Comment mieux travailler à plusieurs et à distance ?
4 - Travailler en commun :
Dès qu’un contributeur se connecte, un message s’affiche sur votre document. Vous découvrez alors, en direct, les modifications apportées par vos collaborateurs.
Lorsque vous travaillez à plusieurs, vous ne pouvez voir le travail de vos collaborateurs qu’une fois le document enregistré.
N’allez pas modifier trop vite un paragraphe si vous savez qu’un de vos collaborateurs planche déjà dessus !
Ce qu’il faut savoir avant de commencer à travailler :
Annuler des modifications effectuées par d’autres collaborateurs :
En cas de repentirs, vous pouvez tout à fait récupérer une version antérieure du document. Sur votre page d’accueil, cliquez sur « révision » pour obtenir l’historique des modifications.
Limite de l'outil, il ne permet pas l'ajout de commentaires. Dommage pour un outil aussi collaboratif !
Empêcher de nouvelles modifications sur un document :
Vous pouvez à tous moments modifier les droits d’administration de vos collaborateurs. Par exemple, la dernière version de votre questionnaire est validée par tous les membres du bureau, mais par sécurité, vous préférez bloquer les accès à la version finale. Dans le menu « partager », sélectionnez « Déterminer qui a accès ».
Éviter les malentendus en travaillant en même temps :
Google dispose également d’une messagerie instantanée (gmail) … Bien pratique pour expliquer à vos collaborateurs ce que vous êtes en train de modifier, tout en continuant à travailler.
Les documents Google ne vous permettent pas pour le moment d'éditer les modifications de vos collaborateurs. Si nécessaire demandez-leur d'indiquer leurs ajouts dans la copie, en les soulignant en couleur par exemple.
5 - Récupérer votre document :
Votre travail une fois terminé, n’oubliez pas de cliquer sur « enregistrer et fermer » en haut de votre page de travail. Votre document à jour est prêt à servir. Dans votre page d’accueil, cochez les documents que vous voulez récupérer sur votre ordinateur et cliquez sur « exporter » dans le menu « autres actions ».
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Les documents publics de Google docs, bientôt indexés dans le moteur de recherche
Les documents créés par les utilisateurs de Google documents en version « publique » (View présentation dans le menu « autres actions ») peuvent désormais apparaître dans les résultats de recherche des internautes. Un outil très utile si vous comptez développer votre notoriété… Veillez toutefois à ce que vos documents privés ou confidentiels ne puissent être publiés par d’autres ! Une fois un document créé à plusieurs terminé, peut-être avez-vous intérêt à verrouiller les accès au document.
Lorsque vous travaillez à plusieurs, vous ne pouvez voir le travail de vos collaborateurs qu’une fois le document enregistré.
