Les règles à connaître lorsque c’est vous qui appelez
Lorsque c’est vous qui appelez, quel qu’en soit le motif ou le degré d’urgence, gardez en tête les principes de respect que l’on attend de vous :
9. Choisissez des horaires adaptés à votre interlocuteur
Pour un coup de fil professionnel, adaptez-vous aux habitudes de vos correspondants et tenez compte du décalage horaire si vous appelez à l'étranger.
10. N’imposez pas votre rythme à l’autre
Votre appel peut déranger autant que vous êtes vous-mêmes parfois dérangé par les coups de fils des autres. Si votre conversation risque d’être longue, demandez systématiquement à votre interlocuteur s’il a le temps nécessaire pour traiter le sujet que vous souhaitez aborder.
11. Présentez systématiquement l’objet de votre appel
Présentez-vous dès vos premiers mots, saluez votre interlocuteur et annoncez l'objet de votre appel. Si vous tombez sur un intermédiaire, laissez un message et demandez à quelle heure vous pourrez rappeler votre interlocuteur sans le déranger.
Et inversement : prenez l’habitude de vous présenter immédiatement en décrochant. Un simple « allô » peut-être perturbant pour celui qui vous appelle pour la première fois.
12. Prévenez votre interlocuteur si vous utilisez le haut-parleur puis présentez les personnes qui vont l’écouter.
Sur votre répondeur, là aussi, faites preuve de tact
13. Veillez à vous présenter clairement ainsi que votre société.
14. Communiquez les horaires auxquels vous serez joignable.
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