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Harmonisez vos documents au sein de votre réseau grâce aux modèles de Word


Vous souhaitez mettre à la disposition des membres de votre réseau des documents (courriers, télécopies, mémos, rapports...) avec une mise en page et des mises en forme prédéfinies.
Pour cela, il vous suffit de créer des documents types ou "modèles", grâce à Microsoft Office. Ces modèles serviront ensuite de base à toute nouvelle création de document et seront utilisables par tous les membres de votre réseau.

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Pour notre exemple, nous avons choisi d'adapter un modèle de lettre avec Microsoft Word.

La procédure pas à pas :



1-

Démarrez votre logiciel Word puis cliquez sur " Nouveau…" dans le menu "Fichier". (Il n'est pas possible d'utiliser le bouton "nouveau" de la barre d'outil standard, car il ne permet pas l'ouverture du Volet Office dont nous avons besoin pour créer le modèle).

Le Volet Office "Nouveau document" apparaît alors. Dans la rubrique Modèles de ce volet, cliquez sur " Sur mon ordinateur…".

Dans la fenêtre qui s'ouvre choisissez le modèle de lettre que vous souhaitez, puis cochez l'option "Modèle" avant de cliquer sur OK.




2-

Le modèle choisi s'affiche alors. Vous pouvez l'adapter à votre convenance et faire les mises en formes que vous souhaitez retrouver à chaque fois que vous ouvrirez ce modèle.

Quelques exemples de personnalisation :
• Ajoutez votre logo
• Si vous souhaitez effacer le numéro de page, sélectionnez "En-tête et pied de page" dans le menu Affichage. Sélectionnez ensuite le numéro de page et appuyez sur SUPPR. Puis , cliquez sur le bouton "Fermer".




3-

Une fois les modifications effectuées, choisissez "Enregistrer sous…" dans le menu déroulant "Fichier". Votre modèle sera ainsi enregistré dans le répertoire Modèles que Word a ouvert automatiquement. Une extension ".dot" est alors attribuée à votre document.




4. Lorsque vous souhaiterez vous servir de votre modèle, il vous suffira de cliquer sur "Nouveau…" dans le menu "Fichier".
Il vous suffira alors de répéter l'étape 1, mais en utilisant l'option "Document" pour utiliser votre nouveau modèle.


5-
Pour mettre ce nouveau modèle à la disposition des membres de votre entreprise, il vous suffit de le déposer sur votre serveur.


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Article extrait de Microsoft Entrepreneur et adapté pour Place des réseaux
Mise en ligne : juin 2006
 




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