Aujourd’hui, on appelle brainstorming un peu tout et n’importe quoi… ça vaut la peine de revenir aux basiques de ce très puissant outil de productivité en groupe qui est tout sauf une réunion improvisée. En bonus une technique qui fait des miracles…
Extraits de la Brainstorming Box, d’Isabelle Izard et Nathalie Cahn aux Éditions Eyrolles Isabelle Izard, fondatrice d’Happy Monday : un réseau de consultants expérimentés spécialisés dans le conseil, la formation en innovation.
La préparation du brainstorming
Avant la réunion, l’animateur écrit ce que l’on appelle en jargon d’animateur un « guide d’animation », c’est-à-dire un ordre du jour, étape par étape, des exercices à mener. L’animateur peut également décider, et nous le recommandons, d’envoyer un petit homework à faire aux participants avant la réunion du brainstorming, nous y reviendrons.
Le suivi de l’agenda
L’animateur contrôle l’agenda de la réunion et note toutes les idées émises, à certains moments de la réunion, il peut néanmoins déléguer ces tâches, désigner un « gardien du temps » chargé de contrôler la durée d’un exercice, ou nommer un scribe pour prendre note de certains résultats.
Le maintien du climat créatif
L’animateur doit veiller à ce que chacun s’écoute, soit constructif et s’amuse, conditions clés, nous l’avons vu, pour favoriser la créativité. Dès le début du brainstorming, l’animateur posera les règles CQFD du brainstorming :pas de Censure (ni sur soi ni sur les autres) !viser la Quantité ;rechercher la Fantaisie ;démultiplier.
La canalisation des débats
L’animateur canalise l’énergie créative du groupe dans la direction souhaitée et relance les participants si nécessaire. Pour s’aider, il pourra s’appuyer sur les critères de succès de la recherche.
Exemple :Dans le brainstorming précédemment cite, dont l’objectif était de trouver des idées de gourmandises à base de fruits pour adultes, bonnes pour la sante et pouvant se manger n’importe où, l’animateur pourrait relancer ainsi les participants lorsqu’ils émettent des idées un peu à côté de l’objectif: « Comment rendre votre gourmandise encore meilleure pour la santé ? » ; « De Quelle manière pourrait-on manger votre gourmandise debout tout en faisant ses courses ? »
La gestion du groupe et des éventuels conflits
C’est sans doute la principale difficulté, même s’il ne faut pas en exagérer la portée : grâce aux règles de régulation du brainstorming, les conflits arrivent moins souvent qu’on ne l’imagine. En résumé, l’animateur d’un brainstorming est le responsable du processus, c’est-à-dire des moyens à mettre en œuvre pour produire des idées enthousiasmantes. Mais dans quelle mesure peut-il s’impliquer dans le contenu ? C’est l’objet du point suivant. En revanche, le jour du brainstorming, trois archétypes de posture d’animation sont à éviter absolument. Peut-être avez-vous déjà buté sur ces déviances ?
L’animateur participant
Il donne SES idées à tout bout de champ. Il interrompt les participants, monopolise la parole. Il est à la fois juge et partie, l’animateur adéquat n’est pas là pour inventer lui-même des idées, il est le catalyseur ou encore l’accoucheur des idées, et non leur géniteur. Si, par hasard, une idée géniale vous vient lors d’un brainstorming que vous animez, partagez-la avec le groupe, mais faites-le avec parcimonie et sous la forme d’une question : « Que penseriez-vous de la piste … ? » Trop souvent, les animateurs débutants ont tendance à confondre les rôles et à s’investir dans les idées.
L’animateur expert
Il connaît le sujet sur le bout des doigts (non, ce n’est pas toujours un atout !). Il répond de façon catégorique à toutes les questions techniques que se posent les participants ; il oriente de façon dirigiste les débats et affiche assez vite un masque de stress. Une inscription semble marquée au fer rouge sur son visage : « là, on n’y est pas du tout, les gars ! ».Idéalement, l’animateur doit avoir un certain recul par rapport au sujet. S’il est lui-même prisonnier du cadre habituel de pensée, il aura du mal à en faire sortir les autres.
C’est pourquoi nous vous recommandions en introduction de contacter un animateur professionnel, extérieur à votre entreprise, pour des enjeux importants. Une autre possibilité consiste à bien séparer les rôles : invitez à votre brainstorming un « expert » du sujet et appuyez-vous sur lui pour répondre aux questions trop techniques.
L’animateur-chef
Il est directeur d’une équipe et anime le brainstorming avec ses propres collaborateurs. Il a tendance à faire des injonctions péremptoires et paradoxales : « Allez, les gars, soyez créatifs, maintenant » ; « Il me faut cinq idées qui cartonnent à la fin de ces trois heures »…Évitez, dans la mesure du possible, toute situation hiérarchique : il sera difficile pour les participants de soumettre leurs idées en toute liberté quand, la veille, l’animateur-chef se sera opposé à l’une de leur proposition dans une autre réunion.
Utilisez l’humour et le second degré
L’humour sera très utile pour faire respecter les règles de créativité. Nous vous recommandons d’utiliser des petits objets comme la boîte à meuh, un bâton de relais, ou encore un chronomètre. Utilisez la boite à meuh. C’est une manière très efficace et ludique d’empêcher la censure. Utilisez un chronomètre et demandez aux participants de produire le plus d’idées possible, en un temps limité.
C’est un moyen très amusant d’obtenir beaucoup d’idées en très peu de temps. Encouragez la démultiplication grâce à un bâton de relais. Quand un participant tient un début d’idée, il s’empare du bâton de relais et il le passe à son voisin pour lui demander de l’aide. L’humour est également essentiel pour aborder un participant négatif ou ronchon, en faisant attention néanmoins à ne jamais tomber dans le cynisme ou à le ridiculiser.
Appuyez-vous sur le groupe en cas de difficulté
N’assumez pas toutes les responsabilités, partagez ! Lorsqu’une difficulté surgit, n’hésitez pas à associer le groupe pour la résoudre.
Exemple :Vous avez pris du retard par rapport à votre guide d’animation car le groupe a beaucoup d’idées et débat longuement sur un thème. Vous risquez de ne pas aborder tous les sujets. Laissez le groupe arbitrer et soumettez-Iui les options possibles : « Soit on continue cet exercice sur le thème X, mais on n’aura pas le temps de faire l’exercice sur le thème y, soit on conclut cet exercice pour faire l’exercice suivant. » Cela ne vous empêche pas de donner votre opinion et de dire de quel côté va votre préférence.
Exemple :Vous avez dans votre groupe un participant avec une personnalité difficile qui fait une objection catégorique au processus proposé. Renvoyez l’objection à l’ensemble du groupe. Qu’est-ce qu’ils en pensent ? Quelle démarche suivre ? C’est un des moyens de marginaliser les personnalités difficiles.
Insufflez de l’énergie
Deux moyens sont à votre disposition. Tout d’abord, cassez les rythmes en alternant des exercices en plénière (c’est-à-dire avec tous les participants du groupe) et des exercices en petits comités (c’est-à-dire en petits groupes de deux, trois ou quatre personnes). Ensuite, faites des petits jeux pour détendre l’atmosphère lorsque l’attention commence à baisser.