Mise en ligne : Juin 2014 Comment réagir face à 5 situations difficiles en réunion.

Extrait de Animer vos réunions de Julia Kalfon, Editions Dunod. Animatrice de réunions depuis 15 ans, Julia met son savoir-faire au service des entreprises.

Le groupe a du mal à s'exprimer.

Lorsqu'un groupe a du mal à s'exprimer, l'animateur doit essayer d'analyser la situation et d'en ressentir la cause. Est-ce lié à l'environnement, au climat entre les participants, à la relation avec l'animateur ?

• Mise en cause de l'animateur
• Vos questions sont-elles claires ?
  - Reformulez vos propos avec des phrases courtes et un vocabulaire simple.
  - Posez des questions courtes et directes.
  
  
• Avez-vous un coup de fatigue ?
  - Redonnez du dynamisme à votre voix.
  - Levez-vous.
  - Changez de posture pour créer un mouvement.
  - Si vous êtes debout, asseyez-vous pour ouvrir un temps d'échange.
  
  
• Comblez-vous trop les vides en posant d'autres questions?
  - Laissez le temps aux participants de prendre la parole.
  - Utilisez le silence, il mettra les participants mal à l'aise et, pour le combler, un participant finira par prendre la parole.
  
  
• Mise en cause de l'environnement physique
• Fait-il trop chaud dans la salle ?
  - Si la température est un peu trop élevée, l'animateur ressentira lui-même cette fatigue. Baisser la température si c'est possible, ouvrir la porte ou la fenêtre.
  
  
• Est-ce au sortir de déjeuner ? En début de matinée ?
  - Prévoir un exercice energizer, qui fasse bouger les participants.
  
  
• Mise en cause du climat entre les participants
• Le manager est-il dans la salle ? Est-ce le manager qui anime ?
  - Les participants n'osent pas s'exprimer à cause du politiquement correct ou des conséquences que leurs propos peuvent avoir.
  - Si le manager anime, le mieux sera de déléguer la prochaine réunion afin qu'il n'y assiste pas.
  
  
• Y a-t-il des conflits entre les participants ?
  - Si l'animateur sent des tensions entre les participants, il peut faire des groupes de travail en veillant à séparer les personnes en conflit.
  
  
• Mise en cause de la culture d'entreprise et des expériences passées
• Comment se passe le suivi des réunions, habituellement ? Ce qui est dit influe-t-il ? Le décisionnaire prend-t-il ses décisions sans considérer ce qui s'est passé pendant la réunion ?
  
  
• Il arrive souvent, dans les entreprises, que les réunions ne servent à rien. Les participants alertent, avertissent et exposent leur point de vue ... mais, au final, le décisionnaire prend sa décision sans se référer à ce qui a été dit. La réunion n'est alors qu'un alibi sans conséquence et les participants n'ont plus envie de participer. Dans ce cas, il faut arrêter de faire des réunions.
  
  
• Si le décisionnaire réalise l'importance du point de vue des équipes, il peut faire appel à un animateur interne, non impliqué dans la prise de décision, ou à un animateur externe qui ira chercher les points de vue de tous.

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