Bureaux mobiles, outils de présentation impactants ou utiles pour mieux équilibrer vie pro et perso… Les tablettes peuvent véritablement vous aider à gagner du temps. Comment les utiliser ? Quatre usages concrets de quatre entrepreneurs qui ne pourraient plus aujourd’hui s’en passer.
« J’optimise facilement mes déplacements. Toutes mes données sont accessibles en quelques secondes. Et en rendez-vous, je peux les montrer très facilement et améliorer ma présentation. »
Fadhila Brahimi, spécialiste en stratégie de présence pour les marques et les personnalités publiques, auteur du blog du personal branding
Place des réseaux (PDR) : La tablette tactile, qu’est-ce que cela a changé pour vous sur le plan pro ?
Fadhila Brahimi (FB) : Je supprime des étapes qui pouvaient jusqu’à présent prendre du temps. Exemple, en rendez-vous, je prends mes notes directement sur ma tablette. Une fois terminé, en quelques minutes, mon compte-rendu est prêt, hébergé dans un Google Docs que je peux consulter ou partager à tous moments.
PDR : Quels sont pour vous les principaux avantages des tablettes ?
FB : C’est un gain de temps quotidien. Un ordinateur portable peut évidemment me permettre tout cela. Mais il pèse deux kilos et met bien plus de temps à s’allumer. Ma tablette est toujours dans mon sac. Pour moi c’est :
1. Un support de présentation performant
En rendez-vous, j’ai mon texte sur la tablette. C’est un mémo utile pour guider ma présentation orale. Cela me libère de cette situation souvent compliquée à gérer : la présentation qui défile dans le dos, l’obligation de rester collée à l’ordinateur relié au vidéoprojecteur tout en se retournant constamment pour vérifier que la projection est calée. D’ailleurs souvent, avec mes clients, la présentation dérive, on parle d’autres choses. En quelques secondes j’ai accès à des photos, diaporamas ou vidéos. Ces sources complémentaires passent de main en main et complètent efficacement l’argumentaire.
2. Pour « montrer » immédiatement…
Autre exemple beaucoup plus parlant, lors d’une soirée, un contact me dit ne pas vraiment comprendre tout ce qui se joue autour des blogs… En quelques secondes, je pouvais lui montrer des blogs et lui expliquer la démarche de gestion de réputation que je propose à mes clients. D’ailleurs pour moi aussi, cet aspect visuel est essentiel.
De mon smartphone, je tweete, j’utilise mon profil Facebook ou autres… En face à face, je peux vérifier directement sur mon iPad les réponses obtenues, le rendu à l’écran, etc.
3. Pour mieux équilibrer temps personnel et professionnel
Quand il faut travailler le week-end, quand il faut relire un document, suivre l’actualité, trois heures sont vite passées si l’on s’installe au bureau. Avec ma tablette, je me connecte plus rapidement et cela devient juste une parenthèse informelle et rapide qui n’empiète pas trop sur le quotidien.
« Ma tablette est devenue mon ordinateur portable : aussi efficace et productif. »
Jérôme Deiss, social média manager et auteur du blog
E-reputation de la veille.
Place des réseaux (PDR) : Comment utilisez-vous votre tablette au quotidien ?
Jérôme Deiss (JD) : Principalement en social média management (comptes Twitter, Facebook, animation de communauté, etc.), mais je l’ai paramétré pour pouvoir faire tout ce que je réalisais déjà avec mon ordinateur portable : prises de notes, gestion bureautique, présentation, etc.
L’usage en déplacement est plus confortable et parfois très bluffant auprès des clients.
PDR : Pourtant les tablettes sont limitées, ne serait-ce qu’en matière de stockage. Comment avez-vous complété votre tablette pour votre usage professionnel ?
JD : Cela demande un peu d’investissements. Mais je m’y retrouve puisque j’utilise le 1er prix, le petit modèle d’iPad, 16Go, sans 3G.
1. Remplacez les logiciels courants :
Suite bureautique, logiciel de création de présentation, applications de réseau social… Tout est disponible, en version gratuite ou abordable. Je n’ai pas consacré plus de 8 euros par application. Pour produire du texte, j’utilise Pages (7,99€) ou en version gratuite PlainText.
2. Contournez le problème les limites de stockage de données :
En matière de stockage des données, les capacités des tablettes peuvent paraître limitées comparées à celles de votre ordinateur portable. C’est sans compter les possibilités du cloud computing (hébergement sur des serveurs distants, indépendants du poste de l’utilisateur).
Je stocke toutes mes données sur Internet via Dropbox (jusqu’à 8 Go en version gratuite). Bien pratique, l’interface permet en plus de partager certains de vos documents avec d’autres internautes.
3. Améliorez le confort de travail et la connectivité :
> Un clavier : dès que vous devez rédiger plus de 10 lignes de texte, le clavier d’une tablette peut devenir inconfortable. J’en ai choisi un qui sert en plus de support pour poser la tablette à la verticale.
