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Mise en ligne : Juin 2014 |
Comment réagir face à 5 situations
difficiles en réunion. |
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Vous êtes animateur d’une réunion qui commence à dévier de ses objectifs ou qui rencontre des problèmes de communication.
Quel est votre rôle et comment réagir face aux difficultés d’un groupe ? Découvrez les bonnes attitudes à adopter pour réagir efficacement et réussir votre réunion.
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Extrait de Animer vos réunions de Julia Kalfon, Editions Dunod. Animatrice de réunions depuis 15 ans, Julia met son savoir-faire au service des entreprises. |
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Le groupe a du mal à s'exprimer.
Lorsqu'un groupe a du mal à s'exprimer, l'animateur doit essayer d'analyser la situation et d'en ressentir la cause. Est-ce lié à l'environnement, au climat entre les participants, à la relation avec l'animateur ?
- Mise en cause de l'animateur
- Vos questions sont-elles claires ?
- Reformulez vos propos avec des phrases courtes et un vocabulaire simple.
- Posez des questions courtes et directes.
- Avez-vous un coup de fatigue ?
- Redonnez du dynamisme à votre voix.
- Levez-vous.
- Changez de posture pour créer un mouvement.
- Si vous êtes debout, asseyez-vous pour ouvrir un temps d'échange.
- Comblez-vous trop les vides en posant d'autres questions?
- Laissez le temps aux participants de prendre la parole.
- Utilisez le silence, il mettra les participants mal à l'aise et, pour le combler, un participant finira par prendre la parole.
- Mise en cause de l'environnement physique
- Fait-il trop chaud dans la salle ?
- Si la température est un peu trop élevée, l'animateur ressentira lui-même cette fatigue. Baisser la température si c'est possible, ouvrir la porte ou la fenêtre.
- Est-ce au sortir de déjeuner ? En début de matinée ?
- Prévoir un exercice energizer, qui fasse bouger les participants.
- Mise en cause du climat entre les participants
- Le manager est-il dans la salle ? Est-ce le manager qui anime ?
- Les participants n'osent pas s'exprimer à cause du politiquement correct ou des conséquences que leurs propos peuvent avoir.
- Si le manager anime, le mieux sera de déléguer la prochaine réunion afin qu'il n'y assiste pas.
- Y a-t-il des conflits entre les participants ?
- Si l'animateur sent des tensions entre les participants, il peut faire des groupes de travail en veillant à séparer les personnes en conflit.
- Mise en cause de la culture d'entreprise et des expériences passées
- Comment se passe le suivi des réunions, habituellement ? Ce qui est dit influe-t-il ? Le décisionnaire prend-t-il ses décisions sans considérer ce qui s'est passé pendant la réunion ?
- Il arrive souvent, dans les entreprises, que les réunions ne servent à rien. Les participants alertent, avertissent et exposent leur point de vue ... mais, au final, le décisionnaire prend sa décision sans se référer à ce qui a été dit. La réunion n'est alors qu'un alibi sans conséquence et les participants n'ont plus envie de participer. Dans ce cas, il faut arrêter de faire des réunions.
- Si le décisionnaire réalise l'importance du point de vue des équipes, il peut faire appel à un animateur interne, non impliqué dans la prise de décision, ou à un animateur externe qui ira chercher les points de vue de tous.
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