La fonction de personnalisation de document de Word vous permet d’insérer rapidement des données au sein d’un document. Cela est particulièrement utile pour des documents tels qu’un contrat-type pour lequel les seules données variables sont les données relatives au signataire du contrat.
Les contrats sont souvent des documents volumineux, où un certain nombre d’éléments (nom et adresse des parties, numéro de contrat, etc.) sont répétés à de multiples reprises. En utilisant la fonction de personnalisation et en insérant des champs dans un contrat-type, il devient beaucoup moins fastidieux de le remplir.
La procédure pas à pas
1. Ouvrez dans Word le contrat dont vous souhaitez automatiser la saisie. Cliquez sur [Fichier] et sélectionnez [Propriétés]. Cliquez sur l’onglet [Personnalisation].
2. Déterminez les variables qui reviennent à de multiples reprises dans votre contrat telles que le nom, l’adresse, le numéro de téléphone du client, le type de contrat… Pour chacune d’elles, saisissez un « nom » et une « valeur » explicites (par exemple le numéro de téléphone du client, pour le nom tapez : « Numéro » et pour la valeur ; « Numéro téléphone client »), puis cliquez sur [Ajouter].
Cliquez sur [OK].
Note : certains noms de variables (Adresse, Client…) sont prédéfinis. Vous pouvez les sélectionner et leur attribuer la valeur de votre choix.
3. Dans votre contrat, repérez les zones où doivent apparaître les variables que vous venez de personnaliser. Placez le curseur dans la zone, cliquez sur [Insertion] dans la barre de menu et sélectionnez [Champ…]
Une boîte de dialogue Champ s’ouvre. Dans le menu déroulant Champs, sélectionnez [DocProperty] (PropriétéDoc). Une liste de propriétés apparaît à droite, incluant les noms de variables que vous avez déterminés lors de l’étape 2. Choisissez le nom approprié et cliquez sur OK.
4. Le champ apparaît dans votre document. Il est désigné par la valeur que vous lui aviez donnée lors de l’étape 2. Vous pouvez maintenant [Copier] et [Coller] ce champ dans chacune des zones du contrat où il doit apparaître. Faites de même avec les différentes variables : nom, numéro de téléphone…
Votre contrat-type est prêt ! Sauvegardez-le.
5. Pour modifier votre contrat-type par la suite, c’est très simple : cliquez sur [Fichier], et sélectionnez [Propriétés]. Cliquez sur l’onglet [Personnalisation]. Les variables apparaissent dans la partie Propriétés : sélectionnez-les, et pour chacune d’entre elles, saisissez la valeur personnalisée. Cliquez à chaque fois sur [Modifier].
Cliquez sur [OK].
Pour mettre à jour les champs, sélectionnez l’ensemble de votre document (Ctrl+A) et appuyez sur la touche [F9]. Votre contrat est mis à jour, vous n’avez plus qu’à l’imprimer.