Les dossiers de demande de subventions font partie du quotidien de nombreuses structures, que ce soit des entreprises ou des associations loi 1901. Vous souhaitez construire un projet avec plusieurs structures autour d’une demande de subvention ? Il est important, dès lors, de prendre en compte un certain nombre d’éléments.
Les enjeux d’une demande de subvention
Une subvention correspond à une aide financière, généralement versée par une collectivité locale, pour aider une structure (entreprise ou association).
Une subvention va permettre d’accompagner certains comportements, projets ou décisions. Ainsi, avec une aide financière, il s’agit d’encourager les structures à mener des projets sur des thématiques précises (égalité femmes-hommes, handicap, environnement…), d’investir dans du matériel précis ou de permettre l’embauche de salariés.
Toutefois, bien qu’une seule structure porte et dépose un dossier de demande de subvention , il est possible de penser des projets plus larges. En effet, les demandes de subvention peuvent devenir l’objet de la construction de partenariats stratégiques. Dans cette optique, l’aide financière vient consolider l’ écosystème professionnel
Une demande de subvention ne se limite pas au financement d’un projet. Elle peut permettre, dans de nombreuses situations, de créer et de consolider des partenariats autour d’objectifs partagés. Toutefois, la mise en place de ces partenariats doit se faire à chaque étape du projet. Éléments d’explications à intégrer pour bâtir des partenariats solides.
Les objectifs et finalités du projet
Ce premier point est crucial dans la mesure où un partenariat doit se construire sur un constat partagé. Il est déconseillé d’arriver auprès de potentiels partenaires avec un projet détaillé et déjà achevé. Dans le même temps, solliciter des partenaires sur des objectifs trop vagues nuit à la crédibilité de la démarche.
Il convient donc de solliciter de potentiels partenaires avec une trame qui soit modifiable. L’objectif n’est, évidemment, pas de contraindre les partenaires mais de leur donner la possibilité d’apporter leur touche dans le projet.
Si cela est possible, une structure peut décider de prendre rendez-vous avec ses partenaires ciblés pour mieux comprendre leurs besoins, leurs disponibilités éventuelles et leur intérêt à participer à un projet spécifique. Il est également possible de compléter ces réunions en bilatérale par des temps plus collectifs. En réunissant tous ses partenaires au même moment et dans un même lieu, une structure montre la dynamique réelle sur son projet.
En collectant toutes ces informations, il sera plus facile de bâtir une trame qui intègre tous les partenaires et permet une synergie.
Le budget prévisionnel
Le budget prévisionnel constitue, lui aussi, un point central du projet. Au-delà de l’indication des recettes éventuelles du projet (généralement les sommes perçues par les subventions), il convient de réfléchir aux dépenses.
L’arbitrage et la ventilation des dépenses vont, de fait, donner une indication précise de la mise en œuvre du projet. En effet, chaque poste de dépense va montrer l’importance du rôle de chaque partenaire au sein du projet. Ce budget prévisionnel doit donc être particulièrement précis car tout dépassement sera, en quelque sorte, à la charge de la structure porteuse de la demande de subvention.
Ainsi, associer ses partenaires doit se faire à deux moments précis :
– Lors du dépôt de la demande de subvention. Les éléments renseignés dans le dossier de subvention doivent avoir été discutés et partagés avec l’ensemble des partenaires même si la demande est déposée au nom d’une seule structure.
– Lors de la réalisation du projet. Chaque étape doit faire l’objet d’une réflexion pour déterminer les types de dépenses nécessaires ainsi que leur volume et leur place dans le projet. Le budget réel du projet pourra alors être différent du budget prévisionnel théorique de la demande de subvention.
Les informations et le suivi
Une demande de subvention peut prendre un certain temps. En effet, plusieurs étapes structurent l’étude d’un dossier de subvention :
- La réception des dossiers. En règle générale, l’organisme financeur (collectivités locales, etc…) fixe une date limite de dépôt.
- Le traitement des dossiers. Les services s’occupent de sélectionner les différentes demandes en fonction de leur pertinence et de leur adéquation avec les critères fixés dans la demande de subvention.
- Le vote des subventions. Ce vote peut intervenir plusieurs semaines ou même plusieurs mois après le dépôt de la demande de subvention. Il peut alors survenir de multiples changements auprès des partenaires.
- La notification de versement de la subvention. Une fois la subvention votée, la structure bénéficiaire reçoit un courrier lui précisant les modalités de versement de l’aide. Il est important de bien se conformer à l’ensemble des règles énoncées au risque de subir des sanctions pénalisantes comme le remboursement partiel ou total de la subvention.
Ainsi, comme nous venons de le voir, le processus d’obtention d’une subvention peut être relativement long. Or, les structures partenaires peuvent subir des bouleversements durant ce laps de temps (baisse d’adhérents, perte de financements, licenciement de salariés…). Il est donc essentiel de garder le contact régulièrement avec l’ensemble des partenaires pour s’assurer de leur bonne santé et de leur capacité à poursuivre le projet.
L’organisation et les modalités pratiques
La réalisation d’un projet va s’organiser autour de la tenue d’événements, d’actions de communication ou de la réalisation de formalités administratives.
Pour chacun de ces points, il est nécessaire d’engager un dialogue et de co-construire avec l’ensemble des partenaires. Construire un projet à plusieurs signifie, alors, de partager la prise de décision et accepter les opinions contraires.
La centralisation des éléments et documents
Il convient de souligner qu’une demande de subvention implique un certain nombre d’engagements de la part de la structure bénéficiaire de l’aide. Ainsi, au terme du projet, il est nécessaire de déposer le bilan moral et financier du projet mené. Il faut donc organiser, dès le départ, des modalités de centralisation des informations pour construire ces deux bilans.
Par ailleurs, cette centralisation doit aussi s’opérer afin d’avoir une cohérence d’ensemble du projet mené. Elle va également permettre de créer des habitudes de travail en commun , ce qui peut être particulièrement positif pour construire d’autres projets par la suite.