Techniques d’animation de réunion : comment être efficace ?
Les réunions sont un moment privilégié pour échanger, informer et décider. Mais parfois elles se transforment en véritable perte de temps. Les chiffres parlent d’eux-mêmes d’après cette étude du cabinet Empreinte Humaine.
Les cadres français passent plus de six semaines par an en réunion. Ils assistent à plus de 6 réunions par semaine, pour un résultat souvent contre-productif.
À peine 52 % d’entre elles sont considérées comme utiles par les salariés français, et seule une réunion sur quatre aboutit à une prise de décision.
Alors pour en finir avec les réunions inutiles et ennuyeuses, voici cinq techniques d’animation de réunion faciles à mettre en œuvre pour éviter l’ennui en salle de réunion.
Technique n°1 – Animez une réunion à l’ordre du jour au TOP !
Une réunion bien préparée est réussie à 70 %. Sachant cela, la méthode TOP permet d’anticiper l’ordre du jour des rencontres et de les rendre plus efficaces.
La méthode TOP, c’est un acronyme, très simple à mémoriser :
- T comme Thème. On définit la thématique de la réunion, ainsi que le ou les sujets qui seront abordés. Un bon conseil ? Formuler la thématique sous forme de question.
- O comme Objectifs. On écrit noir sur blanc la finalité de la réunion, ainsi que les décisions à prendre au terme de la rencontre. Le bon réflexe ? Rédiger les objectifs comme une liste de trois points maximums à cocher, formulés à l’infinitif.
- P comme Plan. On anticipe le déroulement de la réunion en préparant un plan qui servira d’ordre du jour. La bonne idée ? Se limiter à deux ou trois pour s’en tenir à l’essentiel et rester pertinent.
Technique n°2 – Activez le mode collaboratif avec le Pecha Kucha
Souvent, les réunions sont plombées par des présentations mal préparées ou trop longues.
L’antidote absolu aux interminables présentations PowerPoint existe et il s’appelle Pecha Kucha ! Dérivé d’un mot japonais qui signifie « bavardage », ce concept est simple. Une présentation doit se limiter à 20 diapositives se succédant automatiquement toutes les 20 secondes. La présentation dure 6 minutes 40 maximum : l’intervenant doit donc imposer rythme, concision et sens de la narration.
20 secondes, c’est 60 mots. Il n’en faut pas plus pour dynamiser les prises de parole et les centrer sur un objectif : informer, convaincre, expliquer… au gré des ordres du jour.
Technique n°3 – Organisez une réunion originale au « World Café »
La technique du « World Café » nous vient directement des États-Unis, et on aurait tort de s’en passer.
Son principe ? Reproduire les conditions d’échanges informels autour de la machine à café. Confiance et convivialité sont à l’honneur dans ces réunions de discussion et de débat.
Pour y arriver, il faut scinder en plusieurs petits groupes l’ensemble des participants. Ils échangent ensuite sur une thématique précise pendant un temps imparti. À la fin du chronomètre, l’animateur ou le rapporteur du groupe fait un compte rendu devant les participants réunis.
La méthode du « World Café » est particulièrement adaptée aux réunions de brainstorming, aux retours d’expériences ou aux échanges de bonnes pratiques.
Technique n°4 – Testez l’efficacité prouvée du fractionné
Ce qui est valable pour l’exercice physique l’est aussi en matière de réunion. Scindez vos réunions longues en plusieurs rencontres plus courtes.
Par exemple, fractionnez la réunion d’équipe hebdomadaire en quatre rendez-vous d’une demi-heure.
Cette méthode s’adapte au rythme naturel de l’esprit humain. Le temps maximum de concentration continue est de 25 minutes. Difficile de rester efficace et pertinent au-delà.
Cette méthode dynamique a déjà fait ses preuves dans le milieu de l’industrie avec les « quarts d’heure sécurité ». Elle est également appliquée dans la restauration avec la présentation des menus au personnel de salle.
Technique n°5 – Allez droit au but avec la méthode IPPDA
Encore un acronyme imparable pour structurer une réunion et la rendre optimale !
Cette méthode suit les étapes qui mènent à une prise de décision, de la préparation de la réunion au suivi des actions en passant par la création d’un tableau de bord. Ce que l’on apprécie dans la méthode IPPDA, c’est qu’elle permet de concrétiser les réflexions en actions. Le compte rendu de la réunion n’est donc plus une simple transcription des discussions, mais une liste de choses à faire pour parvenir à un but.
Pour y arriver, il suffit de suivre ces 5 étapes qui définissent l’acronyme IPPDA :
Informations, Problèmes, Propositions, Décisions et Actions.
Conclusion
Dans un monde où les réunions s’avèrent souvent improductives, adopter des techniques d’animation efficaces est primordial. Que ce soit la méthode TOP pour une préparation en amont, le Pecha Kucha pour des présentations impactantes, ou le World Café pour une approche collaborative, chaque technique a sa valeur. En adaptant ces méthodes à vos besoins, vous pouvez transformer vos réunions en véritables moteurs de décision et de productivité.
