Nous avons tous connus de mémorables réunions où un seul participant est parvenu à laminer tous les débats en quelques phrases ou attitudes explosives. Réactionnaires, agressifs, passéistes ou butés, autant de comportements auxquels vous pouvez être confronté !
Quelle réaction appropriée devez-vous adopter face à chaque cas ? Comment sauver votre ordre du jour en cas de débats enlisés ? Lorsque la polémique fait rage, comment désamorcer la bombe ?
Tous les trucs et astuces de René Moulinier.
1) Adopter et rappeler les règles d’or du travail collaboratif
En réseau, l’animateur doit s’attacher à ce que tous les participants puissent s’exprimer à l’égal des autres.
Comment faire ?
Expliquez au groupe que le temps est compté et que chacun devra donc limiter sa prise de parole de manière à ce que tout le monde puisse s’exprimer.
Rappelez les règles d’or du travail collaboratif :
- respect des interventions de chacun
- pas d’attaque ciblée ou personnelle
- entière confidentialité des échanges si elle fait partie des règles de votre réseau.
Rappeler ces règles rend possible et acceptable des interventions de l’animateur du type :
« Bernard, ce que vous dites est intéressant mais pour respecter les temps de parole de chacun en début de rencontre, je vais vous demander de conclure. »
2) Que faire quand les débats s’enlisent ?
Pour René Moulinier aussi polémique que soit le débat, un terrain d’entente est toujours possible grâce au travail fourni par l’animateur qui facilite et modère les échanges.
Règle n°1 : laissez s’exprimer chaque point de vue :
Lorsque les opinions divergent, il convient de favoriser l’expression de tous les points de vue, « surtout l’animateur ne doit pas s’opposer ou censurer même s’il a conscience que l’accord général du groupe est à l’opposé de ce qui vient d’être dit. » Une fois les « points de vue » de chaque participant libérés, l’animateur peut commencer à guider le groupe vers un accord. Cette étape est très importante car quelqu’un qui ne peut pas s’exprimer risque fort de s’opposer plus tard à la décision finale.
Règle n°2 : négociez pas à pas
Pour arriver à un terrain d’entente acceptable par tous, il faut à chaque objection, négociation amener chaque participant à nuancer sa position jusqu’à trouver un terrain d’entente. En effet explique René Moulinier, « rares sont les personnes qui détiennent un avis définitif sur un thème précis, l’animateur a toujours la possibilité de faire évoluer les positions des participants. »
Par exemple :
« Vous me dites ça, mais pourriez-vous faire un pas en avant dans cette direction ? »
« Mais est-ce qu’au fond, on ne pourrait pas reformuler ce que vous dites ainsi : … (reformuler en atténuant les propos) ? »
Il faut alors relancer les partisans de la thèse opposée : « Frédéric a fait un effort, est-ce que vous aussi vous pourriez faire un pas vers lui ? »
Et ainsi de suite.
Astuce :
Utilisez un tableau papier sur lequel vous noterez au fur et à mesure les aspects principaux des déclarations des membres. L’ensemble des notes formera un matériau de base pour la négociation d’un accord.
De plus, on nuance beaucoup plus ce qui reste écrit, une fois face à ses propos, un participant qui se serait laissé entraîner aura tendance à chercher des termes plus édulcorés, plus acceptables à l’écrit.
Attention ! René Moulinier nous rappelle que « si le vote intervient trop tôt dans la négociation, les participants ne pourront faire évoluer leur position puisqu’ils se seront ouvertement déclarés pour ou contre. »
Pour que le vote soit utile, c’est-à-dire le plus consensuel possible, il faut faire voter l’assemblée une fois que toutes les opinions ont été exprimées et négociées.
Règles n°3 : Faciliter l’évaluation des principales solutions proposées
Le rôle de l’animateur consiste également à faire la synthèse des discussions pour chaque thème traité. Il récapitule rapidement les opinions exprimées et reformule l’accord général. Cette étape de l’animation est cruciale lorsqu’il s’agit de prendre des décisions. Si l’un des participants avait une dernière objection à formuler, il vaut mieux qu’il l’exprime lors de cette petite synthèse plutôt qu’en fin de réunion, lorsque tout le monde s’apprête à partir !
De plus, vous vous assurerez ainsi que toute l’assemblée a bien compris la décision car lorsque les discussions s’allongent et les débats s’échauffent, les confusions ou malentendus sont rarement loin.
Règle n°4 : Reposez les esprits
Pour René Moulinier, les débats qui traînent en longueur sont souvent signe de fatigue. Même si la pause est prévue plus tard peut-être pouvez-vous l’avancer de quelques minutes pour qu’au retour, les discussions reprennent plus paisiblement.
Astuce : pourquoi ne pas inviter les participants à changer de place après la pause ? « Comme à la mi-temps d’un match de foot, le changement de côté nécessite une petite réadaptation, un changement de point de vue qui instaure une rupture dans les relations et permet de reprendre les échanges sur de nouveaux rapports humains. »
3) Comment gérer les personnalités difficiles ?
Vous connaissez votre réseau et ses membres, vous savez déjà qui ils sont. Quelques conseils pour gérer chacune de ces personnalités.
Le fou du roi :
Nous les aimons bien les amuseurs publics qui ont toujours une histoire à raconter, toujours le fou rire aux lèvres à la moindre peccadille. Pourtant en réunion, l’individu qui cherche la moindre occasion pour se mettre en avant peut rapidement devenir gêneur.
