Comment rédiger une bonne charte de fonctionnement pour entreprise ou votre réseau ?
Un bon réseau, comme une entreprise, a horreur du flou. Voilà pourquoi la plupart des réseaux veulent formaliser leur organisation à l’aide d’une charte d’entreprise pu charte organisationnelle.
Un terme générique qui recouvre cependant bien des réalités : de la bible de référence à un simple contrat d’engagement pour les nouveaux membres.
Mais au fait, qu’est-ce qu’une charte d’entreprise ? A quoi sert elle ? A qui est-elle destinée et surtout comment la rédiger ?
L’équipe de Place des réseaux est allée enquêter et décortique pour vous quelques documents-types pour vous aider dans cet exercice difficile.
Qu’est ce qu’une charte d’entreprise ?
Qu’est-ce qu’une charte organisationnelle d’entreprise ? C’est un document qui doit de façon claire et synthétique définir le réseau dans son activité, sa composition, ses objectifs, son organisation et ses modalités de participation et d’adhésion de ses membres.
Quel est le rôle d’une charte d’entreprise ?
La charte d’entreprise est avant tout un outil de cohésion interne. Elle permet de se mettre d’accord à tout moment sur les objectifs, les droits et les devoirs de chacun au sein du réseau. Elle dresse les moyens, le plan d’action et les modalités de rencontre de ses membres.
Mais c’est également un outil qui peut être exploité vers l’externe : il véhicule les valeurs et les messages professionnels qui crédibilisent le réseau et rassurent les clients et partenaires.
Quel est le contenu d’une bonne charte d’entreprise ?
Une charte d’entreprise ou de réseau c’est un tout en un qui comprend :
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1/Une carte d’identité fidèle
Qui décrit le réseau, sa raison sociale, le profil des membres, la couverture géographique.
Exemple : Courants Porteurs est un réseau, à vocation régionale, d’entrepreneurs : chefs d’entreprise, créateurs…
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2/Les objectifs du réseau
Décrire les ambitions et la raison d’être du réseau à court, moyen et long terme.
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3/Un ordre de mission :
Qui définit les missions du réseau, ses objectifs en termes quantitatifs et qualitatifs. Pour First Services, il s’agit d’aider les donneurs d’ordres à trouver les meilleurs prestataires prêts à répondre à leurs besoins. Quant à Courants Porteurs, son objectif est de regrouper les compétences pour répondre à des appels d’offres.
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4/Un règlement intérieur :
Qui détermine les principes et une éthique de collaboration, les droits et les devoirs des membres. Par exemple, ne pas démarcher en direct le client d’un autre adhérent ou encore choisir ses prestataires de service en priorité au sein du réseau. Le règlement peut aussi répertorier les modalités de participation : cotisation, réunions, plannings…
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5/Un document juridique :
Si votre réseau est formel, il doit pouvoir produire ses statuts.
Exemple :VDN est un GIE (Groupement d’Intérêt Economique), Les 7 sens une SARL, Le Club des créateurs d’entreprises une association Loi 1901.
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6/Un document de recrutement :
Qui intègre une fiche de renseignements d’adhérent (motivation de son adhésion, appartenance à d’autres réseaux) et un formulaire d’adhésion qui a valeur de contrat.
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7/Les processus d’adhésion et de départ :
Décrire les critères d’admission, le processus de candidature, mais également les procédures de sortie ou de démission ou d’éventuelle exclusion des membres du réseau.
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8/Les dispositions relatives à la propriété intellectuelle :
Indiquez comment la propriété intellectuelle est gérée au sein du réseau, en particulier si des idées ou des innovations sont partagées entre les membres.
- 9/ Les responsabilités financières :
Outre les cotisations, il est important de préciser comment sont gérées les finances du réseau. Cela peut inclure la gestion des fonds, les responsabilités en matière de reporting financier, et les procédures en cas de dépenses exceptionnelles ou d’investissements.
- 10/Les mécanismes de résolution des conflits :
Tout réseau ou organisation est susceptible de rencontrer des désaccords ou des conflits. La charte doit donc prévoir des mécanismes clairs et équitables pour résoudre ces problèmes, qu’il s’agisse de médiation, d’arbitrage ou d’autres méthodes.
- 11/Les modalités de communication :
Il est essentiel de définir comment les membres communiquent entre eux et avec l’extérieur. Cela inclut les outils de communication utilisés (par exemple, plateformes en ligne, réunions régulières), la fréquence des communications, et les responsabilités en matière de communication.
- 12/ Les engagements en matière de responsabilité sociale et environnementale :
Dans le contexte actuel, de nombreuses entreprises et réseaux sont de plus en plus conscients de leur impact sur la société et l’environnement. Il peut donc être pertinent d’inclure dans la charte des engagements ou des directives concernant la responsabilité sociale des entreprises (RSE), la durabilité ou d’autres initiatives éthiques et écologiques.
Astuce : Un document ou plusieurs ?
Comme nous l’avons vu, une charte a un contenu dense et varié. Sachez l’organiser et au besoin la fractionner en plusieurs documents homogènes.
Exemple : Tenez d’un côté un dossier « mode d’emploi » regroupant la fiche d’identité, les règles d’admission, les statuts, les dates des réunions et de l’autre, un dossier sur les objectifs, les missions, engagements, droits et devoirs et règles de conduite.
Comment rédiger une charte organisationnelle ?
