arrêtées précise Aurélie Delmotte, directrice artistique freelance. Cela me permet d’anticiper les projets que je ne peux pas prendre ou bien trouver des solutions pour organiser la production en fonction des rythmes de chaque projet. »
Étape 5 : N’hésitez pas à prévoir un relais pour vos interlocuteurs réguliers
Plus vous informez vos clients sensibles et avec lesquels vous collaborez régulièrement plus vous anticiper les difficultés. Vous pouvez par exemple, un mois avant votre départ produire un récapitulatif des échéances, les dates de rendu à chaque étape, les coordonnées des bons interlocuteurs pour chaque dossier, etc.
Vous utilisez principalement votre téléphone fixe pour vos relations professionnelles ? Pour transférer ces appels sur votre mobile, des solutions de convergence simples existent.
Check-list avant départ : votre messagerie, un atout pour rassurer vos clients
Votre messagerie, un atout pour rassurer vos clients
Lorsque vous vous absentez, sachez transformer votre messagerie en standard d’accueil rassurant. Rien de tel qu’un téléphone qui sonne dans le vide pour inquiéter vos partenaires. Votre check-list pour partir l’esprit tranquille :
> Votre messagerie fixe
Vous indiquez clairement :
- Les dates de vos congés.
- Le numéro de portable où vous joindre, « en cas d’urgence » (si vous faites le choix de rester en partie joignable).
- Ou bien une présentation du collaborateur qui prendra le relais en votre absence et ses coordonnées précises.
> Votre messagerie mobile
Vous indiquez clairement :
- Les heures auxquelles vous laissez votre portable allumé ou auxquelles vous comptez consulter vos messages. En cas d’urgence, un client ne sera ainsi jamais dans l’incertitude. D’ailleurs, si vous partez loin, n’hésitez pas à préciser à quelles heures, en fonction du décalage horaire, vous pourrez rappeler.
- Vous pouvez en plus indiquer les noms et prénoms de vos partenaires sur tel ou tel dossier si vous travaillez en réseau sur ces dossiers.
> Votre messagerie mail
Créez un message automatique d’absence en précisant encore une fois :
- Le numéro de portable où vous joindre en cas d’urgence,
- Les noms et coordonnées des partenaires ou collaborateurs qui assurent votre relais.
« C’est l’un des avantages essentiels du réseau. Ne jamais laisser vos clients sans interlocuteurs fiables. »
Pour Xavier de Mazenod, fondateur d’Adverbe et du groupement d’entreprises Les Propulseurs, il faut avant tout départ en congés savoir préparer le mental de ses clients réguliers. « Ceux-ci n’anticipent pas à votre place, il faut savoir prévoir et anticiper les demandes. En travaillant en réseau, vous pouvez compter sur des partenaires sûrs et qui connaissent vos dossiers puisque vous y travaillez ensemble ! »
Étape 6 : Oser lâcher prise…
Clore la lecture de cet article et prévoir dès maintenant des solutions simples pour vos prochains congés !