Le monde professionnel nécessite, parfois, de travailler en équipe autour de projets. Comprendre la gestion de groupe est alors essentiel pour tirer le meilleur de son équipe tout en favorisant l’atteinte des objectifs poursuivis.
Notre article détaille l’ensemble des enjeux à intégrer.
La gestion de groupe
La gestion d’un groupe, qu’il soit permanent ou provisoire, ne s’improvise pas. Il convient de faire preuve de leadership, de charisme, de volontarisme et d’avoir une vision claire de ce que l’on souhaite.
En milieu professionnel, la gestion d’un groupe ne se résume pas à l’atteinte de résultats financiers. De plus en plus de dirigeants accordent de l’importance à d’autres critères. Ainsi, réussir à créer de l’adhésion, de l’émulation et de l’envie de se dépasser peut être vu très positivement même dans le contexte d’un projet raté.
Ainsi, lors des recrutements, les employeurs intègrent de plus en plus ce que l’on appelle les soft skills. Il va s’agir de toutes les qualités en lien avec la personnalité d’un individu. Ces caractéristiques se distinguent des hard skills recouvrant les connaissances en dur telles que les diplômes, l’expertise, l’expérience professionnelle, etc.
Savoir gérer un groupe est la preuve que l’on sait s’adapter à différents tempéraments et que l’on peut exercer des responsabilités. La réussite dans la gestion d’un groupe va souvent permettre de monter dans la hiérarchie d’une entreprise.
Même si la gestion d’un groupe diffère selon les personnes et les contextes, il existe certaines règles à prendre en compte absolument. Tour d’horizon des 5 points à intégrer dans l’animation et la gestion des membres de son équipe.
Définir une place et un rôle à chacun
Dans une équipe, la motivation de chaque membre est essentielle à maintenir afin de garantir une vie de groupe paisible. En effet, la démotivation est l’un des dangers les plus importants de la gestion d’un groupe. Lorsque ce désengagement survient, le travail va être de moindre qualité, les erreurs vont survenir et la croyance dans l’utilité du projet risque de s’estomper.
La gestion d’une équipe nécessite de favoriser et d’entretenir une pleine adhésion des membres. Pour y parvenir, il est primordial de fixer et de déterminer une place à chaque membre. Dans ce contexte, il est préférable d’opter pour des rôles complémentaires davantage qu’une organisation hiérarchisée.
Par ailleurs, l’attribution de différents rôles doit également s’accompagner de responsabilités et de marges de manœuvre. Chaque membre de l’équipe doit pouvoir avoir des espaces de liberté au sein du projet afin qu’ils puissent s’exprimer et apporter leur touche personnelle. En attribuant une place à chacun et en permettant la participation active de tous, le chef d’équipe favorise la pleine adhésion au projet.
Permettre les remontées d’informations
Diriger une équipe ne signifie pas, pour autant, de transformer chaque membre en simples exécutants de tâches. L’objectif, ici, est alors de permettre la remontée d’informations. Cette collecte d’informations ne doit pas uniquement concerner le travail mais également la situation personnelle de chaque membre.
Ainsi, à titre d’exemple, il est possible de décharger provisoirement un membre de l’équipe qui connaîtrait une évolution de sa situation personnelle ou familiale (naissance, décès, …). Cette prise en compte des aléas personnels est généralement appréciée des membres d’une équipe.
Les membres concernés vont alors transformer cette situation en confiance et en travail supplémentaire. Il n’est pas rare qu’un salarié qui doit s’absenter pour des raisons familiales rattrape, de lui-même, le travail en retard si la compréhension est présente.
Par ailleurs, en favorisant la remontée d’informations, il est plus facile d’entretenir un dialogue transparent avec chaque membre de l’équipe. Ainsi, les décisions prises par le chef d’équipe vont être mieux comprises car mieux explicitées.
Préparer les réunions de travail
Les réunions de travail sont des temps centraux de la gestion de projet. Ils servent autant à faire le bilan des actions passées qu’à réaliser des arbitrages sur les échéances futures.
Pour organiser des réunions de travail efficaces et productives, il convient de respecter les points suivants :
- L’ordre du jour doit être clair et compréhensible par tous. Par ailleurs, chaque membre doit pouvoir ajouter des points ou des questions à cet ordre du jour.
- Chaque point de l’ordre du jour doit faire l’objet d’une validation collective en réunion. Il ne faut pas hésiter à prendre du temps pour convaincre afin de maintenir un haut niveau d’adhésion et d’engagement.
- Le compte-rendu de la réunion doit être fidèle aux échanges. Il s’agit de permettre aux absents de conserver le fil des avancées.
Par ailleurs, la partie « technique » doit aussi être prise au sérieux. Si la réunion est en physique, il est nécessaire de prévoir le matériel, la salle, etc. Si la réunion se déroule à distance, le chef d’équipe doit informer sur le logiciel de visioconférence utilisé, les codes d’accès, etc…
Individualiser le suivi des membres de l‘équipe
En parallèle des réunions de travail collectives, un chef d’équipe peut et doit individualiser la gestion de son groupe. Cet état de fait suppose alors de rencontrer chaque membre pour essayer de faire un bilan complet des avancées et des difficultés.
Un chef d’équipe doit, d’ailleurs, montrer qu’il est toujours disponible et ouvert pour un temps de discussion. Ces échanges en tête-à-tête permettent, bien souvent, d’anticiper les problèmes. Le désengagement d’un membre sur un projet se manifeste souvent par des signaux avant-coureurs. Il s’agit alors de prévenir pour éviter qu’une situation s’enkyste et paralyse l’ensemble des autres membres.
Dans certaines situations, le projet global peut subir des modifications mineures si un membre fait une demande en ce sens. L’idée n’est pas d’attribuer des passe-droits mais d’adapter la situation pour qu’un membre conserve sa pleine motivation.
Mutualiser les récompenses
Enfin, en dernier lieu, il est essentiel de bâtir un esprit d’équipe avec son groupe. Dès lors, il convient de rechercher au maximum les récompenses collectives. En parallèle, le chef d’équipe doit assumer la grande partie des responsabilités en cas d’échec d’un projet mené collectivement.
Si un membre est mieux récompensé qu’un autre, les ressentiments et les sentiments d’injustice risquent d’apparaître. Ce sont autant de problèmes qui provoquent des pertes de motivation sur les projets futurs.