Quand vous laissez votre portable allumé, il ne fait que sonner. Mais si vous l’éteignez, vous ratez des appels clients importants… Trucs pratiques pour ne pas vous laisser envahir sans décevoir vos clients.
Les usages de communication nous poussent à être toujours plus joignables. Un client peut vous appeler pour vous demander un devis sur une affaire importante comme pour vérifier que vous avez bien reçu son mail. Ne vous laissez plus envahir par votre téléphone : sachez le gérer au mieux.
Il existe des solutions techniques pour filtrer vos appels (convergence fixe mobile, renvoi d’appel…). Quelques principes de gestion faciles à mettre en pratique, peuvent également vous aider à mieux gérer vos télécommunications.
1. Diffusez votre numéro de portable professionnel à bon escient
Règle n°1 : Identifiez les appels reçus
Vous pouvez choisir de cloisonner sphère privée et sphère professionnelle à travers un double équipement : un numéro pro et un numéro perso.
Il existe par exemple des mobiles « Dual Sim », comprenant deux cartes SIM pour un même portable, une SIM pro et une SIM perso. Chaque carte SIM étant associée à un numéro de téléphone, vous savez d’emblée si l’appel concerne votre activité professionnelle ou votre vie personnelle.
Si vous désirez n’avoir qu’un seul numéro, les téléphones actuels vous permettent d’attribuer une sonnerie à chaque type de contacts. Vous identifierez ainsi les appels pro vs perso et pourrez prioriser la prise d’appel.
Astuce : Quelle que soit votre préférence, ne diffusez pas votre numéro à tout va. Communiquez-le aux seuls interlocuteurs rentrant dans l’un ou l’autre de vos groupes de contact.
Règle n° 2 : filtrez les appels publicitaires
Pour éviter d’être démarché sur votre mobile pro, souscrivez aux options gratuites limitant la diffusion de votre numéro pas les annuairistes (France Telecom, 118218…). Ainsi, vos coordonnées ne figurent plus dans les fichiers extraits des annuaires commercialisés à des fins marketing. Vous ne recevez plus d’appels pour vous vendre des fenêtres PVC ou autres !
Vous pouvez choisir d’inscrire un ou plusieurs utilisateurs (votre numéro ainsi que ceux de vos collaborateurs) à l’Annuaire Universel tout en limitant l’utilisation de vos coordonnées avec :
- La Liste anti-prospection qui vous protège contre l’utilisation par un tiers de vos coordonnées à des fins commerciales.
- La Liste anti-annuaire inversé afin d’éviter que votre raison sociale et votre adresse ne soient retrouvées à partir de votre numéro de téléphone mobile ou de celui de vos collaborateurs.
Des options sont aussi disponibles telles que :
- L’inscription groupée d’utilisateurs dans le cas d’une ligne partagée par plusieurs utilisateurs,
- L’ordre de parution des utilisateurs à l’Annuaire Universel,
- La profession des utilisateurs.
2. Organisez votre répertoire de contacts professionnels
L’objectif est de pouvoir déceler rapidement et discrètement sur l’écran de votre mobile s’il s’agit d’un appel immanquable, celui d’un client, ou si celui-ci peut attendre.
Règle n°3 : Dans votre répertoire mobile, rentrez tous vos clients avec un signe distinctif ou créez des groupes de contacts.
Par exemple :
- Le C devant le nom du contact pour les Clients : C-Clément ARSAY (+ nom entreprise).
- Le F devant le nom du contact pour les fournisseurs : F- Brigitte PONVILLE (Ponville SA)
- Le P devant le nom du contact pour les contacts privés
Beaucoup de téléphones vous permettent aujourd’hui de créer des groupes de contact. Utilisez cette fonctionnalité !
Si vous ne pouvez pas répondre, d’un coup d’œil, la lettre (C/F/P) vous indique de qui il s’agit. À vous d’évaluer alors si vous devez répondre.
Un bon classement ne comprend pas plus de 3 ou 4 catégories de contacts. Au-delà, vous compliqueriez ce que vous cherchez justement à faciliter.
3. Mieux utiliser votre messagerie mobile
Vous ne pouvez pas toujours décrocher, c’est évident. Veillez cependant à ce que votre messagerie soit un relais efficace auprès de vos interlocuteurs.
Règle n°4 : optez pour une présentation professionnelle
Votre message est un indice du sérieux de votre entreprise. Évitez donc les messages pré-enregistrés ou les musiques fantaisistes. Prenez le temps d’enregistrer un message personnalisé en citant le nom de votre entreprise.
Exemple : « Vous êtes bien sur la messagerie de Florence Pertuis, Conseils & Co… »
Règle n°5 : Incitez votre correspondant à vous laisser ses coordonnées
Rien de plus agaçant que de se retrouver avec un message client du type : « rappelez-moi, c’est urgent », mais sans numéro pour le joindre !
Après vous être présenté, ajoutez dans votre message :
« Laissez-moi vos coordonnées ainsi qu’un horaire idéal de rappel afin que nous ne nous manquions pas à nouveau ! »
Règle n° 6 : Indiquez vos disponibilités !
Vous êtes dans l’impossibilité de répondre certes, mais vous n’êtes pas pour autant injoignable ! Indiquez dans votre message les heures auxquelles votre client sera certain de vous trouver.
Exemple :
« Délivrant en ce moment même une formation, je serai joignable entre midi et 14h, puis à partir de 18h30. »
Évidemment, cela suppose de changer régulièrement votre message ! Mais souvenez-vous que plus vous informez votre interlocuteur en attente à l’autre bout du fil, plus celui-ci sera rassuré par votre sérieux.
Règle n°7 : En cas d’absence, n’oubliez pas d’enregistrer un message dédié sur votre messagerie mobile !
Dans ce message, rassurez votre client en lui proposant une solution à sa demande. Soit vous précisez le numéro du collaborateur qui prend vos appels en votre absence. Ou vous indiquez que vous consultez votre messagerie tous les jours et faites-le ! Car votre client attend votre réponse !
Des solutions de convergence fixe-mobile vous permettent de récupérer les appels de votre ligne fixe sur votre mobile.