Comment produire efficacement à plusieurs ?

produire efficacement

La vie de votre réseau vous conduit souvent à collaborer autour de documents communs : compte rendu, présentation, projet… Comment bien procéder pour gagner du temps et ne pas trop empiéter sur celui de chacun ? Marine Cousin-Bernard, co-fondatrice de la Chambre Professionnelle du Conseil d’Ile-de-France et co-auteur d’un ouvrage rédigé avec six membres nous expose sa méthode pour organiser un travail aussi collaboratif que productif !
Marine Cousin-Bernard, co-auteur de Comprendre le métier de consultant et co-fondatrice de la Chambre Professionnelle du Conseil d’Ile-de-France.
Aider les entreprises à mieux tirer parti des missions de conseil. C’est l’un des objectifs poursuivis par la Chambre Professionnelle du Conseil. Au sein du réseau, Marine Cousin-Bernard, consultante en organisation et management depuis 20 ans a l’idée d’un ouvrage décryptant tous les aspects du métier de consultant. Le projet séduit les membres du réseau et 5 membres rejoignent le projet. « Nous nous sommes donnés à peu près un an pour parvenir à un résultat précise-t-elle. C’est long pour un projet collectif, il faut entretenir la motivation, même dans les moments de doute et c’est court pour la rédaction d’un ouvrage professionnel et documenté. »

Comprendre le métier de consultant, éditions Nathan-Les Échos voit le jour en septembre 2011, après 15 mois de travail concerté entre les co-auteurs : Gracia Bréard-Moussel, Valentine Chapus-Gilbert, Marine Cousin-Bernard, Leila Javitch-Hadgé, Hélène Nguyen et Béatrice Perrot.

Clé de succès n°1 : construire une cohésion d’équipe forte

Alors que les futurs co-auteurs de l’ouvrage ne se connaissent pas encore, Martine Cousin-Bernard propose une séance d’évaluation du projet. Un temps de concertation où chacun peut s’exprimer librement. « En plus d’une analyse collective indispensable, ce temps de libre expression a permis à chacune de s’approprier le projet et de se découvrir dans la relation de travail … un moment fondateur essentiel pour la suite. » À l’issue de la réunion, certains ont jeté l’éponge, cinq consultantes sont restées prêtes à s’atteler à la tâche… « et finalement on s’est bien amusé, le projet a été mené facilement, malgré les quelques moments de doute, cela s’est vraiment fait dans la bonne humeur ». Une détente qu’ont pu se permettre les coauteurs en se fixant d’emblée une organisation concise.

Clé de succès n°2 : un planning précis mené par un chef de projet

« Quel que soit le projet mené au sein du réseau, présentation ou recherches d’idées, on ne peut pas avancer sans pilote » affirme la cofondatrice de la Chambre Professionnelle du Conseil. Le chef de projet centralise les informations et relance les participants. C’est lui aussi qui veille au « bon moral des troupes ». Lorsque les doutes surviennent au cours de l’écriture, la consultante prend le relais et remotive l’équipe.
Pour ne pas démotiver le groupe de rédactrices, elle décide d’être l’interlocuteur unique de l’éditrice. « Cela me permettait de filtrer ses commentaires et de ne pas entamer la motivation des unes et des autres en leur transmettant ses retours de manière constructive pour nous toutes. »

Le planning de rédaction des auteurs de Comprendre le métier de consultant
À raison d’une demi-journée de travail collectif par mois :

  • Étape 1 : définition du projet et constitution d’une équipe.
  • Étape 2 : Conception du sommaire et validation du projet d’écriture avec l’éditrice.
  • Étape 3 : Définition d’un échéancier des rendus à l’éditrice et programme de travail collectif sur l’année.

À chaque réunion :

  • Évaluation collective du travail réalisé par chacune : harmonisation et enrichissement des contenus.
  • Réflexion et échanges sur les étapes suivantes.

Fixez dès le départ une date d’échéance précise
« Il est bien plus facile de maintenir la motivation du groupe quand la fin est connue ! » Pour vos projets n’ayant pas en eux-mêmes d’échéance (exemple, recherche de nouveaux prospects pour le réseau dans le cas d’une offre collective, actions de relations presse), fixez des dates limites pour chaque étape. D’ailleurs, l’issue de chacune d’elle peut devenir le prétexte d’une pause conviviale entre membres !

Clé de succès n°3 : maintenir l’équilibre entre convivialité et efficacité

Lorsque les membres s’investissent bénévolement, difficile d’imposer un rythme de travail collaboratif soutenu. Pour Marine Cousin-Bernard, « sans un vrai plaisir de travail, cela ne marche pas ! »
Aussi, pour travailler dans la bonne humeur, les coauteurs décident de démarrer la réunion mensuelle par un déjeuner convivial « Avant d’attaquer le travail, nous avions bien discuté, échangé, bref, bien profité de la dynamique de groupe pour se challenger. »

L’aspect convivial de votre projet doit être aussi important que le but final :
déjeuners, pauses … cela fait partie du travail ! Même si à première vue, cela peut sembler improductif. Ménagez des moments qui créent des liens, exemple au sein du groupe APM Paris Kléber, des sorties n’ayant d’autres buts que de passer de bons moments sont proposés aux membres.

Plusieurs des membres de l’équipe reconnaissent aujourd’hui qu’elles n’auraient jamais pu mener un tel travail seule. En attendant le tome 2, Marine Cousin-Bernard conclut ainsi la discussion, « faites-vous plaisir, voilà une bonne règle d’efficacité pour votre réseau ! »

Pour mener avec succès un projet de travail collaboratif au sein de votre réseau :

  1. Nommez un ou plusieurs pilotes qui pourront prendre en charge le suivi.
  2. Fixez des règles de travail précises, il est bien plus facile de s’investir dans un projet lorsque l’on sait ce qui doit être fait.
  3. Prenez le temps le mener ce travail dans la bonne humeur ! En effet, pour bien des entrepreneurs, l’ambiance est le 1er critère de choix d’un réseau.

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