Pour un réseau, la réunion annuelle est l’événement fondateur par excellence. Elle dresse le bilan, fixe les caps. C’est aussi le moment de vérité où tout le monde se retrouve en chair et en os ! C’est dire si les enjeux sont importants ! Pour vous aider à optimiser ce rendez-vous stratégique, des animateurs de réseaux rompus à cet exercice difficile partagent leur expérience et leur savoir-faire.
Pourquoi une réunion annuelle ?
Par la mobilisation importante qu’elle suppose ainsi que par sa périodicité-même, la réunion annuelle fournit le cadre propice pour planifier l’évolution du réseau et de ses activités. Elle s’articule généralement autour de trois grands temps forts :
- Le bilan des actions réalisées l’année précédente
- Le plan d’action de l’année suivante
- L’accueil des nouveaux membres.
Cependant, comme le souligne Gérard Aubin, ces différentes composantes convergent vers un seul et même objectif : dynamiser le réseau sur les actions futures [dans la mesure où] même le bilan consiste à faire remonter des bonnes pratiques et des réussites passées afin de mieux préparer l’avenir.
Le bilan : un tremplin pour le futur
Attachez-vous donc à présenter une synthèse courte, argumentée et surtout projective. Être exhaustif ne rassurera que vous et gare aux récapitulatifs interminables qui pourraient engourdir l’assistance dans un sommeil digestif peu propice aux débats ! À l’inverse, comme vous y invite Benoît Thoprieux, évitez la polémique frontale ou les règlements de compte. Pour être fructueuse, votre réunion doit être entièrement pensée et animée dans un esprit positif. Les points de vue et les avis contradictoires auront de toute façon l’occasion de s’exprimer durant les phases de discussions que vous aurez à animer.
Le plan d’actions : les bases d’un engagement clair
À présent, l’ensemble du réseau doit non seulement faire preuve de créativité pour produire de nouvelles pistes d’actions, mais aussi savoir les hiérarchiser pour, in fine, défendre le même programme comme un seul homme. Pour Virginie Sanfelieu, des idées, il y en a, mais le plus important consiste souvent à obtenir l’adhésion de tous. N’hésitez pas à clarifier vos choix, à les réduire aussi : vos ressources ne sont pas illimitées. Si malgré tout vous n’arrivez pas à départager certaines actions, proposez d’augmenter les moyens, autant dire les cotisations. Vous verrez : dès qu’il s’agit d’argent, les priorités se font plus claires.
Comment réussir un tel événement ?
Quand on a un an pour préparer un événement, le comble serait d’improviser ! En matière de préparation, il n’y a pas de petit détail, compte-tenu des nombreux enjeux de votre réunion. Une vision claire des thèmes et de leurs contenus vous permettra ensuite de trouver les meilleurs scénarios d’animation pour les traiter. Enfin, ne négligez pas le compte-rendu qui permettra d’enclencher concrètement les actions décidées en commun.
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Préparation : le diable est dans le détail
Cherchez le bon lieu, au bon moment. Où ? et quand ? sont les premières questions qui viennent à l’esprit et elles sont loin d’être anodines car vos réponses donneront le ton de votre rendez-vous annuel.
Vous voulez cocooner vos membres dans un climat à la fois confortable et studieux ? Parcourez donc le guide des Relais et Châteaux. Vous voulez valoriser le futur ? Demandez à un nouveau membre de vous accueillir tous dans son entreprise et sa région. Vous privilégiez la convivialité et les contacts informels pour créer du lien ? Envisagez un parc d’attractions, type Disney ou Astérix.
