Dans un monde où chacun peut lancer son affaire avec un simple ordinateur, il est nécessaire de se préparer à la concurrence quand on devient entrepreneur. La gestion de son entreprise fait partie de ces « tâches annexes » qu’il est primordial de bien maîtriser, avant de se retrouver submergé. La plupart des entrepreneurs ont pour réflexe d’utiliser leurs logiciels habituels comme Word ou Excel, mais ils ne sont, en réalité, pas très adaptés. Les logiciels de gestion sont une solution idéale et un gain de temps pour les travailleurs autonomes, les consultants, les freelances et les PME. Ils permettent de centraliser toutes les fonctionnalités essentielles : envoi de factures, suivi des dépenses, comptabilité, gestion des données clients et des projets. Ces logiciels existent sous deux formes. Les logiciels « traditionnels », installés sur votre ordinateur, et les SAAS (Software As A Service). Accessibles depuis n’importe quel ordinateur connecté à internet, les SAAS sont de plus en plus utilisés pour leur facilité d’utilisation, leurs mises à jour quotidiennes et leur tarif avantageux, généralement sous forme d’abonnements.
Découvrez les 5 bonnes raisons d’utiliser un logiciel de gestion pour son entreprise !
Rassembler vos données
Les logiciels de gestion existent pour vous aider à mieux gérer votre entreprise. Comptabilité, suivi de projet, gestion de la relation client, création de documents professionnels, toutes ces fonctionnalités peuvent être réunies dans un seul et même produit, et avec parfois plus encore ! L’intérêt d’un tel outil est qu’il va vous éviter d’en utiliser plusieurs, ce qui facilitera la centralisation de vos données et de leur traitement.
Optimiser son temps
Un logiciel de gestion est là pour vous permettre de gagner du temps et de ne pas perdre d’argent sur des tâches répétitives et chronophages. Une fois paramétrées correctement, toutes vos données et vos entrées comptables seront utilisées pour automatiser la plupart de vos procédures. Fini les heures à rassembler toutes vos informations de la journée, à les traiter pour enfin les rentrer sur un logiciel puis un autre. Avec un logiciel de gestion tout-en-un, l’ensemble des informations sont directement reliées entre elles, et vous découvrirez les joies de l’automatisation (comme la génération de factures et dépenses récurrentes).
Comprendre son entreprise
L’avantage avec un logiciel de gestion, c’est que même sans être un spécialiste, vous avez une vue d’ensemble de votre entreprise et avez accès aux informations clés. Suivre les projets en cours, la relation avec le client et le temps passé par vos employés ou collaborateurs peuvent en effet être des fonctionnalités très utiles lorsque l’on cherche à améliorer son affaire et optimiser son temps. Certains logiciels offrent également une analyse poussée de vos informations, en proposant des rapports détaillés et mis sous forme de graphique. Pratique pour comprendre sa comptabilité et ses postes de dépenses à améliorer par exemple.
Organiser le travail et la collaboration
Cette facilité d’utilisation et d’acquisition du logiciel est très pratique pour travailler avec d’autres personnes, qu’elles soient des collaborateurs, des clients ou des employés. De nombreux logiciels proposent désormais de découper une mission par tâche, en assignant à chacun une mission précise. L’avantage est que chacun sait ce qu’il a à faire, et que l’on peut généralement partager des documents directement pour faciliter la communication et le partage d’information.
Développer son activité
Il n’y a rien de plus frustrant que de passer des heures devant son ordinateur sans savoir comment régler des problèmes simples. Une fois intégré dans le quotidien, un logiciel de gestion est une plus-value incroyable dans le développement de votre activité. En effet, il pose un cadre de travail qui vous permet de vous évaluer et d’évoluer. Tout va plus vite, vous disposez de documents plus « pros » et vous pouvez concentrer vos efforts là où vous en avez le plus besoin grâce à une analyse plus précise de votre entreprise. Ce temps gagné est précieux, pour votre trésorerie et pour votre motivation.
Comment bien choisir votre logiciel de gestion ?
Il existe de plus en plus de logiciels de gestion, et chacun a ses spécificités et ses avantages. Cependant, avant de commencer à chercher le logiciel qui vous correspond, il faut se demander quelles fonctionnalités vous sont vraiment nécessaires. Un outil dédié à la comptabilité et au suivi de projet ? Un logiciel de gestion tout-en-un ? Un CRM spécialisé sur la gestion de la clientèle et des achats ?Il faut se poser les bonnes questions et garder à l’esprit que chaque activité implique des besoins différents. De plus, si vous avez des collaborateurs, il faudra également adapter votre choix pour que tous puissent bénéficier des avantages d’un logiciel de type SAAS. Déterminez les actions que vous allez le plus régulièrement utiliser (faire des factures ? contacter vos clients ? suivre votre trésorerie avec attention ?) et comparez les logiciels par rapport à ces fonctionnalités. Si le budget est lui aussi à prendre à compte, sachez que les tarifs peuvent énormément varier d’un logiciel à l’autre. En tout cas, plus il sera spécialisé dans une fonctionnalité, plus il sera coûteux. Mais un logiciel de gestion pour une PME ou un travailleur indépendant ne coûte généralement pas si cher, surtout quand on compare cet investissement aux bénéfices réalisés !