Rédiger une charte d’entreprise dans son coin c’est anti réseau ! Par définition, la charte est un document associatif, communautaire. N’hésitez pas à intégrer les membres actifs à la réflexion ainsi qu’à sa rédaction. Organisez par exemple un comité, un groupe de travail pour élaborer le plan et les principaux articles de la charte.
Ecrivez une première ébauche et soumettez là à d’autres membres actifs et fidèles. Testez différents modèles de charte sur d’autres personnes du réseau et, d’après les différentes remarques, notamment de membres appartenant à d’autres réseaux, complétez ce qui peut éventuellement manquer avant de rédiger le modèle définitif.
Comment et quand s’en servir ?
Ne vivez pas votre charte organisationnelle comme une contrainte que vous aurez tôt fait d’oublier dans un tiroir. C’est au contraire un document de référence, vivant, fondateur et utile en permanence à la bonne marche de votre réseau.
A chaque nouvelle adhésion, il est important de connaître l’opinion du nouveau membre. Il peut apporter des idées pour faire évoluer le document.
Votre charte d’entreprise peut par exemple servir à trancher des débats houleux lors des conventions où les dérives sont fréquentes. Certains membres de votre réseau se plaignent d’un faible apport de business pour leur activité ? Rappelez leur, charte à l’appui, que ce n’est pas l’objectif assigné de votre réseau s’il se limite à mutualiser des savoir-faire.
4 conseils pratiques pour rédiger votre charte de déontologie
1. Faites court et allez à l’essentiel. Si vous constatez que votre document risque d’être trop long, fractionnez le en plusieurs dossiers. Et sachez résumer sur une seule page les principes-clés de votre charte.
2. Optez pour une présentation simple, claire, aérée. Evitez les phrases à rallonge.
3. Abstenez vous d’utiliser un jargon trop juridique qui est parfois difficile à comprendre. Votre vocabulaire doit être simple, mais efficace.
Exemple : Ne dites pas « chaque entreprise labellisée s’engage à rechercher sans délai, la meilleure compétence de remplacement en rapport avec le besoin du projet qui lui est confié, si une inadéquation des compétences d’un collaborateur devait apparaître en cours de projet ». Dites plutôt : « si en cours de projet un collaborateur se révèle inapte ou défaillant, chaque entreprise du réseau s’emploie à rechercher aussitôt le meilleur remplaçant qualifié ».
4. Soyez concrets et pratiques : évitez les déclarations d’intention, les effets de manche, les bons sentiments généraux.
Exemple : Les membres du réseau s’engagent à exercer leur métier avec honnêteté.
Soyez factuel : Aucun membre du réseau n’établit de liens directs avec un client d’un autre membre sans son accord préalable.
Exemple concret de charte d’entreprise
1- La première page : Une synthèse de tous les éléments importants :
La page d’en tête de la charte de votre entreprise ou réseau doit comprendre les éléments suivants :
- Le logo de l’entreprise ou du réseau.
- Définition du réseau : une carte d’identité précise et synthétique.
- Les différentes missions du réseau sont clairement exposées.
- Les coordonnées complètes du réseau pour tout contact.
Exemple de charte d’adhésion de Courants Porteurs
(Logo du réseau)
CHARTE DE COURANTS PORTEURS
Courants Porteurs est un réseau à vocation régionale, d’entrepreneurs, chefs, créateurs …
Les missions du réseau, constitué sous forme d’association, sont les suivantes
- Développer les courants d’affaires entre entreprises adhérentes
- Favoriser les rencontres et les échanges entre des entrepreneurs ayant les mêmes préoccupations
- Regrouper les compétences et pour répondre à des appels d’offres (création de « clusters »)
- Privilégier et développer les conditions d’une économie locale et régionale durable ouverte vers les marchés nationaux et internationaux
- Contribuer au maintien des jeunes diplômés dans notre région et nos entreprises.
- Réfléchir au lien social et à l’importance de ce lien dans nos entreprises.
En utilisant la dynamique de l’identité culturelle de notre région et en conciliant vie privée et vie professionnelle
(Coordonnées complètes pour tout contact)
2. Un bulletin d’adhésion complet :
- Rappel de la structure du réseau.
- Le bulletin cite l’ensemble des documents constitutifs de la charte (statuts, règlement intérieur et charte proprement-dite).
- Le contractant est mis en face d’engagements très concrets. Les sanctions pour non-respect sont clairement stipulées (Je m’engage à respecter le règlement intérieur et la charte de l’association…).
- Le montant annuel de la cotisation est précisé.
- Le lieu, la date sont renseignés et la signature du contractant y est apposée.
La Charte d’Entreprise : Pilier de Cohésion et Reflet d’Identité
Pour conclure, la charte d’entreprise constitue la colonne vertébrale de tout réseau ou organisation. Elle formalise l’essence même de ce qui lie les membres entre eux : leurs valeurs, leurs objectifs et leurs règles d’engagement.
Elle est à la fois un outil de cohésion interne et une vitrine vers l’extérieur, reflétant l’identité et la déontologie du réseau. Pour que cette charte soit efficace, il est impératif qu’elle soit claire, concise et surtout, élaborée collectivement pour s’assurer qu’elle corresponde aux attentes de tous les membres.
Elle doit être vivante, évolutive et utilisée régulièrement comme référence. Au-delà de sa simple rédaction, c’est l’adhésion et l’engagement de tous les membres envers cette charte qui garantiront la pérennité et le succès du réseau.
