3 étapes pour bien préparer votre réunion de réseau

Preparer votre reunion reseau

Étape 1 : la préparation matérielle

Première règle de François Laure : anticiper les problèmes techniques. Une salle mal éclairée, un projecteur en panne…, c’est autant de facteurs de stress qui vous déstabilisent et de retards qui peuvent agacer votre auditoire.

Les 4 réflexes d’anticipation :

  1. Obtenez une description précise de la salle de la réunion, quitte à la visiter quelques jours plus tôt.
  2. Emportez systématiquement une « trousse de secours » : feutres, post-it, câbles pour raccorder le projecteur, une version imprimée de la présentation et une version numérique sur clé USB etc.
  3. Vérifiez que tous les documents à distribuer sont prêts.
  4. Coordonnez les participations des invités si des prises de paroles sont prévues. N’hésitez pas également à contrôler le contenu de leur intervention : le timing est-il réaliste ? est-ce hors sujet ? l’expression est-elle suffisamment claire ?

« Cette préparation réduira le stress généré par l’animation de la réunion et si tout se passe bien, vous aurez le plaisir de constater que tout se réalise comme vous l’aviez prévu. » souligne François Laure.

Étape 2 : la préparation du contenu

Bien souvent, l’ordre du jour de la réunion se résume à une liste de points à aborder, pas toujours organisés ni pensés pour former un débat constructif et conduire à des solutions ou décisions concrètes.

La méthode « TOP » : un outil simple pour bien construire votre ordre du jour :
Thème : le sujet, de quoi parle-t-on. C’est le périmètre de la discussion qu’il conviendra de bien délimiter pour éviter les débordements.
Objectif : pourquoi aborde-t-on ce sujet, à quelles prises de décision ou avancées la réunion devra-t-elle obligatoirement conclure.

Plan : comment va-t-on traiter la rencontre – débat ou intervenants régulés par un médiateur, animations propices à stimuler la créativité, exposés successifs des participants etc.

Pour encore plus d’efficacité, ces 3 points clés pourront être envoyés aux participants avant la rencontre. Le jour J, ils peuvent être affichés pour servir de guide tout au long des échanges.

En début de réunion, rappelez le TOP. « Une entrée en matière efficace, insiste François Laure. L’animateur concentre ainsi l’attention des participants sur sa présentation. S’il est angoissé ou un peu trop émotif, les 3 premières minutes lui paraîtront bien plus faciles. »

Le conseil du coach : Timez avec réalisme !
Dans votre plan, vous avez minuté votre réunion pour chaque point abordé, prenez toujours une marge de sécurité. Selon François Laure, il faut compter en moyenne ¼ d’heure de retard sur le minutage initial par heure de réunion.

Étape 3 : préparation psychologique

Sachez-vous engager

C’est l’animateur qui donne le ton de la rencontre. Il doit dès les premières secondes impliquer les participants. Exprimez avec détermination l’objectif principal de la rencontre.

Par exemple : « Bonjour, bienvenue, nous sommes aujourd’hui réunis pour coordonner la participation de chacun des membres lors du salon que nous organisons le 17 décembre. »

Répéter votre démarrage

Pourquoi ne pas rédiger rapidement, dans un style oral, votre première phrase ? « Mieux vaut éviter l’improvisation, un seul cafouillage et c’est le trou noir. »

Pour aller plus loin, découvrez le techniques d’animation pour dynamiser vos réunions !

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