Rédiger une synthèse, les clés de l’efficacité

Toutes les règles à ne pas négliger pour faire de vos synthèses, de bons outils pour vos membres.

Extrait de Faire la Synthèse d’une réunion, d’un dossier, d’un entretien d’Alain Benoit, Dunod 2004

Une idée, quelle que soit son importance, sa richesse, a besoin de tous les apports de l’expression pour faire son chemin dans les esprits, et, bientôt, dans les comportements. Gardez-vous donc de penser qu’une synthèse puisse n’être, sous prétexte d’objectivité, qu’une simple mise à plat de l’information essentielle. Ce serait compter sans la paresse, le scepticisme de l’auditeur. Il faudra le gagner à votre cause.

Le paragraphe « Dynamiser sa parole » vous sensibilise à cette exigence d’expression persuasive animée d’un mouvement irrésistible. Allez plus loin encore, servez-vous en conséquence de quelques atouts simples et efficaces.

1. Commencez haut et fort pour attirer l’attention par une idée clé, une observation originale, une conviction à faire partager.
2. Ménagez des jalons pour être sûr d’être suivi et compris en faisant ressortir les articulations de votre pensée, en jouant de toute la palette des mots de liaison logiques et chronologiques.
3. Mettez les idées en valeur en montrant que vous n’avez volontairement retenu que les aspects primordiaux ; parlez ainsi d’objectifs prioritaires, de temps forts, de moyens privilégiés ou de conditions nécessaires, etc.
4. Hiérarchisez ainsi les informations, mettez en exergue leur degré d’importance pour la compréhension d’une question ou pour la réalisation d’un programme.
5. Recourez à l’image et à l’humour. Pour éviter l’abstraction, frappez l’attention : nombre d’humoristes ont pratiqué la synthèse sous la forme de raccourcis dévastateurs !

À l’oral, l’attention de votre public est fugitive, sachez surtout la capter et la conserver jusqu’au bout. Les paragraphes suivants vous disent comment faire, ou plutôt vous rappellent tous les moyens à votre portée : vous les connaissez mais vous n’en faites pas suffisamment usage !

Dynamiser sa parole

Une synthèse doit entraîner l’adhésion des auditeurs et le plan – vous venez de le voir – y joue un rôle moteur. Mais c’est aussi une prestation orale où le ton, la manière, le rythme, la voix, l’accent sont aussi des vecteurs de votre conviction. Pourquoi faudrait-il qu’une synthèse cultive l’ennui, la platitude ou la grisaille, sous prétexte qu’elle est un genre sérieux exigeant objectivité, rigueur et concession ? C’est précisément l’inverse : elle requiert une parole dense, claire, nerveuse, et, si elle refuse toute concession à l’effet gratuit ou à la fausse élégance, elle doit sa force persuasive à trois facteurs principaux.

  • La sobriété
  • L’enchaînement logique des idées
  • Le mouvement du style

La sobriété
Pour dynamiser votre parole, facilitez la compréhension de votre public, pratiquez une grande économie de moyens et allégez surtout votre expression. Recherchez sans restriction la simplicité, utilisez des mots courts, simples, usuels ; refusez les jargons techniques, appelez un chat un chat et, entre deux formulations possibles, choisissez la plus simple. Par exemple, préférez « la morale » à l’éthique, le « demandeur » au requérant.

Contrairement aux exigences de l’expression écrite, ne jouez pas sur les synonymes : vous risquez de perturber l’écoute de vos interlocuteurs. Dans un exposé oral, vous pouvez vous offrir le luxe de la répétition des mêmes mots pour frapper l’attention : deux mots clés suffisent parfois pour bâtir tout un raisonnement. Méfiez-vous enfin des adjectifs et des adverbes : à moins d’être indispensables, ils ne font qu’alourdir ou affaiblir votre pensée.