Votre force c’est la fidélité, la solidarité des membres ? Privilégiez le rituel, retrouvez toujours le même petit resto des débuts, où tout a commencé…
Pour le timing, évitez les périodes de fêtes familiales, les vacances scolaires et n’ignorez pas non plus les soirs de gros match ou d’allocution présidentielle…
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Soyez précis dans le contenu
Déterminez précisément les critères qui seront abordés dans votre bilan. Pas besoin de gloser : concentrez-vous sur des résultats factuels et mesurables. Revoyez les comptes-rendus des réunions précédentes pour voir dans quelle mesure les plans d’actions antérieurs ont été effectivement traités. Mais attention à ne pas vous contenter de cette seule vision rationnelle : ne faites pas l’impasse sur les perceptions de vos membres qui, pour de multiples raisons, peuvent diverger. Mieux vaut donc prendre la température du réseau en amont pour détecter les problèmes. Nos experts conseillent les outils classiques : questionnaires d’évaluation, groupes de travail, sondages téléphoniques…
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Établissez le plan de route
Ce bon travail de préparation vous permettra d’identifier les thèmes sur lesquels vous devrez faire « travailler le groupe », le type d’interventions et d’animations à mettre en place. Au final, vous êtes capable de rédiger un ordre du jour détaillé et minuté, véritable plan de route qui vous permet de « briefer » tous les intervenants, d’organiser avec eux les répétitions et bien sûr d’informer tous les participants. Enfin, n’oubliez pas de désigner un chef de projet qui s’assurera du suivi logistique : informations pratiques, repas, loisirs, bonne marche des matériels informatiques de projection et jusqu’aux feutres neufs pour le paper-board.
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L’animation, le plus qui fait la différence
Pour garder vos membres alertes du début à la fin, soyez vivant. Si votre budget le permet, un animateur extérieur est le bienvenu : il saura mettre les intervenants en valeur, faire participer tout le monde, y compris les plus timides. Il pourra également partager son expérience personnelle ou faire des rapprochements avec d’autres secteurs que le vôtre. Virginie Sanfelieu nous met toutefois en garde : Un animateur extérieur oui, mais seulement s’il est parfaitement au courant de l’histoire du réseau. Sans quoi, à vous d’endosser le costume du Monsieur Loyal, quitte à utiliser des ressources complémentaires pour illustrer votre propos : comédiens, journalistes, sportifs…
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Optimisez l’efficacité des présentations
N’hésitez jamais à donner la parole à l’assistance : sous la forme de dialogues ou de questions/réponses. Virginie Sanfelieu propose aussi de faire animer les débats par les membres. Qui mieux qu’eux saura partager leurs réussites ? Si vous prévoyez des exposés magistraux, par exemple pour donner les résultats de vos enquêtes et quelques chiffres significatifs, limitez-les à une quinzaine de minutes et soignez les supports. Pour un PowerPoint, pas plus de 6/7 slides de 5 lignes maximum ! insiste Gérard Aubin.
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Favoriser la création d’idées
Les ateliers ou groupes de travail sont souvent les organisations les plus productives. Chaque thématique d’atelier découlant des problèmes soulevés lors du bilan. C’est parti pour un « brainstorming » ? D’accord mais comment ? Rien de plus efficace que la simplicité avec la méthode « papier/crayon » préconise Gérard Aubin ! Chaque membre écrit en 2 minutes chrono ses idées ou propositions sur le thème de l’atelier ; puis dans un tour de table aléatoire, lit son papier à voix haute. L’animateur note les idées récurrentes, puis lance les débats. Mais attention ! Au-delà de 3 heures, ne comptez plus sur les éclairs de génie…
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Dynamiser la prise de décisions
Les ateliers terminés, sonne l’heure des décisions. Mais information mal acquise ne profite guère… Assurez-vous que tout est clair pour tout le monde en reformulant et synthétisant les idées émises. Puis, si vous êtes peu nombreux, votez à main levée. Sinon, vous pouvez distribuer des cartons verts (d’accord), ou rouges (pas d’accord) à chacun des membres. Lorsqu’ils les lèveront en un seul mouvement, le résultat sautera aux yeux de tous !
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Éviter au soufflet de retomber
Il est indispensable de concrétiser les temps forts et les décisions dans un compte-rendu. Ce document doit battre le fer pendant qu’il est encore chaud. Envoyez-le à vos membres sous une semaine maximum. Didier Leys propose de le mettre en ligne sur le site du réseau ou sur tout autre support réactif : blog, liste de diffusion… Cette restitution écrite doit être précise, comme un contrat validant une négociation conseille Virginie Sanfelieu. Son secret consiste à joindre à ce document une convention d’engagement ou d’adhésion. Tous les membres ont ainsi un résumé de la réunion et un document à vous retourner qui les engage à tout faire pour remplir les objectifs décidés. C’est aussi un tableau de bord permanent pour éviter les dérives et une base solide et indiscutable… pour préparer la réunion de l’année prochaine !