> Un adaptateur VGA : pour afficher l’écran de la tablette sur votre écran d’ordinateur, mais surtout pour le connecter à un vidéoprojecteur. Lors de mes présentations, j’apprécie vraiment cette option. Cela me permet de projeter le travail en cours, notamment des Mind Mapping. Je peux compléter la carte en cours pendant la réunion. J’utilise aussi Prezi pour réaliser des présentations créatives et animées. La simplicité de l’iPad lors de tels rendez-vous en a surpris plus d’un !
« C’est un véritable assistant personnel. La tablette m’a permis de revoir mon organisation. Je gagne jusqu’à deux ou trois heures de productivité par jour. »
Emmanuel Guetta, maintenance informatique et conseil à l’achat, créateur de G2 Informatique.
Place des réseaux (PDR) : Comment utilisez-vous votre tablette ?
Emmanuel Guetta (EG) : Intervenant chez des particuliers et des professionnels, je passe le plus clair de mon temps en déplacement. Toutes mes données sont automatiquement synchronisées avec mon téléphone et mon ordinateur, je peux y accéder à tout moment et gérer mon activité de partout.
PDR : Une journée type avec une tablette ?
EG : Bienvenue dans mon univers, cela commence assez tôt !
1er temps :
> Revue de presse techno au petit-déjeuner. La tablette me permet de consulter facilement la presse ou les blogs spécialisés et cela m’évite d’avoir une quinzaine de magazines étalés sur la table.
> Organisation des interventions et trajets : tous mes rendez-vous sont synchronisés dans mon calendrier et via l’application Maps, je peux les géolocaliser en un clic. Je cherche les itinéraires les plus courts avec l’application RATP. Si nécessaire, je déplace un rendez-vous de manière à limiter au maximum les temps de transports.
Depuis que j’ai cette possibilité de visualiser mes trajets, je peux organiser 2 ou 3 interventions supplémentaires par jour.
2e temps, en rendez-vous client :
> Un accès à l’information technique plus rapide : J’ai souvent besoin d’accéder à la documentation des fournisseurs, pour vérifier l’ouverture d’un boîtier spécifique ou parce que les prix des composants varient plusieurs fois dans une même semaine. J’adapte donc mon devis directement chez le client. Si je devais utiliser un ordinateur, je passerais mon temps à attendre qu’il s’allume !
> Une facturation en direct : J’ai opté pour un logiciel de facturation en ligne qui me permet d’éditer des factures à l’image de mon entreprise en quelques clics via l’application mobile du logiciel. Je la transmets directement à mon client en PDF à l’issue de l’intervention.
Fin de journée : je retrouve toutes les données traitées dans la journée sur mon ordinateur. Contacts, rendez-vous, données… Tout a été directement synchronisé. Pour faire des commandes de produits par exemple, je retrouve les photos des configurations prises dans la journée en un clic. Cela m’évite bien des allers et retours inutiles. Et puis s’il me reste du temps, de retour sur la tablette, je peux administrer la page Facebook de mon entreprise. C’est tout de même bien plus agréable installé dans le canapé qu’au bureau !
« En rendez-vous ou au hasard des événements, ma tablette me permet de mieux expliquer mon activité. »
Xavier Vallette d’Osia, associé de Novamotion, production vidéo, spécialiste en motion capture.Place des réseaux (PDR) : Pourquoi une tablette en support de présentation ?
Xavier Vallette d’Osia (XVO) : Nous créons des personnages virtuels qui s’intègrent en vidéo sur différents supports de communication (film institutionnel, web, print, animation live de salon et convention). Dans les rendez-vous de networking ou au hasard des rencontres professionnelles, c’est difficile d’expliquer notre spécialité à des personnes qui ne connaissent pas ce secteur.
Les vidéos de nos réalisations sont bien plus parlantes et une tablette me permet de les présenter quasi instantanément. Souvent l’effet de surprise va de paire avec l’intérêt de l’interlocuteur ! Récemment dans un bar où avait lieu une rencontre de réalisateurs, j’ai pu facilement retenir l’attention des participants une bonne vingtaine de minutes en la branchant sur l’écran plasma du café.
PDR : C’est facile d’intégrer des vidéos sur une tablette ?
XVO : Oui, mais attention la technologie flash n’est pas prise en compte sur toutes les tablettes. Par exemple, si vous souhaitez héberger des vidéos sur un iPad, il faut les compresser. Vous pouvez aussi utiliser Youtube, Viméo ou Dailymotion. Mais la qualité de votre présentation dépendra de la connexion Wi fi ou 3G.
Alternative à la vidéo, vous pouvez efficacement créer un support de présentation de votre activité avec :
- un diaporama photos de vos produits,
- une présentation rapide des points forts de votre expertise, des cas clients expliqués en quelques captures d’écran, etc.
Les idées clés de l’article :
Les tablettes tactiles proposent des fonctionnalités très intéressantes pour les professionnels mobiles. Les points de vigilance pour choisir le bon équipement :
- Compatibilité avec votre équipement informatique : pour gagner du temps, votre tablette doit pouvoir se synchroniser facilement avec votre ordinateur.
- Wi fi ou abonnement 3G : à évaluer selon votre environnement de connexion actuel.
- Accessoires : périphériques ou seront peut-être des compléments indispensables. Comparez les prix des uns et des autres pour vous faire une idée du véritable coût d’un tel équipement.
