Votre rôle d’animateur est primordial : vous êtes à la fois le promoteur, l’animateur et le modérateur des échanges entre les membres. Quelques règles simples pour favoriser l’animation réussie d’une réunion.
Respectez les délais
Toujours très comptables de leur temps, patrons et indépendants ont tous des emplois du temps très chargés. Vous n’aurez probablement pas la possibilité d’allonger la durée de la réunion, il faut finir à temps !
Comment tenir son timing ?
- Présentez l’ordre du jour en début de réunion, lors de votre topo de lancement, en incluant le temps attribué à chaque sujet.
- Pour les phases de la réunion réservées à la restitution d’information :
Repérez au préalable les intervenants qui par nature risquent de ne pas respecter leur temps imposé et soyez particulièrement vigilants.
Pensez à prévoir du temps en fin de réunion pour répondre aux questions des participants. Si vous préférez laisser les participants intervenir après chaque thème abordé, ou intervention, inscrivez-le dans votre timing et surtout rappelez-le en début de réunion.
Assurez-vous au préalable que le point abordé est bien un point d’information et qu’il ne va pas être sujet à débat (à faire avant la réunion). S’il y a risque, lors de la présentation de l’ordre du jour, rappelez qu’il s’agit d’informer sur l’état d’avancement du projet et non pas de prendre des décisions. - Pour les phases de la réunion réservées à la prise de décision en groupe :
C’est là où le timing est le plus compliqué à respecter car il faut absolument examiner tous les points de vue de tous les participants. Vous devrez enchaîner rapidement entre les moments de prise de parole, les synthèses, les votes, etc.
En cas de prolongements des discussions sur un sujet, le conseil de MJ Couchaere « L’animateur s’engage à respecter la durée de réunion annoncée, en cas de prolongements des discussions, il doit le négocier avec les participants. »
L’animateur peut offrir deux options au groupe. Le débat continue et certains points ne pourront être abordés à l’occasion de cette réunion. Ou la discussion est remise à une prochaine réunion et le compte rendu fait état de l’avancée de la réflexion.
Astuces :
- L’animateur doit rappeler précisément les points qui risquent de ne pas être traités car, entraînés dans la discussion les membres seront sans doute tentés de continuer sur le sujet alors que ce qui ne peut être couvert est sûrement aussi important.
- S’il est compliqué pour vous de garder un œil sur les débats et un œil sur la montre, n’hésitez pas demander à l’un des participants de vous avertir avant dépassement. Dans ce cas, il est important que le rôle de cette personne ait été clarifié en début de réunion « c’est Pierre qui nous alertera si nous sommes en train de dépasser le temps alloué à chaque sujet ».
Prenez conscience de votre langage corporel
Que vous soyez assis ou debout vous semble anodin et pourtant en choisissant la position debout vous envoyez au groupe un message de domination tandis qu’en restant assis vous vous mêlez aux participants, comme simple membre de la réunion. Pour parvenir à gérer les différents moments de la réunion : discussion ouverte, prise de décision, exposé d’un membre, … adaptez votre posture corporelle au format de discussion. Cela vous permet de favoriser les échanges ou au contraire de ramener le calme avant un vote.
3 exemples :
- Lors d’une réflexion collective : préférez la position assise pour échanger avec les participants, vous mettre sur « un pied d’égalité avec eux » et participer au débat.
- Lors d’un brainstorming, vous êtes forcément debout, vous devez en effet noter les propositions des participants. Pour autant gardez une position dite « d’ouverture » (bras et jambes non croisés, buste vers l’avant, faciès encourageant, regards constamment dirigés vers le public) afin d’encourager les membres à participer aux échanges.
- N’oubliez pas, lorsqu’un membre prend la parole, ce n’est pas le moment de jeter un regard sur vos notes, la personne en serait à juste titre vexée et aurait l’impression que son avis ne compte pas, ou ne vous intéresse guère …
- Lors d’une prise de décision : votre rôle d’animateur devient alors modérateur, vous devez ramener au calme, reformuler, synthétiser, aider à l’analyse. Pour réguler le groupe, optez pour la position debout, vous prenez ainsi « un ascendant physique sur l’assemblée tout en portant la voix un peu plus haut pour inciter à l’écoute. » Pour clore les débats, résumez ce qui a été dit en utilisant les notes prises sur un tableau papier. Pour MJ Couchaere, c’est une étape essentielle pour parvenir à la validation et à la prise de décision : « l’ensemble des notes prises au cours des discussions crée une photographie de la réflexion menée, une synthèse indispensable pour arriver à un accord ».
Sachez conclure et donner suite
Tout comme votre topo de lancement, votre conclusion doit être particulièrement soignée.
Pour une réunion d’information en grand groupe de type conférence, la conclusion pourra être préparée à l’avance.
Astuce : Si plusieurs membres ou invités doivent intervenir, demandez-leur une synthèse de leur exposé quelques jours avant la réunion pour que vous puissiez en tenir compte dans votre préparation de conclusion.
Dans le cas d’une réunion entre décideurs, la conclusion découlera directement des débats : il s’agit d’une simple reprise des points abordés et des décisions adoptées.
En revanche si aucun accord n’a pu être acté, vous devrez restituer une synthèse des débats qui mettra en avant la tendance générale mais n’oubliera pas de citer toutes les opinions opposées. Pour faciliter cette tâche, reprenez les notes prises sur les tableaux papiers en cours de réunion.
Enfin, la conclusion de la réunion devra mentionner la date d’envoi du compte rendu.
Le type de compte-rendu doit être adapté à la manière dont les sujets ont été traités. L’objectif du compte-rendu est de résumer les principaux points des réunions pour permettre aux personnes présentes de s’en remémorer les points clés et aux absents de comprendre les prises de décision.
Le compte-rendu thématique : pour une réunion d’information, le document comportera un résumé de chaque point de l’ordre du jour.
Le relevé de décision ou communiqué : plus adapté aux réunions de prises de décisions, il récapitule toutes les conclusions actées lors de la rencontre. Il constitue un tableau de bord pour guider les membres dans la mise en œuvre des décisions : dispositions à prendre, nom de la personne chargée de cette mission et les échéances des actions à mener (le fameux « qui fait quoi quand »).
Dans tous les cas, le compte rendu de la réunion devra comporter :
- l’objet de la réunion
- la date
- la liste des participants (et les excusés)
- un rappel du compte-rendu précédent si la réunion s’inscrit dans la continuité d’autres réunions
- l’ordre du jour
- le résumé de chaque point de l’ordre du jour
- le relevé des décisions
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