Vous souhaitez mieux connaître vos clients ou en attirer de nouveaux ? Pourquoi ne pas organiser un événement ? Voici comment planifier et optimiser un événement professionnel.
La plupart des entrepreneurs du web vous le diront : il est parfois difficile de se faire une véritable idée sur ses clients et prospects. Pour mieux les reconnaître, rien ne vaut une rencontre « IRL » en organisant un événement.
Contrairement aux idées reçues, organiser un événement ne nécessite pas un budget très important, en revanche cela demande pas mal d’organisation.
Bien cibler les participants
Avant de plonger dans la planification de votre événement, vous devez choisir précisément le type de personne que vous allez convier. N’oubliez pas que votre objectif principal reste de trouver de nouveaux clients, aussi votre événement s’inscrit dans une stratégie de communication globale. En plus de cibler des personnes spécifiques, vous devez avoir une idée de ce que vous pourriez faire avec eux à l’avenir : vont-ils devenir des clients ? Des partenaires ? Allez-vous travaillez ensemble pour proposer des offres de service complémentaires ?
La nature et le format de votre événement seront dictés par les personnes que vous avez invitées. Enfin, n’hésitez pas inviter des anciens clients afin de les faire participer à l’évènement et surtout témoigner de leur satisfaction à votre égard.
Choisir la bonne date et le bon horaire
Le choix du lieu et de la date revêt une grande importance. Ils doivent correspondre aux besoins et aux disponibilités de votre public cible.
Dans un premier temps, la date. Votre organisation aura beau avoir été parfaite, le lieu très bien choisi et la communication efficace, si votre événement est mal positionné vous n’attirerez pas de monde (on vous le dit tout de suite : évitez les vacances de Noël !).
Les deux premiers éléments à prendre en compte sont :
- Organisez votre événement de préférence le mardi ou le jeudi, pour ne pas gêner les longs weekends ou les vacances scolaires ;
- Regardez si des événements similaires au vôtre se préparent dans la région pour éviter de rentrer en concurrence avec eux.
Une fois la date définie, vous devez penser à l’heure idéale pour réunir vos invités.
Là aussi, tout dépend du type et de la durée de votre événement :
- Pour une conférence de moins de deux heures, vous pouvez l’organiser en fin de journée. N’hésitez pas à prévoir un petit pot à la fin de l’événement pour prendre le temps d’échanger avec les participants qui auront la possibilité de rester un peu plus longtemps.
- Pour un événement de type échanges/rencontres, vous pouvez organiser un petit-déjeuner et profiter de toute l’attention de vos invités.
Proposer un lieu central et accessible
Avec le développement du coworking, de nombreux lieux collaboratifs ouvrent leur porte à l’organisation d’événements en fin d’après-midi/début de soirée. Certains hôtels, voire lieux publics (médiathèques, universités) proposent aussi des espaces dédiés aux événements professionnels. Le choix du lieu dépendra au final surtout de vos goûts et de votre budget.
Le critère qui devra cependant guider votre choix du lieu est son accessibilité : est-il facilement accessible en transports ? À pied ? Trouve-t-on des places pour se garer ? Plus votre salle sera accessible, plus vos invités seront enclins à se déplacer.
Trouver la bonne thématique
Le choix de la thématique est éminemment stratégique : elle doit être liée non seulement à vos objectifs mais aussi aux activités proposées lors de l’événement. Créez un programme attrayant qui offre une réelle valeur à vos participants. Vous pouvez par exemple intégrer des conférences animées par des experts ou des ateliers pratiques.
En fin d’événement, n’oubliez pas la traditionnelle session de networking pour que vos invités interagissent entre eux.
Concernant le titre de l’événement, ce dernier doit être précis : une personne qui en prend connaissance doit comprendre immédiatement de quoi il s’agira. Si les personnes invitées sont familières avec la thématique abordée, vous pouvez employer un jargon technique. Attention toutefois à rester précis : un titre mal choisi ou approximatif mettra à mal votre crédibilité.
Communiquer sur les bons canaux
Pour que votre événement soit réussi, il vous faut… des participants ! Vous devrez donc communiquer en utilisant tous les canaux dont vous disposez, mais aussi et surtout ceux qui vous permettront de toucher directement vos clients :
- Rédigez un article de blog et diffusez-le sur vos réseaux sociaux professionnels ;
- Mettez en place un espace dédié aux inscriptions sur votre site ;
- Envoyez une newsletter spéciale consacrée à l’événement ;
- Communiquez régulièrement sur vos réseaux sociaux, en informant sur le nombre de places restantes.
Prenez le temps de récolter les inscriptions, même si les personnes ne viennent pas, et veillez à la qualité des champs à remplir : disposez au moins du nom, prénom et de l’adresse email pour pouvoir contacter ces personnes ultérieurement.
Capitaliser sur l’événement
Une fois l’événement terminé, envoyez un premier email pour remercier les participants… et continuez de communiquer. Une semaine après, vous pouvez contacter les invités pour recueillir leurs commentaires et évaluer leur niveau d’intérêt. Intégrez les leads qualifiés dans votre pipeline commercial et assurez-vous de maintenir le contact pour les convertir en clients potentiels.
Enfin, analysez les performances de l’événement par rapport à vos objectifs initiaux :
- Taux de participation
- Atteinte de vos objectifs en termes de génération de leads ou de partenariats
- Points à améliorer pour les futurs événements.
Ces retours vous seront très utiles pour continuer à organiser des événements qui améliorent votre visibilité et vous ramènent des clients.