3) Sachez conclure et donner suite :
La conclusion :
Tout comme votre topo de lancement, votre conclusion doit être particulièrement soignée.
Pour une réunion d’information en grand groupe de type conférence, la conclusion pourra être préparée à l’avance.
Astuce : Si plusieurs membres ou invités doivent intervenir, demandez-leur une synthèse de leur exposé quelques jours avant la réunion pour que vous puissiez en tenir compte dans votre préparation de conclusion.
Dans le cas d’une réunion entre décideurs, la conclusion découlera directement des débats : il s’agit d’une simple reprise des points abordés et des décisions adoptées.
En revanche si aucun accord n’a pu être acté, vous devrez restituer une synthèse des débats qui mettra en avant la tendance générale mais n’oubliera pas de citer toutes les opinions opposées. Pour faciliter cette tâche, reprenez les notes prises sur les tableaux papiers en cours de réunion.
Enfin, la conclusion de la réunion devra mentionner la date d’envoi du compte rendu.
Le compte-rendu :
Le type de compte-rendu doit être adapté à la manière dont les sujets ont été traités. L’objectif du compte-rendu est de résumer les principaux points des réunions pour permettre aux personnes présentes de s’en remémorer les points clés et aux absents de comprendre les prises de décision.
Le compte-rendu thématique : pour une réunion d’information, le document comportera un résumé de chaque point de l’ordre du jour.
Le relevé de décision ou communiqué : plus adapté aux réunions de prises de décisions, il récapitule toutes les conclusions actées lors de la rencontre. Il constitue un tableau de bord pour guider les membres dans la mise en œuvre des décisions : dispositions à prendre, nom de la personne chargée de cette mission et les échéances des actions à mener (le fameux « qui fait quoi quand »).
Dans tous les cas, le compte rendu de la réunion devra comporter :
. l’objet de la réunion
. la date
. la liste des participants (et les excusés)
. un rappel du compte-rendu précédent si la réunion s’inscrit dans la continuité d’autres réunions
. l’ordre du jour
. le résumé de chaque point de l’ordre du jour
. le relevé des décisions
