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Réalisez rapidement un e-mailing avec Outlook


Envoyer un compte-rendu de réunion de votre réseau en s’adressant à chaque personne individuellement ou faire une opération de promotion en personnalisant le message est en général plus efficace. Encore faut-il éviter de perdre trop de temps. Dans cet article nous découvrons des fonctionnalités de Microsoft Outlook 2003 qui permettent d’envoyer facilement un email personnalisé à un groupe de destinataires.

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Attention : quel que soit l’objectif de votre courrier, ne tombez pas dans le travers du « spam ». Donnez des informations intéressantes et pertinentes à des destinataires qui vous connaissent. Dans tous les cas, s’il s’agit d’un email de promotion, donnez à vos destinataires la possibilité de se désabonner de votre liste.

Passons maintenant à la pratique.

Le dossier "Contacts" de Microsoft Outlook 2003 constitue votre carnet d'adresses de messagerie et votre lieu de stockage d'informations concernant les personnes, membres du réseau ou prospects avec lesquelles vous souhaitez communiquer. Vous pouvez y enregistrer notamment les adresses e-mail, les adresses postales, les différents numéros de téléphone et tout autre type d'informations relatives au contact.

Dans notre exemple, cette mine d'informations sert de source permettant la réalisation d'un publipostage pour un "e-mailing", évitant d'avoir ainsi recours à la création d'une base de données supplémentaire.

A noter : l'utilisation de Word est indispensable pour que l'opération de fusion et publipostage soit correctement effectuée. Ainsi, les noms et les adresses provenant des Contacts Outlook seront fusionnés directement dans le document principal contenant le texte commun à chaque version du document fusionné, puis, chaque e-mail sera ensuite envoyé directement à son destinataire final.

La procédure pas à pas :


1.

Il vous faut tout d'abord créer votre fichier de contacts s'il n'existe pas encore. Si vous en possédez un que vous jugez trop vaste, il peut être judicieux de créer un sous-dossier et d'y rassembler uniquement les contacts dont vous avez besoin pour cette opération. C’est le cas notamment de tous les membres de votre réseau, club ou groupement. Pour ce faire, il vous suffit de sélectionner "Contacts" dans la liste des dossiers Outlook, puis de cliquer sur "Fichier", puis "Nouveau" et enfin "Dossier". Une boîte de dialogue vous permet alors de nommer votre nouveau dossier de contacts.
Une fois votre liste de contacts complétée, choisissez "Fusion et publipostage" dans le menu "Outils".



2.

La fenêtre qui s'ouvre alors vous permet de déterminer précisément tous les critères de la fusion. Ici, nous choisissons de sélectionner tous les contacts de notre liste et les champs s'affichant à l'écran (prénom, nom, société, adresse...). Nous optons également pour la création d'un nouveau document (une lettre type) qui sera expédié via la messagerie électronique et pour lequel nous n'oublions pas de préciser l'objet du message qui sera automatiquement inséré au moment de l'expédition de chaque mail. Cliquez sur "OK" pour passer à l'étape suivante.



3.

Microsoft Word s'ouvre automatiquement pour vous permettre de créer la lettre type qui sera envoyée par mail. Au démarrage du logiciel, cliquez directement dans le menu "Outils", puis choisissez "Lettres et publipostage" et enfin, "Fusion et publipostage".
Un volet s'affiche alors (ici à l'intérieur du filet rouge), qui vous permet de préciser quelle sera la source des données pour le publipostage. Il faut ici indiquer que la sélection s'effectuera à partir des contacts Outlook, puis choisir le dossier contact souhaité. Une fenêtre s'ouvre, affichant la liste choisie des destinataires du publipostage. Vous pouvez alors effectuer des opérations de tri, de suppression, d'ajout.... Cliquez sur "OK".



4.

Choisissez ensuite l'icône "Insérer les champs de fusion" puis effectuez cette opération pour les différents champs que vous souhaitez voir apparaître dans votre courrier. Composez également le message à adresser à vos correspondants.



5.

Une fois votre courrier rédigé, vous pouvez vérifier le bon fonctionnement de la fusion grâce à l'icône. A l'écran, les champs sont alors remplacés par les données correspondantes. Vous pouvez vérifier l'ensemble de votre liste grâce aux flèches de la barre d'outils.
Vous pouvez enfin procéder à l'expédition de votre courrier en cliquant sur l'icône "Fusionner avec un message électronique". Une fenêtre s'ouvre, vous donnant la possibilité d'affiner les options d'envoi (choix du champ "adresse électronique", modification de l'objet des messages, format des messages, expédition vers l'ensemble des destinataires ou vers certains seulement.)



6.

Vos correspondants reçoivent alors chacun un mail personnalisé (présentant l'expéditeur et le destinataire), de la même manière que si vous les aviez rédigés puis expédiés un à un à partir de votre logiciel de messagerie Outlook.

Article extrait de Microsoft Entrepreneur et adapté pour Place des réseaux
Mise en ligne : février 2006
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