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Comment s'organiser pour faire une demande de subvention ?
Mise en ligne : Mars 2022

Comment s'organiser pour faire une demande de subvention ?


La gestion d’une association est plus complexe qu’il n’y paraît. Les représentants d’une association doivent travailler sur une multitude d’aspects pour conserver un équilibre au sein de leur structure. Vous souhaitez connaître les 10 points permettant de gérer sereinement une association ? Notre article fait la liste des points à intégrer.

Gestion d'une association : les 10 points cruciaux

Pour gérer sereinement une association, un président et son bureau doivent répondre à de multiples enjeux. Tour d’horizon des 10 points cruciaux à respecter.

1. L'objet principal

En premier point, une association doit être en mesure d’expliquer clairement et facilement l’objet principal justifiant sa création. De nombreuses associations s’engagent en faveur de causes précises utiles pour la société. Cet engagement doit répondre à de vraies problématiques.

Toutefois, cet objet principal doit pouvoir évoluer si cela répond à une demande forte des membres. L’évolution d’une association peut aussi se faire de manière naturelle en fonction de l’évolution des problématiques rencontrées.

2. Le dynamisme

Une association doit également proposer des projets permettant d’assurer un dynamisme certain à l’ensemble du groupe. Lorsqu’un nouveau membre cherche à rejoindre une association, il va d’abord s’informer des projets en cours.

Le dynamisme de l’association et ses projets permettent alors :

  • d’impliquer le plus de membres possible ;
  • de donner envie à de nouvelles personnes de rejoindre l’association ;
  • d’accroître les chances d’obtenir une subvention, ce qui financera de nouveaux projets.

3. L'ouverture d’esprit

La création et la gestion d’une association se font, en règle générale, dans un esprit d’entraide et de coopération. Les membres mettent leur temps, leurs connaissances, leurs réseaux, leur argent ou leurs compétences au service de l’association. Cette aide est majoritairement bénévole, ce qui implique une absence totale de rémunération.

Ainsi, pour gérer sereinement une association, il convient de se débarrasser de toute logique de compétition, de pouvoir ou d’objectifs de rentabilité.

4. Les réunions

Les réunions représentent des temps forts au sein d’une association. Ces moments, généralement conviviaux, participent à souder le groupe. Durant les réunions, les membres apprennent à mieux se connaître.

La gestion sereine d’une association passe par une information complète au sujet des réunions. Il convient de donner, aux membres, les éléments suivants :

  • la date et l’heure de la réunion ;
  • le lieu et les moyens d’y accéder selon le type de transport ;
  • les sujets abordés et le temps consacré ;
  • les éventuels documents à consulter ou lire avant la réunion.

5. Les postes à responsabilité

Une association, comme n’importe quelle structure, doit désigner des membres sur des postes à responsabilité. Ainsi, une association doit se doter, au minimum, d’un président et d’un trésorier. Toutefois, il est parfaitement possible d’accroître le nombre de postes et, même, de désigner un organe de surveillance sur un modèle similaire au conseil d’administration.

Le renouvellement des postes à responsabilité fait partie intégrante de la vie associative. Ainsi, pour gérer sereinement une association, il faut porter une attention sur deux points principaux :

  • la limitation du cumul dans le temps d’un poste ;
  • la communication large et engageante pour permettre à tous les membres de candidater sur ces postes.

6. La transparence

Dans une association, la transparence apparaît comme une règle d’or à respecter scrupuleusement. Ainsi, les représentants d’une association ne doivent pas cacher d’informations. En effet, lorsque des problèmes surviennent, les membres doivent être tenus au courant afin de réfléchir collectivement à des solutions.

7. La communication interne

Une association doit, évidemment, utiliser les réseaux sociaux, son blog et d’autres supports pour se faire connaître. Toutefois, la communication interne est tout aussi importante. Il va s’agir alors d’informer, en temps et en heure, les différents membres sur les projets de l’association et les besoins.

Une association doit donc clarifier ses listes d’envoi. Il convient généralement de distinguer entre les listes de contacts dédiées uniquement à l’information et celles consacrées aux échanges et au dialogue.

8. La gestion comptable et financière

Une association, comme n’importe quelle structure, doit tenir une comptabilité, régler ses factures et suivre sa trésorerie. Ainsi, il est souvent nécessaire de concevoir des documents et des feuilles de calcul pour prévoir au mieux la situation comptable et financière.

Il convient de noter qu’une association doit faire voter le bilan comptable chaque année lors de l’assemblée générale. Or, pour que ce vote se fasse dans de bonnes conditions, le bureau de l’association doit veiller à ce que les documents comptables soient produits sincèrement et en toute transparence.

9. La gestion administrative

La gestion administrative se structure autour de différents points. Il peut s’agir des éléments suivants :

  • le classement et le stockage des documents;
  • les réponses aux organismes bancaires, à l’État, à des prestataires extérieurs ;
  • l’embauche de salariés, de stagiaires, de jeunes en service civique ;
  • le suivi des demandes de subvention.

Lorsque les moyens sont suffisants, certaines associations n’hésitent pas à recruter un salarié pour s’occuper de ces missions administratives. Les autres membres peuvent alors se concentrer sur les projets de l’association.

10. Les conflits

Enfin, en dernier point, une association doit être en mesure de résoudre rapidement et efficacement les conflits. Les conflits sont, quasiment, inévitables dans une association. En effet, il est fréquent que des membres n’aient pas la même vision sur le devenir d’un projet ou de l’association tout entière.

Dès lors, des tensions peuvent apparaître avec le sentiment, pour certains membres, de n’être pas écoutés. Les réunions régulières et les modalités de vote peuvent aider à faire accepter les décisions par le plus grand nombre.

Il arrive aussi que les conflits soient d’ordre humain. En effet, certains membres peuvent ne pas s’apprécier, en dehors de tout lien avec l’association. Le bureau de l’association doit alors s’occuper d’atténuer les sources de conflits et d’animosité. En cas de situation problématique, les membres du bureau doivent savoir exclure un membre.

Associations : leur importance dans les réseaux

La gestion d’une association est particulièrement efficace pour nouer des contacts et accroître ses réseaux. En effet, de nombreux événements peuvent se faire en partenariat avec plusieurs structures. Les associations participent au maillage territorial et aux formes de synergie.


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