Place des réseaux avecBouygues TelecomVerisign
 
 
Bouygues Telecom partenaire

La messagerie instantanée, un moyen pratique de communiquer

Voici la scène : une vingtaine de professionnels d'une grande agence de publicité travaille tranquillement devant les écrans de leur ordinateur dans une grande salle, sans mur ni séparation. Le silence est parfois interrompu par un petit éclat de rire. Autrement, silence complet ! Ils communiquent entre eux à travers la messagerie instantanée ou Instant Messaging (IM).


Pourquoi la messagerie instantanée est un moyen très pratique de communiquer.

Lorsque je me rends dans cette entreprise, c'est la première chose que je remarque (les gens ne parlent pas). Cela peut paraître étrange pour quelqu'un de l'extérieur, mais la vie au quotidien dans de nombreuses entreprises ressemble de plus en plus à ceci, déclare Helen Chan, analyste du groupe de recherche technologique américain Yankee Group.

Une technologie conçue au départ pour les conversations personnelles a envahi le lieu de travail. De nombreux hommes et femmes d'affaires préfèrent utiliser la messagerie instantanée plutôt que le téléphone ou le courrier électronique. En effet, ils sont séduits par son caractère immédiat et efficace lorsqu'il s'agit d'obtenir des informations en temps réel de leurs partenaires, fournisseurs et collègues travaillant à distance.

La messagerie instantanée est essentiellement la version texte d'un coup de téléphone. Dans les petites comme dans les grandes entreprises, les gens l'utilisent de plus en plus pour communiquer. Pour la plupart d'entre eux, elle fait office de roue de secours en cas de problèmes avec la messagerie électronique ou autres programmes logiciels.

Le Wall Street Journal souligne que plus de 100 millions de personnes utilisent à présent les messages instantanés. Dans un rapport intitulé IM : The Sleeping Giant, le groupe de consultants en technologie Gartner Group prévoit que d'ici l'année 2005, la messagerie instantanée relèguera le courrier électronique en seconde place comme principal outil de communication en ligne.

Ceci dit, la messagerie instantanée constituera un plus grand avantage pour les entreprises travaillant en équipes ou sur des projets que pour les détaillants, professionnels indépendants et autres ; pour la simple raison que la messagerie instantanée améliore la collaboration, mais n'est pas le meilleur outil pour développer de nouvelles relations. Toutefois, en dehors des économies de temps et d'argent qu'elle engendre, l'utilisation de la messagerie instantanée n'est pas sans comporter des risques et des inconvénients.

Voici 10 choses à faire et à ne pas faire avec la messagerie instantanée :

  • Adoptez une politique concernant l'utilisation de la messagerie instantanée. Si vous êtes chef d'entreprise, vos collaborateurs doivent connaître votre avis concernant l'utilisation des messages instantanés comme outil de communication avec leurs clients ou partenaires commerciaux. Cette politique devrait comporter au moins des directives générales concernant l'utilisation de la messagerie instantanée. Si vous pensez que ceci n'est pas important, souvenez-vous de l'histoire du directeur d'un Hedge Fund (fonds alternatifs) qui aurait semé la panique en utilisant la messagerie instantanée pour propager des rumeurs concernant une société anonyme cotée en Bourse (La rumeur a dépassé le cadre de l'entreprise, les valeurs de cette dernière ont chuté et le directeur du fonds et son entreprise ont connu de sérieux problèmes).

  • N'utilisez pas la messagerie instantanée pour communiquer des informations confidentielles. Ne suivez pas l'exemple du directeur du Hedge Fund ! Si votre entreprise fournit des conseils professionnels sur les opérations boursières, la finance, la médecine ou le droit, il est préférable d'éviter d'utiliser la messagerie instantanée. Utilisez-la plutôt pour recevoir ou transmettre des informations rapides sur l'état d'un projet ou les heures de réunions ou encore pour localiser une personne.

  • Organisez vos contacts de manière à séparer vos contacts professionnels de vos amis et de votre famille. Éliminez toute possibilité d'inclusion d'un contact personnel dans une discussion d'affaires avec un partenaire ou un client. MSN Messenger vous permet d'organiser vos contacts avec soin.

  • Ne faites pas un usage abusif des messages personnels au travail. Bien sûr, vous pouvez passer des coups de fil privés au travail, envoyer des e-mails personnels et autoriser vos employés à en faire de même. Toutefois, encouragez-les (et vous-même, d'ailleurs) à ne pas en abuser. Allez plus loin avec la messagerie instantanée. Insistez sur le fait que le chat doit être utilisé durant les pauses ou l'heure du déjeuner ou à ce qu'il soit utilisé pour attirer de nouveaux clients ou générer des revenus à l'entreprise.

