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Comment animer efficacement une conférence téléphonique ?


Pour organiser une réunion de réseau jusqu’à 10 participants sans se déplacer, la conférence téléphonique reste un moyen privilégié. À la fois simple et économique, elle est aussi à la portée de tous puisque hormis un bon vieux téléphone, un casque audio ou une fonction haut-parleur, elle ne requiert ni équipement ni connaissance technologique particuliers. Toutefois, pour être efficace, elle suppose une certaine discipline. Conseils et outils pour une animation réussie.

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Le caractère virtuel et les contraintes techniques d’une conférence téléphonique incitent en effet à redoubler de professionnalisme, tant dans sa préparation que dans sa conduite ou son suivi. Au final, tout le monde y gagne car cette exigence de formalisme permet de retrouver les basiques bien souvent oubliés lors de réunions physiques et qui sont garant de l’efficacité et de la productivité du groupe.

Les 3 facteurs-clés d’une conférence téléphonique réussie :

  1. Un animateur clairement désigné
    C’est lui qui aura organisé la conférence, prévenu les intervenants, réservé la salle virtuelle, initié la communication téléphonique.
  2. La ponctualité de rigueur
    Un créneau horaire étant déterminé auprès de l’opérateur télécom, passé ce délai, la salle virtuelle n’est plus disponible. Par ailleurs, les dépassements horaires sont facturés. S’il y avait les mêmes pénalités dans les entreprises, il y aurait de grosses tirelires à la clé !
  3. Un formalisme dans les présentations et les échanges
    Par définition, ce type de conférence ne donne pas d’autres repères que les voix, d’où l’importance des présentations des participants effectuées par l’animateur. Celles-ci doivent être systématiques, au moment de l’accueil et lors des interventions où chacun doit se nommer avant de prendre la parole.
    De même, impossible de s’interrompre, de parler à plusieurs sans tomber aussitôt dans une cacophonie impraticable. Enfin, une communication téléphonique à la fois : invitez chacun des participants à éteindre son portable.

 

Le conseil d’animation

Vous devez vous attacher à compenser le caractère virtuel de cette réunion, à rendre vos échanges les plus concrets et physiques possibles. Cette visualisation aura un impact positif sur la compréhension des propos et sur leur mémorisation.

Quelques exemples :

  • Donnez un nom à la salle, en rapport avec l’ordre du jour. : « Bienvenue dans la salle Plan commercial ».
  • Lors des présentations, n’hésitez pas à effectuer un véritable tour de table, dans le sens des aiguilles d’une montre : « À ma gauche, je vous présente Jean Paul de Nantes, puis Sylvaine de Chinon », etc. Laissez à chacun la parole pour une courte phrase d’introduction. Ces préambules permettent aux participants de noter « le plan de table » et de mémoriser l’identité et la voix de leurs interlocuteurs.
  • De même, si l’un des participants doit quitter la conférence, raccompagnez-le « jusqu’à la porte » et profitez-en pour lui rappeler sa liste de tâches à effectuer pour la prochaine fois.

L’outil pratique : votre plan de réunion

Pour le téléchargez, cliquez ici

Il s’agit d’un schéma qui reproduit la salle de réunion et permet ainsi :

  • l’identification rapide des participants
  • la prise de note de leurs avis et interventions
  • le relevé des décisions et du « pour action » de chacun


Astuces :

Joignez ce document à votre e-mail d’invitation à la conférence. Tous les participants travailleront avec le même outil, ce qui facilitera d’autant la compréhension et la cohésion du groupe.

Si votre plan de réunion est réalisé sous PowerPoint ou Word, vous pouvez le remplir en temps réel. Avantage : aussitôt la conférence terminée, vous pouvez envoyer votre compte-rendu avec votre e-mail de remerciement.


Mise en ligne : avril 2007

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