Réunions réseaux : comment respecter le timing ?

Certes les réunions de votre réseau sont des moments de convivialité importants, toutefois il vous faut canaliser les échanges. Plus encore lorsque les décisions à prendre sont importantes ou les débats délicats ! Consultante en animation de réunions, Julia Kalfon nous livre ses bonnes pratiques pour des réunions productives à l’agenda maîtrisé.

Julia Kalfon, consultante en animation de réunions et auteur de Animez vos réunions ! aux Éditions Dunod.

Quelques outils utiles pour maîtriser votre temps de réunion

La meilleure des préparations de réunion ne vous met pas à l’abri d’une discussion qui prend le pas sur l’objectif initial. « Le plus compliqué à gérer ce ne sont pas les prises de décision mais bien les conversations annexes précise Julia Kalfon, qu’il faut canaliser avec fermeté et souplesse. D’autant plus quand les membres ont l’habitude de travailler ensemble.

  • Hiérarchisez votre ordre du jour Lorsque vous listez les points à traiter avec les membres de votre réseau, fixez un seul objectif principal à traiter en priorité.
  • Minutez les différents temps de la rencontre : Vous réserverez la plage horaire la plus longue pour votre objectif premier.
    Par exemple : vous comptez évaluer la proposition d’un membre d’organiser une participation collective à un salon.
    Temps 1 : introduction > exposition du projet, présentation du salon > 15 minutes
    Temps 2 : évaluation avantages/limites du projet pour les participants > 20 minutes
    Temps 3 : prise de décision collective > 10 minutes
    Temps 4 : conclusion et annonce de la suite (réunion de lancement, élection des responsables du projet, etc.) > 15 minutes
    « En fonction de l’avancée des discussions, l’animateur pourra supprimer une partie de la réunion correspondant à un objectif secondaire, en cours de route complète Julia Kalfon. »
    Dans le cas de consensus difficiles ou bien parce que des membres sont absents vous pouvez également être amené à différer la prise de décision. Concrètement, un vote dans une chaîne de mails ou un sondage via une application telle Polldaddy vous permettra d’obtenir une validation de l’ensemble des membres, y compris les non présents, sans nécessairement reprogrammer une nouvelle réunion.
  • Tenez compte du temps d’attention moyen d’un groupe :
    « En tant qu’animateur vous êtes limité, vous ne pouvez pas dépasser le temps d’attention moyen d’un groupe de travail avance Julia Kalfon.
    Au-delà de 40 minutes, les dispersions commencent et vous voyez certains participants se renfoncer dans leurs chaises, consulter les portables ou baisser la tête. Il est temps de casser le rythme de la rencontre ! ».

Les étapes à intégrer à votre planning

  • Le sas d’entrée :
    10 minutes d’installation et de mise en route Ne cherchez pas à réduire ce temps ! « Il permet à chacun de mettre de côté ses préoccupations personnelles pour se concentrer sur l’objectif commun, de s’ouvrir aux autres. » Ces 10 minutes de mise en route peuvent être mises à profit par une présentation rapide de chaque participant ou de l’ordre du jour par l’animateur.
  • Les 40 minutes de bonne concentration :
    Veillez à ce que chaque sous-partie de la réunion ne les dépasse pas. Dans ce laps de temps vous maintiendrez plus facilement la concentration en variant les rythmes de travail : présentation orale par un participant, réflexion collective, travail en petits groupes avec restitution par un rapporteur…
  • La pause de 5 minutes :
    Lorsque le temps de travail collectif dépasse les 40 minutes, il est bon de prévoir une respiration pour les travailleurs ! Annoncez-là dans ce cas en début de rencontre.
  • 1h30 maximum :
    Bon à savoir, au-delà de deux séances de travail de 40 minutes chacune, vous ne pourrez plus obtenir de vos membres un travail constructif.
    « Pour que votre objectif principal soit atteint en si peu de temps, vous devez pouvoir garder un « 3e œil » sur le chrono pour recadrer les uns et les autres avec souplesse conclut la consultante. Les participants l’attendent ! Ils seront d’autant plus impliqués si l’animateur sait les coacher et les guider dans leur réflexion collective. » Voyons en page suivante ses bons conseils pour canaliser avec fermeté mais souplesse les interventions plus ou moins opportunes.

Comment recadrer les participants avec souplesse et fermeté ?

Il ne s’agit pas de jouer au gendarme, mais bien de guider les uns et les autres vers l’objectif commun en se référant constamment au programme annoncé en début de réunion.

  • Ne bridez pas les interventions
    Opposer un refus net à une proposition d’échanges d’un participant peut décourager les autres membres et se révéler contre-productif. Précisez clairement que vous notez l’idée énoncée
  • et faites-le ! – pour l’aborder soit dans un second temps, soit lors d’une prochaine rencontre.
  • Sachez désamorcer les conflits sans pénaliser le groupe
    « Un participant mécontent peut le rester longtemps si vous n’avez pas, à temps, déverrouillé son opposition » précise Julia Kalfon. Il faut parfois être ferme pour ne pas paralyser les débats. » Proposez-lui assez directement de traiter son opposition en dehors de la réunion, de manière à ne pas faire perdre le temps de chacun.
  • Rebondissez sur les interventions pour créer des transitions
    Bien souvent, les questions ou commentaires des uns et des autres sont en fait d’excellents enchaînements pour vous. Leurs propos vont vous permettre de temporiser le déroulement de la réunion et de rappeler le programme. Par exemple, une réunion sur la présentation d’un nouveau produit au sein de votre réseau. Un membre souhaite faire partager son expérience en matière de création de packaging.
    Son intervention risque d’être longue, il vaut mieux la recadrer.
    Dites :
  • « Merci, cela nous sera très utile en seconde partie lorsque nous aborderons les étapes de lancement. »
  • « Tu fais bien d’aborder ce point car il est temps pour nous de clore la première partie et d’entamer la présentation du lancement. »

Vous replacez ainsi les échanges dans le cadre défini de l’ordre du jour. Cela peut sembler artificiel et pourtant c’est une bonne façon de montrer aux participants que le travail est en bonne voie, calibré et productif. De quoi maintenir la motivation de tout le monde !

Les idées clés de l’article

  • Intégrez la gestion du temps dès la préparation du contenu de la réunion : chaque étape de travail doit être chronométrée et évaluée en fonction des capacités de concentration du groupe.
  • Gardez constamment un œil sur le chronomètre pour anticiper les débordements et réorganiser l’ordre du jour si nécessaire.
  • N’hésitez pas à recadrer les uns et les autres, même si la convivialité est de mise au sein de votre réseau. Le rappel du temps imparti et des objectifs en cours de réunion est utile à tous.

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