Les wikis, des outils simples pour mieux travailler en réseau

Wiki travail reseau

Partage de connaissances, rédaction de documents en commun, brainstorming, organisation et répartition des tâches, les possibilités offertes sont multiples. Simples à utiliser, les wikis constituent des outils privilégiés pour l’animation de votre réseau. Jérôme Delacroix, auteur d’un ouvrage sur les wikis, nous guide parmi la multiplicité des applications et confie ses trucs pour bien les utiliser.
Auteur de Les wikis. Espaces de l’intelligence collective, Jérôme Delacroix est également créateur de Coopératique et consultant en management coopératif.
Jérôme Delacroix a créé le blog et l’entreprise Coopératique (conseil en management coopératif) et il est également associé chez Nearbee.

Des sites pour partager et travailler à distance

Définition

Un wiki est un site collaboratif sur lequel tous les lecteurs ou membres autorisés peuvent très simplement modifier des pages ou en ajouter de nouvelles.
Résultat : documents, articles, travaux, plannings sont librement accessibles et modifiables par tous les membres ou une partie du réseau.
À la différence d’un blog, le wiki s’organise en plusieurs rubriques et non sous forme chronologique. Plus complet, il est en revanche aussi facile à créer. En fait, vous pouvez tout à fait l’utiliser comme un intranet.
Quelques exemples de Wiki en libre accès :

  • Le plus connu de tous, Wikipedia
  • cherclient.com
  • encyclopédie Citizendium

Un membre autorisé, qu’est-ce que c’est ?

L’administrateur du wiki modère l’accès au wiki et la modification de ses contenus. Vous pouvez autoriser chaque membre de votre réseau à :

  • accéder au contenu du wiki
  • modifier toutes ou certaines des pages du wiki

Comment les utiliser

Pour Jérôme Delacroix, contrairement à un blog collaboratif, le wiki permet de « créer à plusieurs, que ce soit une somme de connaissances, des documents, un projet. »

Pour un réseau ou un club, un wiki peut remplir deux fonctions distinctes et compatibles :

Faciliter le partage des connaissances et des documents de référence entre tous les membres du réseau

Typiquement ce sont l’encyclopédie partagée Wikipedia et ses déclinaisons, ces wikis permettent de partager un savoir que chacun est libre de modifier ou de compléter.

En somme, le wiki devient l’endroit où vous stockez tous les documents de référence du réseau. Vos documents ne sont plus centralisés sur un seul ordinateur ou au contraire éparpillés entre les différents responsables. Le wiki devient la bibliothèque virtuelle du réseau, accessible par tous les membres du bureau ou du réseau. Finis les documents égarés et les pertes de temps lors des passages de témoin entre membres du bureau !

Bénéfice additionnel, si vous le souhaitez, vous pouvez autoriser les membres du bureau ou les responsables de commission (ou pourquoi pas l’ensemble des membres) à modifier ces documents partagés sur le wiki. Imaginez le gain de temps, si chaque membre entretient lui-même sa fiche-annuaire !

Fluidifier la gestion d’un projet collaboratif et la collaboration entre partenaires sur un projet

Idéal dans le cas d’une co-traitance sur un projet client.
Par exemple vous êtes plusieurs consultants et formateurs à travailler ensemble pour un même client. Le wiki devient alors un support de travail partagé entre tous les acteurs du projet. Accessible en continu, il permet aux participants autorisés d’éditer des documents tout en donnant à chacun la visibilité sur les changements qui ont été faits.

Ainsi, pour la création d’un site Web, Jérôme Delacroix utilise un wiki réservé à ses prestataires et à son client. Développeur, graphiste, technicien, tous partagent quotidiennement leurs informations en direct. « Le wiki nous a permis d’avancer simultanément et de livrer très rapidement une première version du site, améliorée au fur et à mesure. »

En pratique :
De nombreux wikis sont aujourd’hui dotés d’applications connexes comme des agendas, des plannings, des tableaux blancs et permettent d’organiser le travail d’un groupe ou de travailler ensemble sur un même projet à distance.

Tous les membres autorisés sur le wiki vont pouvoir utiliser les outils à disposition pour organiser la charge de travail et partager leurs avancées au fur et à mesure.

Vous partagez un planning de votre projet en cours et les membres peuvent à leur tour ajouter des rendez-vous ou de nouvelles tâches.
Vous simplifiez les passages de relais entre les différents acteurs du projet.

