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Les 3 règles clé d’une animation réussie


1) Respectez les délais

Toujours très comptables de leur temps, patrons et indépendants ont tous des emplois du temps très chargés. Vous n’aurez probablement pas la possibilité d’allonger la durée de la réunion, il faut finir à temps !

Comment tenir son timing ?
- Présentez l’ordre du jour en début de réunion, lors de votre topo de lancement, en incluant le temps attribué à chaque sujet.

- Pour les phases de la réunion réservées à la restitution d’information :

  • Repérez au préalable les intervenants qui par nature risquent de ne pas respecter leur temps imposé et soyez particulièrement vigilants.
  • Pensez à prévoir du temps en fin de réunion pour répondre aux questions des participants. Si vous préférez laisser les participants intervenir après chaque thème abordé, ou intervention, inscrivez-le dans votre timing et surtout rappelez-le en début de réunion.
  • Assurez vous au préalable que le point abordé est bien un point d’information et qu’il ne va pas être sujet à débat (à faire avant la réunion). S’il y a risque, lors de la présentation de l’ordre du jour, rappelez qu’il s’agit d’informer sur l’état d’avancement du projet et non pas de prendre des décisions.

- Pour les phases de la réunion réservées à la prise de décision en groupe :
C’est là où le timing est le plus compliqué à respecter car il faut absolument examiner tous les points de vue de tous les participants. Vous devrez enchaîner rapidement entre les moments de prise de parole, les synthèses, les votes, etc.

  • En cas de prolongements des discussions sur un sujet, le conseil de MJ Couchaere « L’animateur s’engage à respecter la durée de réunion annoncée, en cas de prolongements des discussions, il doit le négocier avec les participants. »
  • L’animateur peut offrir deux options au groupe. Le débat continue et certains points ne pourront être abordés à l’occasion de cette réunion. Ou la discussion est remise à une prochaine réunion et le compte rendu fait état de l’avancée de la réflexion.

Astuces :
- L’animateur doit rappeler précisément les points qui risquent de ne pas être traités car, entraînés dans la discussion les membres seront sans doute tentés de continuer sur le sujet alors que ce qui ne peut être couvert est sûrement aussi important.
- S’il est compliqué pour vous de garder un œil sur les débats et un œil sur la montre, n’hésitez pas demander à l’un des participants de vous avertir avant dépassement. Dans ce cas, il est important que le rôle de cette personne ait été clarifié en début de réunion « c’est Pierre qui nous alertera si nous sommes en train de dépasser le temps alloué à chaque sujet ».


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