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Servez-vous d’Outlook comme d’un pense-bête électronique

Bien plus qu’une messagerie, Outlook vous permet d'organiser vos messages, vos rendez-vous, vos contacts et vos tâches.
Outre la fonction de messagerie électronique, Microsoft Outlook affiche vos réunions, vous rappelle vos rendez-vous et les planifie.
Découvrez comment programmer en quelques clics, des alertes pour vos actions récurrentes ou non et ainsi respecter vos engagements.

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Voici à titre d’exemple un cas pratique.
L'acompte sur l'impôt de société (IFA) est à verser tous les ans, le 15 mars.
Pour ne pas oublier de verser cet acompte l'an prochain (et les années suivantes), confiez à Outlook le soin de vous le rappeler.

La procédure pas à pas :


1. A l'ouverture de votre logiciel Outlook, basculez dans le "Calendrier". Pour cela, dans le menu "Affichage", pointez sur "Atteindre", puis cliquez sur "Calendrier". Dans le volet de gauche du calendrier qui s'ouvre alors, Outlook affiche le jour, la semaine ou le mois, en fonction de vos choix.



2. Cliquez alors avec le bouton droit de la souris dans le volet de gauche, puis choisissez "Nouvel événement périodique".



3. La fenêtre
"Périodicité du rendez-vous" s'ouvre alors. Il vous suffit de renseigner
les rubriques qui vous intéressent en fonction du type d'événement. Ici, nous choisissons de demander à Outlook d'effectuer un rappel 3 jours avant l'échéance (le 12 mars), tous les ans (périodicité annuelle), sans date de fin. Il faut alors cliquer sur "OK" pour passer à l'étape suivante.



4. Vous devez alors saisir les informations concernant l'objet de cet événement annuel et Outlook prendra soin de l'afficher dès l'année suivante en guise de rappel (ici "Versement de l'acompte sur l'impôt de société"). Vous pouvez ajouter des commentaires, comme par exemple, la date exacte de l'échéance : "A verser le 15 mars".
La possibilité vous est également donnée d'appliquer une couleur à ce rappel en fonction de la nature de l'événement. Dans notre exemple, nous signalons l'importance de cette date par la couleur rouge. Il vous suffit ensuite de cliquer sur "Enregistrer et fermer". Outlook va désormais prendre en compte ce nouvel événement annuel.

Article extrait de Microsoft Entrepreneur et adapté pour Place des réseaux


Mise en ligne : avril 2006
 




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