Créer un wiki, en quelques clics et un peu de remue-méninges

« Les wikis sont des outils très simples à créer. Soit vous choisissez d’installer un logiciel et celui-ci vous guide pas à pas dans la création du wiki, soit vous optez pour une solution hébergée et la création du wiki est techniquement plus simple encore. » explique Jérôme Delacroix. Pour autant, avant de créer le wiki mieux vaut consacrer une ou deux heures à adapter l’outil aux impératifs du réseau.

Définir les objectifs du wiki

Deux exemples :
1. Une base de connaissance partagée pour un club d’entrepreneurs.
2. Un espace de travail en ligne permettant aux membres d’un réseau de consultants de travailler ensemble sur une mission ou un projet client.

Définir les différentes rubriques du wiki

Exemple 1 :

Le wiki de ce club de créateurs d’entreprises pourrait s’organiser autour des rubriques suivantes :

Charte du réseau
Objectifs du réseau
Les communications du président
Agenda 2007-08
Annuaire des membres
Comptes-Rendus 2007
Contributions des membres, ceux-ci peuvent alimenter la rubrique au fur et à mesure pour partager leurs bonnes pratiques
Etc…
Ces rubriques servent d’armature de base. Elle peut évoluer en fonction des besoins propres à chaque réseau et des contributions des différents membres.

Exemple 2 :

Le wiki pour suivre un projet mené dans le cadre d’un réseau de consultants

L’intérêt d’utiliser un wiki dans ce cadre de projet est avant tout de pouvoir travailler ensemble sur des documents communs. Dans ce cadre, les rubriques du wiki vont refléter les différentes parties d’un dossier. A titre d’exemple :

Proposition commerciale
Gestion du projet (devis, factures…)
Comptes-rendus de réunions
Planning
Documents communiqués par le client
Pige concurrence
Chantier 1
Chantier 2
Certaines solutions de wiki proposent également des fonctionnalités complémentaires utiles dans ce cadre, telles qu’un blog, un agenda commun, un annuaire…

Définissez le degré de confidentialité du wiki

Les possibilités sont multiples, pour chaque page, vous avez la possibilité de :

Laisser la page en libre accès à tous les internautes
Réserver l’accès aux seuls membres
Autoriser la modification de la page à tous les membres ou quelques-uns
Réserver les modifications à l’administrateur ou aux membres du bureau
Autoriser des modifications ou seulement des commentaires…

Responsabiliser un animateur du wiki

« Dès qu’un wiki est utilisé par plus de douze contributeurs, mieux vaut désigner un responsable, il pourra inciter les membres à participer ou modérer les abus » explique Jérôme Delacroix. Cette fonction essentielle pour faire vivre le support constitue en plus un facteur clé pour favoriser les liens entre les membres.

Instaurer l’utilisation systématique du wiki pour les partages d’informations ou de documents entre les membres

Pour créer des habitudes d’usage, faites régulièrement référence au wiki. « Il doit devenir le point d’eau informationnel auquel les collaborateurs viennent s’abreuver régulièrement. » Nous avons tous en tête une expérience malheureuse, une ancienne version de compte-rendu de réunion envoyé par erreur, un document perdu… le wiki permet d’éviter ce genre d’incidents, à condition que tous les membres l’utilisent !

Guide : les meilleurs supports pour créer votre wiki

Support Usage Avantages Inconvénients
Moteurs Wiki
Media Wiki . Partage de connaissances
. Discussion
. Installation simple
. GratuitSolution choisie
par les fondateurs
de Wikipedia et Citizendium
.
. Conçu pour les wikis publics, il est souvent difficile de protéger les pages.
. Gestion du texte (mise en gras, italique) délicate.
Xwiki . Gestion de projet
. Partage de connaissances
. Discussion
. Gratuit
. Fonctionnalité blog et agenda intégrées
. Gestion fine de l’accès des membres (protection d’une seule page, d’une rubrique…).
. Mise en place plus complexe, « mieux vaut connaître un informaticien ».*
Solutions hébergées
Nearbee . Gestion de projet
. Partage de connaissances
. Discussion
. Externalisation des aspects techniques (installation).
. Interface intuitive
. Offre sectorielle**
. Version bêta
Social text . Gestion de projet
. Partage de connaissances
. Discussion
. Externalisation des aspects techniques (installation). . Version anglaise uniquement

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