L’enchaînement logique des idées

Autre signe distinctif de la synthèse, l’articulation permanente des idées lui confère un caractère de démonstration rigoureux et montre qu’on a volontairement éliminé tout développement marginal. De l’introduction à la conclusion, l’auditeur doit voir clairement où vous voulez l’amener :

  • en donnant, d’entrée de jeu, l’idée centrale ainsi que les grands axes de votre développement ;
  • en annonçant, au début de chaque grande séquence, le contenu et l’orientation de vos propos.

Sachez, malgré tout, ne pas tout dévoiler, ménager le suspens nécessaire. Une synthèse ne brûle pas les étapes, elle les souligne sans s’y arrêter et rebondit pour ainsi dire, d’une idée à une autre. D’où la nécessité de bien marquer les étapes de votre pensée, de ménager des jalons et surtout de faire ressortir les principaux rapports de pensée : le but, la cause, la conséquence, l’opposition, la simultanéité, etc.

Exemples

  • Le but : ce programme répond à trois objectifs, cette mesure vise à …
  • La cause : par suite…, en raison de…
  • La conséquence : il en résulte, ceci nous conduit à penser, dans cette optique…
  • L’opposition : en revanche, à l’opposé…
  • La simultanéité : ce faisant, parallèlement…
  • L’identité : semblablement…, dans le même ordre d’idées.

Le mouvement

Faite pour ne dire que l’essentiel et tributaire d’un temps limité, la synthèse doit user à la fois d’un style vivant et d’un rythme soutenu. Contrairement à certains discours académiques qui se plaisent à retarder la formulation d’un problème ou l’émergence d’une solution, la synthèse donne rapidement les idées clés et surtout vous permet, comme on l’a vu, de saisir vite et bien une question dans son ensemble. Cette impression de mouvement, le style lui-même, doit contribuer à le renforcer : faites en sorte qu’il soit actif, direct, concret.

Adressez-vous donc directement à votre public, faites usage de l’impératif, faites le participer en pratiquant l’interrogation, la structure « question – réponse » et abandonnez, autant que possible, les tournures impersonnelles « il serait souhaitable de… », « il importe… », chères au style administratif, et servez-vous encore moins de la voix passive, si peu conforme aux habitudes de la langue française.

Prenez connaissance des différentes synthèses figurant dans ce manuel et prêtez attention aux verbes, aux tournures, aux phrases, pour repérer tout ce qui peut conférer à une pensée entrain et mouvement. Un débit relativement rapide s’impose donc, ce qui suppose en contrepartie, pour ne point compromettre l’écoute et la compréhension, une articulation parfaite, avec l’obligation de s’arrêter sur quelques points essentiels, parfois pour détacher quelques syllabes, pour annoncer un plan, ou pour mettre en relief une interrogation.

Six impératifs essentiels pour dynamiser sa parole

Pratiquez un style sobre
Utilisez des mots simples, courts, usuels.
Exprimez une idée par phrase. Faites des phrases courtes (environ 25 mots).
Supprimez le plus possible d’adverbes ou de relatives.

Un style vivant
Prenez à témoin votre auditoire, impliquez-le dans votre raisonnement.
Pour cela, ayez recours à la forme « question/réponse ».
Privilégiez la forme active, l’impératif, les verbes à l’infinitif.

Faites ressortir votre rigueur logique
Soulignez les rapports de pensée :

  • chronologiques : d’abord… ensuite… enfin,
  • logiques : en conséquence… toutes ces raisons nous amènent à…

Anticipez
Annoncez d’entrée de jeu ce que vous allez dire, votre orientation, votre choix de déart. Donnez en quelques mots dans l’introduction ou au début de chaque grand développement la démarche que vous allez suivre.

Favorisez la compréhension
Agissez progressivement : donnez le pourquoi de votre action avant d’en expliciter le comment.
Evitez les sigles, les jargons, et si l’emploi d’un mot technique ou recherché s’avère indispensable, donnez-en la traduction, l’équivalence.

Mettez en valeur les idées clés
Valorisez les idées clés de votre développement, dites :

  • « Ce programme répond à 2 priorités… ou à 3 objectifs » ;
  • « L’essentiel consiste à… »

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