  • N'oubliez pas que les messages instantanés peuvent être enregistrés. Ne considérez pas la messagerie instantanée comme un moyen idéal de vous amuser, de raconter toutes sortes d'histoires, de calomnier un patron, un employé ou un collègue parce que tous vos messages sont effacés à la fin de la discussion. L'un de vos interlocuteurs peut aisément copier vos messages et les coller sur un bloc-notes ou un document Word ! Certains services de messagerie instantanée vous donnent la possibilité d'archiver des messages entiers. Attention à ce que vous dites, comme vous le faites avec les e-mails.

  • Ne ternissez pas la réputation de votre entreprise ou la vôtre. Les tribunaux n'ont probablement toujours pas résolu le problème de la validité légale des messages instantanés dans les cas de diffamation ou autres. Il est possible que ce que vous dites sur les autres personnes, sur votre entreprise ou sur les autres entreprises ne soit pas passible de poursuites judiciaires. Toutefois, il peut porter atteinte à votre réputation. Faites donc attention à ce que vous dites.

  • Prenez garde aux virus et autres risques liés à la sécurité. La plupart des services de messagerie instantanée vous permettent de transférer des fichiers avec vos messages. Alexis D. Gutzman, auteur et consultant e-Business, affirme que sa recherche a révélé que des fichiers contaminés joints aux messages instantanés traversent plus facilement un pare-feu que les pièces jointes au courrier électronique normal. Les messages instantanés (porteurs de virus) s'attaquent à un pare-feu jusqu'à ce qu'ils trouvent une brèche, poursuit-il. Vous feriez bien d'évaluer la solidité de votre pare-feu de protection et de décider si vous devez limiter le transfert des fichiers véhiculés par la messagerie instantanée.

  • Ne partagez pas les informations ou données personnelles au travers de la messagerie instantanée. Même si vous faites confiance à la personne avec laquelle vous échangez des messages, évitez de divulguer des informations que vous jugez confidentielles (telles que votre numéro de téléphone). Le texte de votre chat est transmis à votre contact par un serveur. Or, si quelqu'un se trouve sur la même connexion et voit le trafic, il peut également voir les informations personnelles, affirme Chris Mitchell, directeur de programmes chez MSN Messenger. Peu probable, peut-être. Mais il vaut mieux envoyer de telles informations par le biais d'un e-mail crypté, ou ne pas les envoyer du tout.

  • Envoyez des messages instantanés clairs et concis. Il n'est pas facile de donner des conseils sur l'utilisation de la messagerie instantanée. Kneko Burney, directeur de recherche e-Business chez Cahners In-Stat Group, l'utilise surtout pour voir si un collègue est à son bureau ou s'il est libre pour participer à une réunion ou à un entretien téléphonique. C'est comme si on jetait un coup d'œil dans le bureau de quelqu'un. A. Gutzman, quant à elle, voit en la messagerie instantanée un moyen d'entreprendre une recherche rapide ou d'obtenir des informations de consultants et même d'avocats. Elle a récemment utilisé la messagerie instantanée pour faire de la recherche et a enregistré des messages entiers dans ses archives personnelles. Toutefois, tous deux s'accordent à dire qu'il est préférable de limiter les demandes d'informations, d'aller droit au but et d'éviter les conversations inutiles. Avec la messagerie instantanée, vous pouvez éviter les longs échanges de politesses, déclare A. Gutzman. On peut dire « Bonjour, ça va ? », puis poser tout de suite sa question.

  • Ne confondez pas un contact avec un autre nom d'utilisateur ou statut. Les noms d'utilisateur de la messagerie instantanée, tout comme les noms d'utilisateur du courrier électronique, doivent être cohérents sur l'ensemble de l'entreprise. Les utilisateurs doivent également veiller à mettre à jour leur statut toute la journée, de manière à ce que les contacts sachent s'ils sont disponibles.

MSN Messenger propose une messagerie instantanée avec un service vocal et vidéo ainsi que d'autres fonctionnalités importantes.


Astuce :
Vous pouvez utiliser MSN Messenger pour accéder aux dernières nouvelles, à la météo ou à la Bourse avec les Alertes MSN. Il vous suffit d'aller à Alertes MSN et de vous inscrire aux informations que vous souhaitez recevoir. Elles apparaîtront dans la fenêtre de votre MSN Messenger lorsque vous vous connectez.

Article extrait de Microsoft Entrepreneur

Les nouveaux forfaits pros 4G et 4G+ intègrent Microsoft Office 365. En mobilité, vous profitez de toutes vos applications bureautiques, des performances proches de la fibre optique pour télécharger des fichiers lourds en quelques secondes, organiser des vidéo-conférences très fluides, travailler en équipe en réseau avec votre propre hotspot, sauvegarder et synchroniser tous vos dossiers sur un serveur ultra-sécurisé.
Pour en savoir plus sur les offres pros Bouygues Telecom.


Technologie Haut de page
 




Bons plans

Annuaire des réseaux