L’entrepreneur est souvent un passionné qui maitrise son sujet mais il n’est pas toujours formé à la partie commerciale. Voici nos conseils pour bien négocier vos contrats.
En tant qu’entrepreneur, il est rare de travailler avec un seul et unique client et il faut donc trouver de nouveaux contrats. Si une stratégie de prospection efficace vous aidera à décrocher un rendez-vous pour négocier une mission freelance, cela ne signifie pas pour autant que vous allez décrocher le contrat. Voici nos conseils pour préparer une négociation commerciale réussie.
1ère étape : la préparation
Avant même d’entamer une négociation avec l’un de vos (futurs) clients, une bonne préparation est essentielle. Cette étape préliminaire permet de définir vos attentes et de comprendre les besoins de votre client.
Commencez par vous renseigner sur votre client : faites un tour sur son site, allez voir sa gamme de produits ou services, renseignez-vous sur son marché et analysez sa façon de communiquer pour comprendre sa culture d’entreprise. Cette phase de recherche approfondie vous permettra d’entrer en empathie avec votre client, de comprendre ses besoins et de commencer à développer une offre en conséquence. En montrant que vous avez effectué un véritable travail de recherche au préalable, vous montrez à votre interlocuteur que vous vous engagez totalement pour que son projet réussisse.
Attention toutefois à ne pas faire d’excès de zèle en acceptant toutes les requêtes de votre client : avant d’entrer en négociation, vous devez définir vos limites en matière de tarification, de délais et de conditions de travail. Savoir en amont ce que vous êtes prêt à accepter vous permettra de négocier de manière plus sereine et vous évitera surtout les situations où vous pourriez accepter des termes désavantageux simplement pour gagner une mission.
Exposer clairement vos conditions au client vous permet de créer une base solide pour la négociation, de montrer que vous êtes professionnel dans votre approche et de valoriser votre travail. Lorsque vous expliquez vos limites au client, insistez sur la justesse de votre tarification et sur la valeur que vous apportez.
2ème étape : le premier échange
Le premier échange avec le client marque le début de votre négociation. Vous allez devoir être efficace dans votre communication et donner une impression positive pour instaurer la confiance et faciliter le processus de négociation.
Généralement, ce premier échange commence par une présentation des deux parties. Vous pouvez vous présentez succinctement, mais revenez rapidement aux besoins de votre client : laissez-le s’exprimer sur ses besoins et posez des questions ouvertes pour avoir une vue d’ensemble et une compréhension globale de sa problématique.
Enfin, posez des questions sur les attentes en termes de délais, de livrables et de préférences de communication. Cela vous aidera à aligner vos processus de travail avec ceux du client dès le départ, évitant ainsi les malentendus.
3ème étape : la négociation et la rédaction du contrat
Une fois les bases de la négociation posées et votre interlocuteur convaincu de vos compétences, vous passez à la phase de négociation et de rédaction du contrat. Cette étape requiert des compétences en communication persuasive.
La première partie de cette négociation sera d’insister sur la valeur ajoutée que vous apportez au projet. Utilisez des exemples concrets (n’hésitez pas à préparer des études de cas clients) pour démontrer votre expertise et explorez avec le client quelques pistes pour lui montrer que vous vous êtes déjà projeté dans son projet. Enfin, mettez en avant les retombées positives (sous-entendues financières) de votre travail afin de montrer que vous êtes le choix idéal.
Vous allez ensuite devoir trouver un terrain d’entente au niveau financier, un aspect indispensable à toute collaboration réussie. En matière de négociation et de gestion de projet, trois paramètres entrent en jeu : la qualité, les coûts et les délais. Si vous bougez le curseur sur l’un de ces paramètres, les deux autres seront impactés. Par exemple, si votre client veut raccourcir les délais, il doit soit augmenter son budget, soit être prêt à baisser la qualité ou la quantité de rendus. Vous devez donc être prêt à faire des compromis tout en préservant vos intérêts. Si le client se montre réticent à certains aspects de votre offre, proposez des solutions alternatives qui répondent à ses besoins.
Après être tombés d’accord sur les termes du projet, faite un devis détaillé : livrables, délais, conditions de paiement et clauses spécifiques. Attendez que le client l’ait signé et renvoyé avant de démarrer le projet. En cas de mission avec un budget et des délais importants, vous pouvez demander un acompte avant de commencer votre travail, et la fin du règlement lorsque le projet sera livré.
4ème étape : la gestion de la relation
Une fois que la mission est commencée, vous passez en mode « gestion de projet » et la qualité de la relation devient un aspect essentiel pour assurer le succès du projet et maintenir une bonne collaboration avec votre client.
Vous allez donc devoir maintenir une communication transparente et régulière tout au long du projet, avec des mises à jour régulières sur l’avancement, les jalons atteints et les problèmes rencontrés. Faire preuve rassure le client quant à l’évolution de la mission.
Ensuite, vous devrez composer avec les éventuels conflits qui peuvent surgir même si le projet a été bien préparé en amont. En cas de désaccord, faites preuve de calme et restez rationnel. Cherchez des solutions plutôt que des coupables et gardez à l’esprit que la résolution constructive renforce la relation.
Enfin, si le projet évolue (ce qui arrive assez régulièrement), il peut être nécessaire de renégocier les termes du contrat. Si les besoins ou les délais évoluent, abordez ouvertement la question avec le client et proposez des solutions équitables pour les deux parties.
Vous l’aurez compris, la négociation pure n’est qu’une partie infime du processus de signature d’un nouveau contrat de freelance. Le plus gros du travail se trouve dans la préparation de l’offre en faveur du client : si celui-ci est satisfait de son contenu, la négociation se fera rapidement. Enfin, n’oubliez pas que la négociation n’est pas seulement une compétence, mais un moyen de construire des relations commerciales durables.