« Surtout ne pas les brider, l’enjeu consiste à essayer de rebondir sur les propos s’ils amènent un point de vue intéressant en les reformulant de manière plus sérieuse. »
Le discoureur :
Toujours très content d’être en réunion, le discoureur cherche à se mettre en avant en prenant la parole et une fois prise, impossible de l’arrêter ! Dans ce cas, ne pas hésiter à rappeler le timing de début de réunion : « Jean, ce que vous dites est intéressant mais nous disposons de peu de temps, peut-être que vous pouvez faire plus court ? ».
Le buté :
« Il faut canaliser celui qui ne veut pas démordre de sa position mais aussi empêcher les autres participants de le critiquer ouvertement de façon à ce qu’il n’y ait pas d’hostilités clairement déclarées, ce qui ralentirait considérablement la prise de décision. »
Au contraire, il faut le laisser s’exprimer et l’astuce consiste alors à chercher dans ses réflexions ce qui peut intéresser le groupe et faire avancer le débat.
Les bavards :
Rien ne sert de s’énerver, les bavards, tout à leur conversation ne vous entendront pas. Regardez-les avec insistance et sans rien dire. Bientôt le silence se fera autour d’eux jusqu’à ce que l’un des bavards tourne la tête vers vous. Si toutefois ils ne remarquaient rien, un voisin les rappellera sûrement à l’ordre !
L’opposant rancunier :
Éternel détracteur, c’est un cousin du buté. Il s’agit pour l’animateur de trier les propos tenus. Faire la part des choses entre les critiques constructives qui peuvent faire avancer les débats et les chicaneries à l’encontre de personnes.
Autre possibilité : l’opposant est souvent très à l’aise pour contrer les arguments des autres à l’oral, mais il sera sans doute déstabilisé si vous lui demandez directement ses propres solutions ou d’expliquer les expériences, les sources qui lui permettent d’avancer ce qu’il dit.
Le passéiste :
Il trouve toujours une bonne occasion pour raconter sa vie passée, des anecdotes, des histoires parfois longues. Il faut intervenir, au bout de deux prises de paroles du genre, vous aurez bien du mal à boucler votre ordre du jour ! Le tout est de savoir doser gentillesse et fermeté.
Par exemple :
« François, vos histoires sont passionnantes, vous êtes la mémoire du groupe, mais nous aurons sans doute plus de temps pour vous écouter au déjeuner. »
L’agressif :
Ne pas le brusquer en bridant sa prise de parole mais tenter de rapprocher ses propos de ce qu’on pense être l’accord majoritaire du groupe : « En somme, vous nous dites ceci et je le note. »
Attention, il ne faut en aucun cas écarter les opposants du groupe, leurs avis doivent être considérés et notés dans le compte-rendu de la réunion. Si une personne se sent isolée, elle peut initier un travail de sape extrêmement destructeur. En revanche, si elle est invitée à s’exprimer et que l’on tient compte de ses remarques, elle ne pourra plus contester la légitimité de l’échange.
Les timides :
Aucune mauvaise volonté de leur part, ils souhaitent autant que les autres participer et donner leurs avis. Il s’agit de ne pas les brusquer, surtout ne pas interroger directement la personne au risque de la bloquer encore plus.
Amorcer leurs réponses avec une petite phrase du genre :
« Vous m’avez souvent parlé de vos expériences avec les assureurs, je crois que cela va intéresser tout le monde … »
L’intervenant exceptionnel :
Rares sont les relations de hiérarchie en réseau, pour autant, les mêmes comportements dérangeants peuvent se retrouver lorsqu’une personnalité, un invité extérieur au réseau fait une intervention en réunion.
Souvent la personnalité n’intervient qu’en cours de réunion et l’animateur doit le présenter.
Après lui avoir expliqué brièvement les thèmes abordés, l’avancée des discussions, il doit également l’inviter à intervenir, « il faut l’intégrer dans les discussions, évidemment la durée de son intervention aura été définie à l’avance et prévue dans l’ordre du jour ».
4) Adopter le principe de précaution
Lorsqu’un problème se profile :
Vous savez déjà que les négociations vont être difficiles, le sujet a déjà été traité et l’accord n’a pu être trouvé ou les membres doivent prendre une décision cruciale pour le réseau et vous pressentez qu’ils ne sont pas tous prêts à cette évolution, … autant de situations délicates où vous allez devoir accorder tout le monde.
Une bonne pratique consiste alors à convoquer les participants une demi-heure plus tôt pour organiser un pot d’accueil, cela détendra tout le monde avant la réunion. Vous pourrez ainsi prendre la température du groupe puis, le cas échéant modifier votre introduction, votre conduite de réunion si vous sentez les membres très tendus ou peu enclins à négocier.
Vous avez déjà repéré des personnalités que vous savez difficiles :
« L’exercice demande un peu d’habilité, mais cela peut se faire très simplement, il faut avant
même le début de la réunion, allez voir directement la personne et aborder le problème. »
– Dans le cas d’une personnalité difficile : « Je sais que vous avez une opinion très arrêtée sur le thème de la réunion, mais j’aimerais que vous fassiez court de manière à laisser tout le monde participer. »
– Dans le cas d’un invité de marque : vous lui rappelez que les règles définies collectivement sont applicables à tous et qu’il devra respecter le temps de parole imparti à chacun.