Evénements réseaux : les 7 secrets des ambiances réussies

Pourquoi certains événements réseau laissent une trace plus forte à leurs nouveaux membres et leur donne envie d’adhérer et d’en parler autour d’eux ? Quels sont les petits plus, les idées originales qui font la différence ? Pour nous inspirer 4 animateurs nous répondent…

Avec :
Olivier Sarezinski, Co-fondateur du réseau d’affaires OptimRezo.
Valérie Payotte, Présidente de C.M.E. le réseau d’entraide des entrepreneurs, pays de la Loire.
Frank Cazalas, Directeur de clientèle d’Actengo, web agency.
Valérie Thorrée, Chef de projet Plato, CCI de Rennes.
Alain Bosetti, Fondateur de Place des réseaux.

« La règle d’or : mettre en valeur les participants ».

Olivier Sarezinski va droit au but : les basiques d’un événement réseau ne suffisent plus. « Faire venir un traiteur, un petit discours de bienvenue et laisser les participants discuter entre eux en espérant qu’ils feront de bonnes rencontres, c’est court. Même l’intervention d’un conférencier ne fait pas l’événement. Et puis attention, un entrepreneur qui a réussi n’est pas forcément un bon conférencier ». Avec ces ingrédients, au mieux les participants passeront un bon moment et certains plus aguerris tireront leur épingle du jeu, mais de nouveaux membres pourront avoir du mal à s’intégrer et le partage ne sera pas optimal. Alors, quoi faire pour booster à la fois l’efficacité et la Convivialité de la rencontre ?

1. Une recette simple : la mise en scène des présentations en 3 minutes.

Jusque-là rien de bien spécial par rapport aux maintenant fameux Speed Business Meetings®. La nouveauté : préparer avec un animateur cette présentation sur un thème imposé, ce qui permet d’éviter les présentations classiques souvent monotones.

2. Deux thèmes qui cartonnent pour se présenter :

Racontez ce que vous avez vécu lorsque vous étiez plus jeune et qui vous a donné envie de faire ce que vous faites aujourd’hui.
Présentez un objet qui symbolise les bénéfices que vous apportez à vos clients et expliquez cette symbolique.
« Chacun a ainsi l’opportunité de jouer un rôle pendant la soirée et donc tous les participants sont en situation pour la co-animer. Les interventions sont courtes, surprenantes, touchantes souvent. La soirée est très rythmée. La succession des présentations apporte une richesse de témoignages très inspirante. Chacun s’exerce à prendre la parole devant un public très bienveillant dans une ambiance très détendue » conclut Olivier Sarezenski.

3. Le parcours découverte pour maximiser les contacts.

Sans aller jusqu’aux chaises musicales, dans le réseau C.M.E, on pratique les déjeuners tournants. Les participants sont regroupés par table de 5 sous la houlette d’un « pilier », un animateur accompli du réseau. Surprise ! Sur sa serviette chacun découvre une carte de jeu. Au recto, un message de Bienvenue. Au verso : un parcours personnalisé et totalement aléatoire, par exemple : « Avancer de trois tables sur votre gauche, puis reculer d’une table à votre droite, puis avancer à nouveau de deux tables devant vous ». Car la feinte, c’est qu’on change de table à chaque plat : entrées, plat, dessert. Au menu : présentations à tour de rôle, échange de cartes (pas celle du restaurant). Seuls les piliers restent à leur place pour renouveler l’animation, régler l’accueil et s’assurer du timing. « Chacun peut prendre ainsi le temps de se présenter à 15 autres membres, précise Valérie Payotte. C’est fun, et bien plus efficace que les buffets, plus intimidant pour les nouveaux et où les participants papillonnent sans vraiment structurer leurs échanges. C’est aussi plus ouvert que le repas conventionnel où on ne peut pas nouer autant de contacts, tout en laissant autant de chances d’approfondir les présentations ».

4. Le jock’heure réseau pour devenir clients les uns des autres.

Dans un réseau, on connaît tous la sacro-sainte règle de la réciprocité : donner avant de recevoir. Mais Valérie Payotte a pourtant trouvé un raccourci… le Jok’heure. Avec son Jok’heure, chacun propose une heure de ses services gratuitement aux autres membres du réseau. Un comptable a besoin d’un webdesigner ? Il peut échanger une carte Jok’heure contre la prestation désirée. Si le webmaster n’a pas besoin d’un comptable, il garde la carte reçue et pourra l’utiliser, l’échanger à une autre occasion. Pour Valérie Payotte, « l’avantage du système est de pouvoir se tester entre membre et donc de se connaître dans le concret d’une prestation ». Voilà qui rend les recommandations d’autant plus faciles et naturelles.

5. Le jeu des points communs

Au démarrage de ses conférences réseau, Alain Bosetti demande à tous les participants qui ne se connaissent pas de se mettre en binôme avec leur voisin (sauf si c’est un camarade déjà connu) et à son coup de sifflet la compétition commence… C’est au binôme qui se sera trouvé le plus de points communs en deux minutes chrono ! À la fin du jeu, Alain Bosetti fait monter les enchères : quel groupe s’est trouvé au moins 3 points communs. Tous les doigts se lèvent… puis 4, 5, plus de 6, etc. Le binôme gagnant expose aux autres ses points communs. « C’est incroyable, s’étonne l’animateur, les niveaux de proximité et le nombre de relations communes qui peuvent être obtenus en si peu de temps ! »

Pour conclure le jeu, un petit cadeau symbolique récompense les gagnants. Cette animation très simple crée immédiatement une ambiance chaleureuse de partage. Rien ne vous empêche de la répéter plusieurs fois avant d’attaquer votre ordre du jour.

6. Une interactivité en temps réel de tous les participants.

Quand un événement réseau est organisé dans la TIC Valley, les 30 à 50 personnes réunies, généralement autour d’un thème et d’un expert intervenant peuvent twitter leurs commentaires et leurs questions sur un écran géant. « Pas d’inhibition, se félicite Franck Cazalas, ça va très vite et le système rend la communication extrêmement fluide pour tout traiter en un minimum de temps. Les échanges qui suivent sont plus libres et plus riches. »

7. Un format concentré de rencontre pour stimuler les motivations des nouveaux membres.

Un petit-déjeuner de présentation du réseau Plato ne dure qu’une heure, mais c’est pour les 25 participants un moment très dense de découvertes. Assis en hémicycle pour favoriser les échanges, ils assistent successivement au retour d’expérience d’un entrepreneur déjà membre, au témoignage du coach qui a pu l’accompagner. Ce double regard est approfondi par l’intervention stimulante d’un expert qui traite un thème pertinent comme par exemple l’analyse des clients 20/80 en livrant quelques outils appropriés. Les animateurs interviennent comme facilitateurs pour faire circuler la parole. Au final, le tempo, la convivialité la qualité et la variété des interventions volontairement courtes font que les participants repartent gonflés à bloc et avec l’envie d’aller plus loin.

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